- Đặc điểm nhu cầu về ngôn ngữ của tài liệu,NDT của TVTLC thường sử dụng như sau: Tiếng Việt chiếm tỷ lệ : 95%; Tiếng Anh chiếm: 5%; Các thứ tiếng khác: rất ít hoặc không được sử dụng.Qua đó chứng tỏ, khả năng sử dụng ngoại ngữ nói chung của NDT tại TVTLC còn hạn chế.
1.6.1. Đối với việc phát triển kinh tế - xã hội
Thư viện nói chung, được coi là “kho vàng” của nền văn hóa dân tộc. Vốn tài liệu thư viện có giá trị văn hóa to lớn. Thư viện lưu giữ và bảo tồn những giá trị văn hóa của loài người, là một bộ phận quan trọng của nền văn hóa, là tài sản quý báu của mỗi quốc gia. Thư viện là nơi tiếp nhận tinh hoa văn hóa dân tộc, tinh hoa văn hóa của nhân loại, cũng là nơi giao lưu, trao đổi, hội nhập văn hóa.
TVTLC là trung tâm luân chuyển sách báo rộng rãi trong quần chúng nhân dân lao động trên địa bàn toàn tỉnh. Việc tổ chức các phương thức phục vụ phong phú: đọc tại chỗ, cho mượn về nhà, thư viện lưu động… đều nhằm mục đích chủ động nhanh chóng đưa sách báo đến với người lao động. Với các chức năng văn hóa, giáo dục, thông tin và giải trí, cùng với các trường học, TVTLC đã góp phần to lớn vào việc mở mang giao tiếp xã hội, nâng cao trình độ dân trí, nâng cao đời sống văn hóa tinh thần của con người. TVTLC giữ vị trí quan trọng trong sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao cho tỉnh Lai Châu. Vốn tài liệu phong phú và đa dạng được lưu giữ và khai thác tại thư viện có ý nghĩa to lớn trong việc giáo dục, đào tạo thế hệ trẻ nhằm phục vụ các yêu cầu về giáo dục tư tưởng ý thức hệ, giáo dục tri thức, giáo dục thẩm mỹ, giáo dục tự học, giáo dục con người phát triển toàn diện. TVTLC góp phần đắc lực phát triển sản xuất, phát triển các ngành kinh tế quốc dân, văn hóa, KH&CN, thúc đẩy tiến bộ xã hội. Hoạt động tích cực của TVTLC trong việc tuyên truyền các thành tựu khoa học kỹ thuật hiện đại, kinh nghiệm tiên tiến ở trong nước và nước ngoài, phổ biến kiến thức khoa học thường thức, … có tác dụng tích cực trong việc phát triển sản xuất và cải tiến các quá trình sản xuất trong thực tiễn.Thư viện đã và sẽ góp phần đắc lực vào việc nâng cao chất lượng đào tạo, giáo dục đào tạo ra các sản phẩm con người chứa đựng năng lực nội sinh về khoa học và công nghệ, thể hiện ở năng lực kỹ thuật, tư duy kỹ thuật đáp ứng sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ mới. Thư viện là công cụ có hiệu quả trong việc đưa tiến bộ khoa học kỹ thuật vào cuộc sống của đông đảo nhân dân lao động, động viên họ tham gia tích cực vào đời sống chính trị và lao động sáng tạo trong xã hội. Thời gian gần đây, thư viện với tư cách là nguồn tin cấp 1 quan trọng nhất, đã có những thay đổi to lớn dưới ảnh hưởng của công nghệ thông tin mới. Các hoạt động thông tin đa dạng của thư viện đã nâng cao vai trò của thư viện trong xã hội. Internet và
các phương tiện truyền thông mới hiện đại đã làm cho thư viện không chỉ là nới lưu giữ và tổ chức sử dụng tài liệu mà thật sự trở thành trung tâm thông tin với đúng nghĩa của nó: cung cấp tri thức và các loại thông tin.
1.6.2. Đối với người dùng tin/bạn đọc của Thư viện
Đối với người dùng tin/bạn đọc của thư viện tỉnh, việc tăng cường công tác tổ chức hoạt động thông tin tại thư viện tỉnh Lai Châu sẽ tạo điều kiện một cách đắc lực đối phục vụ cho nhu cầu học tập, nghiên cứu, lao động sản xuất đối với từng nhóm đối tượng người dùng tin/bạn đọc của thư viện. Đặc biệt, đối với Lai Châu - một địa phương có điều kiện khó khăn về vị trí địa lý, cũng như về kinh tế xã hội, hơn nữa, lại là nơi cư trú của đồng bào dân tộc thiểu số, với đặc thù như vậy, việc nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện đóng một vai trò hết sức quan trọng, tạo điều kiện để người dân nơi đây có cơ hội được tiếp cận với thông tin, tri thức, cũng như nâng cao chất lượng cuộc sống, góp phần quan trọng trong việc phát triển kinh tế xã hội tại địa phương.
1.6.3. Đối với hiệu quả hoạt động của Thư viện Tỉnh
Tổ chức hoạt động thông tin thư viện đóng một vai trò quan trọng quyết định hiệu quả hoạt động của thư viện Tỉnh, những tác động đó bao gồm:
Tác động đến cơ cấu tổ chức bộ máy của thư viện Tỉnh, từ đó giúp cho bộ máy hoạt động của thư viện có thể tinh gọn, với những phòng ban, bộ phận chức năng phù hợp, phục vụ một cách đắc lực cho hoạt động của thư viện.
Tác động đến việc sắp xếp nhân sự làm công tác thư viện, trong đó, tương ứng với trình độ của mỗi viên chức trong thư viện Tỉnh, sẽ có cách thức sắp xếp bố trí, phù hợp với trình độ chuyên môn, sở trường của từng người, qua đó sử dụng một cách có hiệu quả nguồn nhân lực của thư viện tỉnh, tránh lãng phí nguồn nhân lực hiện có của thư viện.
Tác động đến hiệu quả các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của thư viện bao gồm: chính sách bổ sung tài liệu trong thư viện bao gồm: số lượng tài liệu bổ sung hàng năm,tỷ lệ các môn loại tri thức cần bổ sung đáp ứng với đặc thù của địa bàn tỉnh.. công tác xử lý tài liệu trong thư viện: bao gồm mức độ chuyên sâu trong xử lý tài liệu, các chuẩn nghiệp vụ áp dụng trong xử lý tài liệu như: MARC 21, DDC, AACR2..., công tác tổ chức tài liệu trong thư viện, công tác ứng dụng công
nghệ thông tin trong thư viện, công tác triển khai các dịch vụ thư viện, truyền thông vận động, v.v..
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN TỈNH LAI CHÂU
2.1. Hoạt động phát triển vốn tài liệu cuả Thƣ viện tỉnh Lai châu
2.1.1. Quy trình hoạt động bổ sung tài liệu
Bổ sung tài liệu trong thư viện là quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn và bổ sung những tư liệu phù hợp với nhu cầu của người sử dụng thư viện, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, với chiến lược phát triển của thư viện và của cơ quan chủ quản. Đây là hoạt động nhằm xây dựng cho thư viện một bộ sưu tập riêng biệt. Chính vì thế, nhiệm vụ và mục đích của công tác bổ sung cần đạt tới là phải xuất phát từ nhiệm vụ và mục đích hoạt động, chiến lược phát triển của thư viện, phải hỗ trợ cho việc hoàn thành nhiệm vụ của cơ quan chủ quản bằng cách bổ sung, xử lý và đảm bảo việc truy cập tới các tư liệu có trong bộ sưu tập của thư viện cũng như các nguồn lực thông tin khác ngoài bộ sưu tập của thư viện một cách hiệu quả, giá cả phải chăng, trong thời gian ngắn nhất, thông tin tìm được phải chính xác, đầy đủ, kịp thời và thuận tiện cho người sử dụng.
Quy trình thủ tục bổ sung tài liệu tại TVTLC như sau:
- Phòng Nghiệp vụ Lập danh mục tài liệu mới cần bổ sung cho thư viện, - Trình Lãnh đạo Thư viện tỉnh phê duyệt,
- Phòng Hành chính – Tổng hợp tiến hành đặt mua tài liệu, - Lưu hồ sơ tại phòng Hành chính – Tổng hợp
* Để Lập danh mục tài liệu mới để trình giám đốc Thư viện Phòng Nghiệp vụ có các hoạt động sau:
- Nhận danh mục sách mới từ các nhà xuất bản, công ty phát hành sách, các tổ chức và cá nhân khác....
- Kiểm tra danh mục sách mới của các nhà xuất bản, công ty phát hành sách.... xem có tài liệu nào phù hợp với nhu cầu tin của người dung tin tại Thư viện. Xem xét tới sự trùng lặp tên tác giả, tên tài liệu mà Thư viện đã có để tránh trùng lặp.
- Lập thành file/danh mục những tài liệu cần bổ sung (ghi rõ các thông tin về tài liệu, gồm: Tên tác giả, tên sách, nhà xuất bản, năm xuất bản, nơi xuất bản và giá tiền)
Phòng Nghiệp vụ căn cứ vào nhu cầu thực tế của Thư viện, tổng hợp thành một bản danh mục tài liệu đặt mua và trình Lãnh đạo phê duyệt.
* Tiến hành đặt mua tài liệu:
Lãnh đạo TVTLC giao Phòng Phòng chính – Kế toán liên hệ với các nhà xuất bản, công ty phát hành sách để đăng ký đặt mua tài liệu theo danh mục đã được lãnh đạo thư viện tỉnh phê duyệt.
* Lưu Hồ sơ:
Sau khi hoàn tất các thủ tục bổ sung tài liệu, các hóa đơn, chứng từ, danh mục được lưu tại Phòng Hành chính – Kế toán của TVTLC.
2.1.2. Chính sách bổ sung tài liệu
Mục tiêu bổ sung tài liệu là nhằm kiểm soát được các nguồn tư liệu trên cơ sở bảo đảm nguồn bổ sung thường xuyên và tạo lập các bộ sưu tập phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Thư viện.
TVTLC xây dựng một chính sách phát triển nguồn tài liệu đáp ứng nhu cầu sử dụng tư liệu đang ngày càng gia tăng của người sử dụng theo các tiêu chí:
- Các loại hình tài liệu cần bổ sung và tỷ lệ giữa các loại hình đó - Nội dung và chủ đề của tài liệu cần bổ sung
- Tài liệu phải phù hợp với lợi ích người dùng tin - Ngôn ngữ của tài liệu.
- Mức độ phổ biến của tài liệu - Năm xuất bản của tài liệu
- Các tiêu chuẩn cho việc thanh lọc tài liệu.
TVTLC đã xây dựng chính sách bổ sung như sau: Đối với tài liệu tham khảo có giá trị nghiên cứu cao, bổ sung 2 bản; Tài liệu tham khảo liên quan tới chuyên ngành bổ sung 3 bản; Tài liệu tra cứu bổ sung 2 bản; Sách thiếu nhi, bổ sung mỗi tên sách 02 bản. Tài liệu nhập về thư viện sau khi đã được xử lý nghiệp vụ tài liệu phân về các kho theo thứ tự ưu tiên: Phòng đọc; Phòng mượn; Phòng Thiếu nhi. Những sách có giá trị nghiên cứu cao được ưu tiên ở phòng đọc.
2.1.3. Kinh phí bổ sung tài liệu
Để công tác bổ sung có hiệu quả, bộ phận bổ sung phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, biết cân đối giữa nguồn kinh phí có được với hoạt động của cơ
quan mình. Kinh phí hoạt động là một khoản tiền mà Thư viện được cấp hàng năm để đảm bảo mọi mặt hoạt động của cơ quan thông tin thư viện, là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong việc duy trì hoạt động sống của cơ quan thông tin thư viện. Vì nếu thiếu nó thì mọi tài nguyên tri thức và các trang thiết bị hiện đại của thư viện cũng không thể phát huy được.
TVTLC nằm trong hệ thống thư viện công cộng, vì vậy nguồn kinh phí chủ đạo để duy trì hoạt động của Thư viện là nguồn kinh phí do nhà nước cấp hàng năm. Bên cạnh đó TVTLC cũng đã cố gắng vận động và thu được một số nguồn kinh phí từ các đoàn thể hoặc do sự tài trợ của các tổ chức phi chính phủ hoặc một số nguồn khác như: thu từ lệ phí cấp đổi thẻ hàng năm và từ các dịch vụ của Thư viện (dịch vụ sao chụp tài liệu), Nguồn kinh phí không thường xuyên cũng thường không ổn định nên ít ảnh hưởng đến hoạt động của Thư viện. Chính nhờ những khoản phí này mà Thư viện có thể tận dụng phát triển nguồn lực thông tin, nhằm giảm bớt áp lực cho nguồn kinh phí ngân sách cấp.
Hàng năm Thư viện trình kế hoạch hoạt động trong năm cho Sở Văn Thể thao và Du lịch tỉnh Lai Châu, Sở sẽ dựa theo bản kế hoạch để cấp một khoản kinh phí phù hợp cho Thư viện. Phòng Hành chính – Kế toán chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám đốc để phân bổ kinh phí phù hợp theo từng loại hình tài liệu (sách, tạp chí, tài liệu điện tử...), từng lĩnh vực nội dung của tài liệu, theo thời gian và phù hợp với nhu cầu dùng tin. Thư viện luôn chú trọng công tác dự toán kinh phí, dự toán kinh phí là kế hoạch thu chi tài chính của thư viện được xây dựng hàng năm. Việc xây dựng dự toán kinh phí có ý nghĩa rất quan trọng trong việc giúp cho thư viện có kế hoạch sử dụng kinh phí hợp lý, có hiệu quả, tránh tình trạng hao hụt lãng phí, là cơ sở cho việc xin cấp và duyệt cấp kinh phí, là cơ sở kiểm tra kiểm soát tình hình các khoản phí mà nhà nước cấp đã được sử dụng vào việc gì. Vì vật giá ngày càng gia tăng nên giá cả các tài liệu cũng gia tăng nhanh chóng, vì vậy hàng năm kinh phí cấp cho thư viện cũng đã tăng dần nhưng do quy luật gia tăng tài liệu và tính lỗi thời nhanh chóng của tài liệu dẫn đến kinh phí không đảm bảo.
Bảng 2.1: Thống kê kinh phí bổ sung tại TVTLC từ 2010 – 2015
Năm Kinh phí bổ sung
2010 180.000.000đ 2011 180.000.000đ 2012 200.000.000đ 2013 150.000.000đ 2014 250.000.000đ 2015 200.000.000đ
(Nguồn :Tthư viện Tỉnh)
Theo kết quả thống kê kinh phí bổ sung năm năm gần đây ta thấy nguồn kinh phí này thường biến động theo các năm phụ thuộc vào tình hình thu nhập kinh tế tự có của tỉnh, tình hình kinh phí được cấp từu ngân sách của Nhà nước cho tỉnh hàng năm, vì vậy kinh phí chi cho bổ sung còn eo hẹp. Thấp nhất là năm 2013, chỉ có 150 triệu; năm 2015 lại thấp hơn so với năm 2014 tới 50 triệu. Điều này đã gây nên trở ngại rất lớn cho công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện.
2.1.4. Nguồn bổ sung tài liệu
TVTLC luôn chú trọng đến công tác bổ sung vốn tài liệu. Thư viện có 4 nguồn bổ sung chính đó là:
- Nguồn mua bằng kinh phí được cấp hàng năm từ các nhà xuất bản, phát hành; - Nguồn Chương trình mục tiêu quốc gia;
- Nguồn lưu chiểu;
- Nguồn tặng biếu, tài trợ.
+ Về Bổ sung bằng nguồn kinh phí được cấp hàng năm:
Căn cứ vào kinh phí được cấp hàng năm từ nguồn ngân sách Nhà nước, TVTLC tiến hành đặt mua tài liệu từ các nhà xuất bản, các công ty phát hành sách. Tuy nhiên, trong những năm gần đây lượng sách bổ sung bị giảm vì giá cả sách tăng cao mà kinh phí cấp cho hoạt động thư viện còn khiêm tốn. Từ năm 2010 đến nay, bình quân kinh phí cho bổ sung sách mới đạt khoảng 100 triệu đồng/ năm. Từ thực tế đó, chủ trương của Ban lãnh đạo Thư viện tỉnh là tăng số lượng tên sách, giảm số bản sách. Vì vậy việc nghiên cứu xác định nhu cầu của các đối tượng bạn đọc thông qua ý kiến của các thủ thư cũng như thông qua phiếu điều tra là vô cùng cần thiết. Công
tác bổ sung của TVTLC những năm qua về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu của đông đảo bạn đọc, phục vụ công tác nghiên cứu và yêu cầu phát triển kinh tế của tỉnh nhà. Trong điều kiện kinh phí eo hẹp, cán bộ làm công tác bổ sung phải tra trùng cẩn thận, đối chiếu và xác định nội dung ấn phẩm trên danh mục cũng như tiếp xúc trực tiếp xác định số lượng bản đã nhập, nhằm nâng cao chất lượng bổ sung, tránh tình trạng lãng phí. Thay vì mỗi tên sách bổ sung 4 bản như trước đây thì hiện nay mỗi tên sách chỉ bổ sung từ 2 – 3 bản, thậm chí 1 bản.
+ Về Bổ sung bằng nguồn ngân sách Chương trình Mục tiêu Quốc gia:
Chương trình này được duy trì đều đặn từ năm 2004 đến nay. Ngoài ra TVTLC còn chú trọng đến nguồn lưu chiểu. Sách lưu chiểu giữ vai trò khá quan trọng, đặc biệt với công tác địa chí. Bên cạnh đó TVTLC còn nhận được sách từ các