1.3. Các yếu tố tác động tới công tác tổ chức hoạt động thông tin thƣ viện
1.3.3. Quy trình hoạt động của thư viện
Nhiệm vụ trong hoạt động thông tin thư viện không đơn thuần chỉ là cất giữ một kho tài liệu, mà cần phải chọn lọc, đánh giá, phân tích, phân phối những thông tin chính xác, cần thiết theo yêu cầu của NDT. Điều đó đòi hỏi công tác tổ chức hoạt động phải thực hiện một loạt những công đoạn dây chuyền thông tin tư liệu có hợp lý. Theo quy định của pháp luật về thư viện (khoản 1 Điều 2 Thông tư 18/2014/TT-BVHTTDL ngày 08 tháng 12 năm 2014 quy định về hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của thư viện), hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của thư viện là những hoạt động được thực hiện theo quy tắc, quy trình của nghiệp vụ thư viện, bao gồm: xây dựng vốn tài liệu; xử lý tài liệu; tổ chức bộ máy tra cứu; tổ chức tài liệu; bảo quản tài liệu; kiểm kê, thanh lọc tài liệu; tổ chức dịch vụ thư viện; biên soạn ấn phẩm thông tin thư viện; hoạt động truyền thông, vận động; thống kê thư viện. Như vậy, quy trình hoạt động của thư viện gắn với đường đi của tài liệu trong thư viện kể từ khi chọn lọc bổ sung cho đến khi đến tay người sử dụng với nhiều công đoạn khác nhau, giữa các công đoạn có mối liên hệ hữu cơ và tác động qua lại ảnh hưởng đến những công đoạn khác, do vậy, quy trình trong tổ chức hoạt động có tác động mạnh đến hiệu quả hoạt động của thư viện. Cụ thể:
Thứ nhất: tác động đến công tác tổ chức bộ máy và mô hình hoạt động của thư viện, theo đó, tương ứng với các công đoạn trong quy trình hoạt động, các thư viện sẽ xây dựng tổ chức bộ máy, cũng như mô hình hoạt động của thư viện (phân chia theo các tổ hoặc phòng ban chức năng của thư viện) và tùy theo điều kiện, tình hình của từng địa phương, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Như vậy, để nâng cao công tác tổ chức hoạt động, các thư viện cần xây dựng mô hình tổ chức hoạt động, sao cho phù hợp loại hình thư viện cũng như chức năng nhiệm vụ mà thư viện đã được pháp luật quy định.
Thứ hai: tác động đến việc tổ chức nhân sự và phân công lao động trong thư viện. Đối với mỗi công đoạn trong quy trình hoạt động của thư viện, người đứng đầu thư viện cần bố trí vị trí việc làm sao cho phù hợp với năng lực chuyên môn, sở trường của viên chức, đảm bảo sử dụng một cách có hiệu quả nguồn nhân lực, qua đó nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện.
Thứ ba: tác động đến quá trình triển khai các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của thư viện. Tương ứng với từng công đoạn trong quy trình hoạt động nghiệp vụ, lãnh đạo đóng vai trò tổ chức các hoạt động tại thư viện. Khi triển khai cần lựa chọn các tiêu chí, tiêu chuẩn, nguyên tắc nhất quốc tế và quốc gia cho phù hợp như: các văn bản pháp quy của nhà nước trong công tác xây dựng vốn tài liệu, xử lý tài liệu, tổ chức sắp xếp tài liệu, bảo quản tài liệu; lựa chọn phần mềm quản trị thư viện, và các trang thiêt bị ngoại vi khác để ứng dụng CNTT, lựa chọn các sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho người sử dụng thư viện phù hợp để triển khai....
Như vậy, có thể nói tổ chức quy trình hoạt động nghiệp vụ là yếu tố quan trọng có tác động trực tiếp đến công tác tổ chức hoạt động tại mỗi thư viện. Ảnh hưởng đến mô hình tổ chức, tổ chức nhân sự, phân công công việc trong mỗi thư viện, cũng như công tác triển khai các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ-những hoạt động cơ bản trong công tác tổ chức hoạt động thông tin tại mỗi thư viện.