9. Bố cục của luận văn
2.5. Chiến lƣợc truyền thông marketing
2.5.4. Quan hệ công chúng
Một số hoạt động xây dựng mối quan hệ với NDT được Trung tâm hay tiến hành như: tổ chức các buổi giới thiệu về Trung tâm và hướng dẫn sử dụng các SP và DV của Trung tâm, hội nghị bạn đọc, xây dựng các nhóm tình nghuyện viên ủng hộ Trung tâm, tạo sự ủng hộ của đội ngũ lãnh đạo và cộng đồng NDT.
- Các buổi giới thiệu về Trung tâm và hướng dẫn sử dụng các SP và DV của Trung tâm: Đây là một cách để Trung tâm tiếp cận với cộng đồng NDT để giới thiệu về hình ảnh và về các sản phẩm của mình đặc biệt là khi Trung tâm có những sản phẩm mới ra đời mà NDT chưa biết đến. Đây là một hoạt động Trung tâm rất chú trọng và tổ chức hàng năm và có định kỳ. Đặc biệt để nâng cao hiệu quả các buổi giới thiệu và hướng dẫn Trung tâm hàng năm cái các phương pháp giới thiệu để làm sao NDT hiểu về Trung tâm nhất có thế, đồng thời NDT thấy thích thú với các buổi tổ chức như thế này.
- Tổ chức hội nghị bạn đọc tạo không gian Trung tâm tiếp nhận các ý kiến đóng góp, trao đổi và thảo luận từ phía bạn đọc, nhằm giúp Trung tâm tiếp tục xây dựng chương trình hành động và đề ra những phương pháp thiết thực nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ NDT. Tuy nhiên, hình thức nay chưa được thực hiện óc tính tổ chức, định kỳ.
- Trung tâm thỉnh thoảng có kết hợp với Đoàn thanh niên của Trường xây dựng một nhóm tình nguyện. Nhóm này hoạt động theo thời vụ vào những lúc NDT đến Trung tâm với số lượng lớn. Vào đầu các năm học mới, một tháng cuối của hai kỳ của năm học các sinh viên tình nguyện giúp đỡ Trung tâm thực hiện hướng dẫn các bạn sinh viên khóa mới làm quen với Trung tâm, nhắc nhỡ NDT thực hiện các quy định của các phòng đọc, sắp xếp sách trong kho,… Tuy nhiên, hoạt động chưa thực sự mạnh.
- Tạo sự ủng hộ của đội ngũ lãnh đạo và cộng đồng NDT khác: Trung tâm chịu sự quản lý của Trường và chưa được tự chủ về tài chính, mọi chi tiêu của Trung tâm đều phải được lãnh đạo Trường phê duyệt. Chính vì thế, ban lãnh đạo Trường chính là người đưa ra những quyết định ảnh hưởng tới hoạt động của Trung tâm. Việc các nhà lãnh đạo nhìn nhận đúng đắn hoạt động của Trung tâm sẽ đem lại những lợi ích và những bước phát triển to lớn đối với Trung tâm.
Cộng đồng NDT là các cán bộ giảng dạy, các nhà nghiên cứu học viên trong Trường cũng là nhóm đối tượng quan trọng, bởi Trung tâm của Trường trước hết là để phục vụ nhu cầu nghiên cứu trong Trường chính vì thế, lãnh đạo Trường rất quan tâm tới nhu cầu của nhóm NDT này để có thể đưa ra những quyết định chính đáng.
Tạo sự ủng hộ của đội ngũ lãnh đạo và cộng đồng NDT khác là một trong những hoạt động cơ bản của quan hệ công chúng. Có được sự ủng hộ của lãnh đạo cấp trên sẽ giúp cho Trung tâm thuận lợi hơn khi đề xuất các hoạt động của mình. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các thư viện chưa được tự chủ về tài chính như Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội.
Tóm lại, trong chiến lược truyền thông của mình, Trung tâm TT-TV Đại học Luật Hà Nội mới chỉ tập trung thực hiện quảng cáo qua website, qua email và quảng cáo qua tờ rơi, tổ chức các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện. Các hình thức truyền thông khác chưa được chú trọng vì vậy hiệu quả mang lại không cao. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là do Trung tâm chưa khai thác nhiều hình thức quảng cáo khác nhau và hình thức quảng cáo Trung tâm tập trung lại chưa hợp lý vì website của Trung tâm chưa được nâng cấp thành website riêng, thường xuyên xảy ra nhiều trục trặc như là NDT không thể truy cập được. Các hoạt động marketing trực tiếp, khuyến mại và quan hệ công chúng còn mờ nhạt và chưa có kế hoạch thực hiện cụ thể.