2.3.1. Tổ chức kho tài liệu
Nguồn lực thông tin của TVTLC được chia làm các kho cơ bản: Kho mượn, Kho đọc, Kho báo/tạp chí, Kho sách thiếu nhi và Phòng tra cứu Internet.
Công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện tỉnh được tập trung vào 2 hình thức, đó là:
+ Kho đóng: Bao gồm các phòng mượn, phòng đọc, Với các diện tích kho vừa nhỏ và thiếu, nên kho sách thiếu nhi để cùng với kho sách phòng mượn . Phòng Mượn và Phòng Đọc đều có cách tổ chức nguồn lực thông tin giống nhau, tất cả các sách được tổ chức xếp theo chiều cao xếp đứng từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, theo trật tự số đăng ký cá biệt từ thấp đến cao. Trên mỗi giá sách đều có phiếu chỉ chỗ, cứ 100 quyển thì đánh dấu thứ tự một lần, mục đích để thủ thư xác định được vị trí tài liệu để tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng, chính xác
+ Kho mở: Bao gồm phòng Báo/tạp chí
Tại phòng báo/tạp chí, các loại báo ngày và tạp chí được sắp xếp trên các giá và có có phiếu chỉ chỗ theo tên báo, tạp chí, số báo nào mới nhất được để ở trên cùng. Tuy nhiên vì số lượng giá đựng báo và diện tích kho không đủ nên các loại tạp chí thường xếp chồng lên nhau không tiện cho việc theo dõi của người dùng tin.
Phòng tra cứu Internet: ở Phòng này, bạn đọc có thể truy cập internet để xem tin tức hoặc tra cứu nguồn tài liệu online.
2.3.2. Hoạt động bảo quản tài liệu
Công tác bảo quản tài liệu góp phần vào việc tăng cường nguồn lực thông tin, tăng cường tính giá trị của thông tin qua thời gian và khả năng đáp ứng yêu cầu thông tin của Thư viện, đồng thời công tác bảo quản cũng góp phần vào việc tiết kiệm kinh phí cho việc bổ sung.
Để bảo quản tốt tài liệu, điều kiện đầu tiên là việc sắp xếp và bố trí các giá để tài liệu trong kho một cách hợp lý và khoa học. Tại TVTLC, các giá sách được bố trí cách xa tường và cửa sổ khoảng 40cm, giữa các giá cố gắng xếp cách nhau 40cm, ngăn cuối cùng của giá cách mặt đất 10cm. Tuy nhiên, tài liệu sắp xếp trên giá chưa thực sự nhận được sự quan tâm của cán bộ kho vì vẫn có hiện tượng tài liệu đổ, nghiêng, quăn sách, nhất là các dạng tài liệu có khổ sách, độ dày mỏng khác nhau xếp cạnh nhau. Trong một vài kho, vì diện tích quá chật không đủ chỗ để kê thêm giá sách nên có hiện tượng tài liệu để xuống đất, điều này rất nguy hiểm vì nguy cơ ẩm mốc và mối mọt tăng cao, trở thành mối đe dọa cho sự an toàn của cả kho sách.
Hệ thống chiếu sáng trong kho: Hệ thống cửa sổ được bố trí tại các kho khá hợp lý, vừa với tầm với của cán bộ thư viện, giúp việc mở cửa được dễ dàng để ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp lên các giá để tài liệu, trời mưa cũng không lo bị hắt nước vào kho sách. Tuy nhiên, không khí trong kho luôn trong tình trạng không thông thoáng, vì không có điều hòa nên rất nóng bức vào mùa hè, nhiệt độ trong kho luôn cao hơn nhiệt độ bên ngoài. Hệ thống chiếu sáng trong kho được bố trí bằng các bộ đèn tuýp, khoảng cách giữa các bộ đèn khoảng 1,5 - 2m.
Thư viện cũng được trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy, trước mỗi kho đều có bình phòng cháy (bình bọt CO2), mỗi kho có 5 bình. Hàng năm, Thư viện có lịch phun thuốc và đặt ổ dụ mối 2 lần/năm. Thư viện cũng giao nhiệm vụ vệ sinh cho các kho, mỗi kho lên lịch vệ sinh 1 tuần/1 lần, làm công tác lau chùi giá sách, quét dọn vệ sinh kho sạch sẽ, sắp xếp lại các tài liệu trên giá ngay ngắn, hết sức phòng tránh nguy cơ mối mọt.
Thư viện cũng chú trọng trong việc giáo dục bạn đọc về ý thức, thường xuyên nhắc nhở bạn đọc không được bôi bẩn, vẽ bậy, xé sách... Bên cạnh việc giáo dục nhắc nhở, Thư viện cũng đã có chế tài xử lý theo nội quy của Thư viện đối với những lỗi bạn đọc vi phạm. Trước khi cho mượn và nhận trả tài liệu, cán bộ thư viện luôn làm công tác kiểm tra tình trạng của tài liệu để có thể kịp thời xử lý nhanh các tình huống xấu sảy ra.
Đối với những tài liệu dạng giấy bị rách trang, long bìa, hoặc bong tem nhãn, cán bộ kho sẽ có những biện pháp khắc phục như: dùng băng dính dán những trang
sách rách, dùng keo và dập ghim để ghim lại bìa sách, dán lại tem nhãn và báo xuống phòng nghiệp vụ để in lại nhãn sách....
Đối với báo và tạp chí: Hàng năm TVTLC tiến hành đóng báo lưu và được bảo quản, lưu giữ trong kho.
+ Bảo quản vốn tài liệu điện tử
- Đối với các tài liệu điện tử như đĩa CD- Rom, Thư viện cất giữ trong các cuốn album riêng và để trong tủ tài liệu, tuy nhiên đối với dạng tài liệu này Thư viện chưa thực hiện công tác làm vệ sinh, điều này sẽ gây nguy cơ tài liệu bị ẩm tạo môi trường thuận lợi cho nấm mốc phát triển, trầy xước bề mặt dẫn đến nhanh hỏng không sử dụng được.
- Đối với các CSDL thư mục trên máy tính, Thư viện đã mua phần mềm diệt vi rút Antivirut và cập nhật thường xuyên để bảo về các file của CSDL không bị xâm phạm. Ngoài ra để đảm bảo độ an toàn cao của CSDL, Thư viện đã tiến hành sao chép các CSDL ra một ổ cứng di động và thường xuyên cập nhật dữ liệu mới.