1.4.1. Chỉ số về vốn tài liệu sẵn sàng phục vụ
Vốn tài liệu là một trong những yếu tố quan trọng để hình thành thư viện, nó là nguồn chủ yếu để thoả mãn nhu cầu đọc. Nguồn vốn tài liệu này được bạn đọc khai thác sử dụng nhiều hay ít phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố chất lượng của vốn tài liệu hay chất lượng của công tác bổ sung và chất lượng của SP&DV TTTV. Số liêu sử dụng tài liệu là cơ sở để thư viện điều chỉnh chính sách bổ sung hay việc tạo ra các SP&DV TTTV thích hợp nhằm đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu của NDT. Chỉ số về vốn tài liệu sẵn sàng phục vụ thể hiện ở nhu cầu của NDT không bao giờ bị từ chối cho dù nhiều nguyên nhân khác nhau như thư viện không có, có người khác mượn, chưa xử lý kịp thời, thư viện có những tìm không thấy, chỉ phục vụ đọc tại chỗ…
1.4.2. Chỉ số tần suất sử dụng thư viện
Vốn tài liệu là một trong những yếu tố quan trọng để hình thành thư viện, nó là nguồn chủ yếu để thoả mãn nhu cầu đọc. Vốn tài liệu này được NDT sử dụng nhiều hay ít phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố chất lượng và số lượng. Ngoài ra chỉ số tần suất sử dụng thư viện còn thể hiện sự đa dạng và chất lượng của SP&DV; Tinh thần thái độ nhiệt tình, tận tụy của các bộ thủ thư; Sự đầy đủ và hiện đại của cơ sở vật chất HT CNTT....Tần suất, mức độ sử dụng khai thác nguồn vốn tài liệu của thư viện thể hiện: Hệ số vòng quay của tài liệu hay nói cách khác là số lần trung bình một cuốn sách trong 01 năm được đưa ra phục vụ, được xác định bằng tỷ số giữa lượt tài liệu luân chuyển trên tổng số tài liệu trong kho; Hệ số vòng
quay của NDT đến thư viện hay nói cách khác là Hệ số phục vụ tài liệu - là số tài liệu cho một bạn đọc mượn tính trung bình trong một năm, được xác định bằng tỷ số giữa lượt tài liệu luân chuyển trên tổng số lượt bạn đọc của một năm; Hệ số lượt truy cập đến CSDL của thư viện.... Tất cả các hệ số đó là những con số biết nói đến hiệu quả của công tác tổ chức hoạt động của thư viện.
1.4.3. Chỉ số về mức độ hài lòng của cán bộ và bạn đọc
Chỉ số về mức độ hài lòng của cán bộ thể hiện ở môi trường và điều kiện sống, điều kiện làm việc của họ đã được đáp ứng;
Mức độ đáp ứng nhu cầu đọc chính, thỏa mãn tối đa nhu cầu cho NDT là mục đích chính của hoạt động thư viện và là tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá chất lượng phục vụ của thư viện. Mức độ đáp ứng nhu cầu đọc của NDT được xác định bằng:
- Khả năng đáp ứng tài liệu của thư viện về nội dung và hình thức. - Mức độ hài lòng của bạn đọc khi tiếp nhận dịch vụ.
1.4.4. Chỉ số về sự quan tâm của địa phương đối với thư viện
Đối với thư viện công cộng, sự quan tâm của chính quyền địa phương đóng một vai trò hết sức quan trọng, bởi lẽ, thư viện là một thiết chế văn hóa được nhà nước đầu tư 100% vốn ngân sách, vì vậy, sự quan tâm của chính quyền địa phương đối với thư viện đóng một vai trò hết sức quan trọng, trở thành một nguồn lực không thể thiếu cho sự phát triển của mỗi thư viện. Các chỉ số về mức độ quan tâm của địa phương đối với thư viện công cộng bao gồm:
- Mức độ quan tâm về trụ sở thư viện: vị trí của thư viện, diện tích sử dụng của thư viện, kinh phí đầu tư cho xây dựng trụ sở,
- Mức độ quan tâm về kinh phí hoạt động của thư viện bao gồm: tổng kinh phí chi cho hoạt động thư viện trong đó bao gồm: chi cho con người, chi cho xây dựng, sửa chữa máy móc trang thiết bị, chi cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ: bổ sung tài liệu, triển khai dịch vụ thư viện, truyền thông vận động; chi cho việc đào tạo nguồn nhân lực; chế độ chính sách và điều kiện làm việc của cán bộ và các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ khác....
- Tỷ lệ % về kinh phí chi cho hoạt động thư viện so với các thiết chế văn hóa khác của địa phương.
1.4.5. Chỉ số tác động kinh tế & xã hội ở địa phương
Mục đích ứng dụng của hoạt động TTTV chính là phục vụ đắc lực cho các nhiệm vụ chính trị phát triển kinh tế - xã hội của địa phương - nơi các cơ quan TTTV được đầu tư hoạt động. Hiệu quả công tác tổ chức hoạt động của thư viện tốt hay xấu, còn được thể hiện rất rõ ở chỉ số tác động kinh tế & xã hội của địa phương - nơi có NDT thường xuyên đến thư viện. Sự tác động này không phải là trực tiếp mà nó thông qua việc sử dụng thông tin/tài liệu từ thư viện để người lãnh đạo có cơ sở khoa học đưa ra các quyết định đúng đắn để phát triển kinh tế - xã hội của địa phương; Người cán bộ nghiên cứu có các công trình nghiên cứu khoa học chất lượng để ứng dung vào thực tiễn; Người cán bộ giảng dạy và học sinh có thông tin cập nhật, đầy đủ để đảm bảo đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng; Người dân thông suốt và thực hiện tốt các chủ trương chính sách cảu Đảng và Nhà nước và địa phương ổn định xã hội, an ninh, quóc phòng, trình độ dân trí được nâng cao… Cả các con số này mỗi năm một tăng điều đó thể hiện có sự đóng góp tích cực cảu hoạt động thông tin thư viện
1.4.6. Chỉ số về chất lượng nguồn nhân lực
Chất lượng, hiệu quả hoạt động của thư viện cao hay thấp, phục thuộc rất nhiều vào chất lượng nguồn nhân lực, bởi chính họ mới là linh hồn của thư viện. Thực tiễn cho chúng ta thấy ngày nay với sự ra đời của thư viện điện tử, thư viện ảo... Vai trò của cán bộ thư viện không mất đi mà trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, đòi hỏi phải có trình độ, có kiến thức, có kỹ năng tương tác với nghiệp vụ thư viện hiện đại. Cần có trình độ CNTT và ngoại ngữ. Chỉ có như vậy mới có khả năng đáp ứng được các yêu cầu phức tạp và đa dạng của NDT. Đánh giá nguồn nhân lực cảu cơ quan thông tin, thư viện không chỉ có số lượng và cần xem xét chất lượng ra sao, trình độ văn bằng thế nào, kỹ năng nghiệp vụ ra sao, trình độ chính trị, trình độ quản lý, kỹ năng mềm ra sao.... Do vậy, để thư viện hoạt động có hiệu quả, trong quá trình tổ chức hoạt động của thư viện lãnh đạo cần thường xuyên cho cán bộ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ và quản lý để nâng cao trình độ chuyên môn.
1.4.7. Chỉ số tham gia hoạt động của địa phương
Là một đơn vị nằm trên địa bàn của các địa phương, với chức năng nhiệm vụ của mình, trước hết thư viện có trách nhiệm phục vụ và đáp ứng nhu cầu thông
tin/tài liệu của cộng đồng trên địa bàn đó rồi mới đến những NDT khác. Cũng như cần tích cực tham gia các hoạt động hoặc tổ chức các sự kiện của chính quyền địa phương trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của địa phương đó.
Cụ thể như ở Việt Nam, thư viện là một thiết chế xã hội nằm trong cùng hệ thống các thiết chế văn hóa. Trong những năm gần đây chương trình mục tiêu quốc gia về văn hóa là một trong những chủ trương lớn của Đảng, Nhà nước nhằm “Xây dựng và phát triển nền văn hóa Việt Nam tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc” (Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 BCH Trung ương Đảng khóa VIII) trong bối cảnh hội nhập quốc tế. Để thực hiện thành công chương trình này, thư viện cần có sự tham gia tích cực vào mọi hoạt động trong việc tuyên truyền chủ trương của Đảng, Nhà nước; tích cực phổ biến kiến thức bằng cách tích cực luân chuyển sách, báo đến với cộng đồng người dân ở địa phương. Phổ biến kịp thời các tiến bộ KH&CN liên quan đến các hoạt động sản xuất, hoạt động kinh tế theo đặc thù kinh tế xã hội vùng, miền của địa phương. Nhanh chóng cung cấp thông tin/tài liệu kịp thời cho cán bộ quản lý, cán bộ lãnh đạo, các nhà khoa học, học sinh, sinh viên, nghiên cứu sinh…sống và làm việc, học tập tại địa phương… Mức độ tham gia càng nhiều các hoạt động và chương trình của địa phương càng thể hiện hiệu quả hoạt động của thư viện. Đây chính là một trong những tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác tổ chức hoạt động trong việc thực hiện nhiệm vụ chính trị quan trọng mà thư viện cần tích cực tham gia. Do vậy, mức độ tham gia các hoạt động của địa phương có ý nghĩa quan trọng.