Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.3. Các giải pháp hoàn thiện tăng cường quản lý chi thường xuyên ngânsách
4.3.3. Giải pháp tăng cường công tác quản lý chi thường xuyên ngânsách xã tạ
Trên cơ sở định hướng phát triển, mục tiêu tăng cường quản lý chi thường xuyên NSNN tại KBNN, trước những thực trạng quản lý chi thường xuyên ngân sách phường, xã tại Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang như đã phân tích tác giả mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị và giải pháp nhằm tăng cường quản lý chi thường xuyên ngân sách phường, xã tại Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang như sau:
Một là: Hoàn thiện quy trình quản lý chi ngân sách đối với cấp xã
* Nâng cao trách nhiệm trong việc xây dựng, duyệt và phân bổ dự toán chi thường xuyên NSX.
Dự toán chi NSNN theo MLNS Nhà nước đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt là giới hạn tối đa mà các đơn vị được chi kể cả về tổng mức và cơ cấu chi. Nguyên tắc này đòi hỏi một sự tuân thủ tuyệt đối quy định mục lục ngân sách nhà nước trong cả chu trình ngân sách từ khâu lập dự, chấp hành, kế toán và quyết toán NSNN, đồng thời là căn cứ để tăng cường các phương thức cấp phát ngân sách hiện hành. Thực hiện có hiệu quả phương thức cấp phát NSNN theo dự toán sẽ khắc phục được phần lớn hạn chế các phương thức cấp phát NSNN hiện nay (cấp phát bằng lệnh chi tiền). Điều này đòi hỏi sự cải tiến về nội dung, quy trình lập, duyệt và phân bổ dự toán NSNN, đảm bảo tính chính xác, chi tiết, đầy đủ, kịp thời. Để việc kiểm tra, quản lý có hiệu quả, nhất thiết phải có sự tham gia của KBNN vào quá trình và xét duyệt dự toán NSNN. Tập trung thống nhất hình thức quản lý và cấp phát theo dự toán, hạn chế tối đa hình thức cấp phát bằng lệnh chi tiền.
- Dự toán chi ngân sách xây dựng phải đảm bảo sự phù hợp với phân cấp quản lý kinh tế xã hội, phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi của HĐND tỉnh Bắc Giang và khả năng huy động nguồn thu vào ngân sách của địa phương, phải đảm bảo nguyên tắc cân đối ngân sách tránh tình trạng điều chỉnh dự toán nhiều vào những ngày cuối năm. Việc giao dự toán ngân sách đầu năm cho các xã phải được kịp thời để gửi đến KBNN tránh tình trạng bị ùn tắc công việc và để đơn vị có kế hoạch chi tiêu hợp lý.
- Giao dự toán chi thường xuyên phải dựa trên cơ sở thực hiện năm trước, nhiệm vụ phát sinh trong năm và đặc biệt là các nhiệm vụ chi cho sự nghiệp kinh
tế, đảm bảo xã hội và các chế độ mới liên quan đến con người, đối tượng đảm bảo xã hội dự kiến phát sinh trong năm. Bố trí sắp xếp ưu tiên thực hiện những chính sách đã ban hành, chế độ đảm bảo xã hội, chế độ cho con người, những chế độ mới phát sinh do cấp trên ban hành, phải lập dự toán cụ thể, có thuyết minh chi tiết để đề nghị cấp trên bổ sung nguồn thực hiện.
* Đối với công tác chấp hành chi thường xuyên ngân sách phường, xã
UBND cấp xã có trách nhiệm thống nhất, quản lý điều hành chi ngân sách xã theo dự toán được Hội đồng nhân dân cấp xã quyết định. Các xã phải có kế hoạch phân bổ dự toán chi chi tiết đến từng tháng, từng quý phù hợp với nguồn thu để từ đố chủ động điều hành chi đảm bảo hợp lý và đạt được hiệu quả. Quá trình điều hành dự toán chi thường xuyên NSX của UBND cấp xã cần đảm bảo: Xây dựng định mức chi phù hợp với quy mô của từng khối xã để làm căn cứ phân bổ dự toán chi cho NSX hàng năm. Với những khoản chi hành chính Nhà nước yêu cầu phải đảm bảo cho chính quyền xã hoạt động có hiệu lực, hiệu quả chi đảm bảo đúng chế độ, kịp thời thanh toán lương của cán bộ xã đương chức.Tiết kiệm chi các khoản chi khác như: văn phòng phẩm, hội nghị, tiếp khách.
* Đối với công tác quyết toán ngân sách
Trước khi thực hiện khóa sổ phải xem xét lại các số liệu đã hoạch toán và đối chiếu với Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để đảm bảo số liệu chính xác, đầy đủ và đứng mục lục ngân sách xã. Công tác quyết toán ngân sách xã cẩn phải được UBND cấp xã quan tâm thực hiện. Thuyết minh quyết toán ngân sách xã phải được giải trình một cách cụ thể, rõ ràng, đánh giá khái quát được tình hình thực hiện dự toán, tăng giảm so với dự toán giao đầu năm để có cơ sở cho HĐND thảo luận và phê chuẩn quyết toán. HĐND cấp xã phải đề cao trách nhiệm của mình trong quá trình thảo luận và phê chuẩn quyết toán NSX. Trước khi trình HĐND xã phê duyệt quyết toán, ban kinh tế - xã hội HĐND xã phải thẩm tra và có báo cáo thẩm tra về quyết toán thu, chi NSX.
Nội dung thẩm định quyết toán NSX bao gồm: Thẩm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ quyết toán NSX; Xem xét sự phù hợp giữa các chỉ tiêu quyết toán với chỉ tiêu trong dự toán đã được duyệt; So sánh mức độ chi tiêu cho từng nội dung nhiệm vụ với mức độ đạt được về số lượng và chất lượng của các nhiệm vụ đó…Dựa vào những nội dung đánh giá trên, HĐND thảo luận và đi đến biểu
quyết trong kỳ họp toàn thể thông qua những khoản thu, chi nào còn tiếp tục phải thẩm tra, những khoản chi nào buộc phải xuất toán. Khi báo cáo quyết toán NSX được đại đa số đại biểu HĐND xã tán thành thì HĐND xã ra nghị quyết phê chuẩn quyết toán NSX năm thực hiện.
Hai là: Tăng cường thanh toán không dùng tiền mặt.
Cần tăng cường mở rộng đối tượng, phạm vi triển khai thanh toán cá nhân qua thẻ ATM tại những địa bàn mà ngân hàng có khả năng cung ứng dịch vụ tốt; phối hợp với ngân hàng thương mại, đơn vị sử dụng ngân sách nghiên cứu, xây dựng quy trình nghiệp vụ, điều kiện kỹ thuật, phạm vi áp dụng, phương thức quản lý chi NSNN thanh toán qua thẻ mua hàng của các đơn vị sử dụng ngân sách tại các điểm chấp nhận thẻ ( POS).
Ứng dụng tối đa công nghệ thông tin hiện đại vào công tác thanh toán, đảm bảo sử dụng có hiệu quả cộng nghệ, phương tiện và hình thức thanh toán không dùng tiền mặt tiên tiến của quốc tế, từng bước tham gia một cách đầy đủ vào hệ thống thanh toán điện tử song phương, điện tử liên ngân hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ và tiết kiệm chi phí thanh toán.
Ba là: Phân định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong công tác quản lý chi ngân sách xã:
Mặc dù có văn bản quy định trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan, đơn vị trong việc quản lý, cấp phát và thanh toán các khoản chi NSNN nhưng việc phân định này chưa thực sự rõ ràng, trùng lặp, chồng chéo. Đặc biệt là các cơ quan có thẩm quyền như: Công an, Kiểm toán Nhà nước, thanh tra Nhà nước ... phát hiện có vi phạm pháp luật trong quản lý, chi tiêu NSNN, mặc dù các khoản chi đó được KBNN có trách nhiệm quản lý, kiểm tra, kiểm soát chi. Hoặc có sự trùng lắp, chồng chéo trong quản lý và kiểm soát chi. Theo quy định hiện nay, cơ quan tài chính kiểm tra, giám sát việc thực hiện chi tiêu và sử dụng kinh phí NSNN. Để kiểm tra, cơ quan tài chính phải cử cán bộ đến để kiểm tra hồ sơ, chứng từ chi ngân sách có trong dự toán, có đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức không. Mặc dù những khoản chi đó đã được KBNN quản lý. Như vậy, ở đây có sự trùng lắp trong kiểm tra của cơ quan tài chính và KBNN. Trong trường hợp này, cơ quan tài chính chỉ nên thực hiện sự kiểm tra khi có dấu hiệu vi phạm hoặc kiểm tra theo chuyên đề, có như thế công tác quản lý chi ngân sách sẽ hiệu quả hơn và tránh tình trạng kiểm tra trùng lắp như hiện nay.
Vì vậy, cần có văn bản quy phạm pháp luật quy định chi tiết trách nhiệm và quyền hạn của các cơ quan, đơn vị trong việc quản lý, cấp phát và quản lý trong khâu thanh toán các khoản chi NSNN.
Kiên quyết thực hiện việc công khai tài chính và sử dụng ngân sách ở từng cơ quan đơn vị để tăng cường sự giám sát của cán bộ công chức, của nhân dân nhằm thúc đẩy tiết kiệm chi, chống tham nhũng, lãng phí. Trong thực hiện công khai phải đổi mới phương thức, cải cách thủ tục, tạo điều kiện thuận lợi cho người được cung cấp thông tin nắm được nhanh gọn, chính xác những thông tin cơ bản kể cả nguồn tài chính và kết quả của việc sử dụng nguồn tài chính đó.
Bốn là: Tăng cường hoạt động thanh tra, kiểm tra quản lý chi thường xuyên NSX
Qua thanh tra, kiểm tra tình hình chấp hành việc thực hiện dự toán, chính sách, chế độ của Nhà nước và của chính quyền địa phương là rất cần thiết nhằm phòng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật, phát hiện những sơ hở trong cơ chế quản lý, chính sách, pháp luật để kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền có biện pháp khắc phục, phát huy nhân tố tích cực, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước nói chung và quản lý tài chính xã nói riêng. Các cơ quan có chức năng, kiểm tra, giám sát xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện công tác thanh tra, thanh tra, giám sát một cách thường xuyên đối với các hoạt động tài chính xã, gắn việc thanh tra với việc hướng dẫn thực hiện các chính sách, chế độ của Nhà nước. Những sai phạm trong quản lý, điều hành tài chính xã phải được xử lý đúng quy định của pháp luật nhằm tăng cường quản lý chi thường xuyên NSX.
Năm là: Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý chi thường xuyên ngân sách phường, xã tại Phòng giao dịch Kho bạc Nhà nước Bắc Giang.
Như tác giả đã đánh giá, việc giao nhận hồ sơ quản lý chi thường xuyên ngân sách phường, xã tại Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang được theo dõi bằng thủ công, theo quy trình quản lý chi thường xuyên hiện hành theo quyết định 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 quy định lập “Phiếu giao nhận hồ sơ chi thường xuyên” (02/PHS-CTX), ký nhận hồ sơ. Để giải quyết những hạn chế trên, Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang cần ứng dụng chương trình quản lý giao nhận hồ sơ “một cửa” trên máy tính. Phần mềm này phải đảm bảo theo dõi được các
thông tin về khách hàng (mã, tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại …), số bộ chứng từ trong phiếu giao nhận, ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn trả kết quả, lưu được các bước xử lý hồ sơ qua các bộ phận để có thể xác định được trách nhiệm của từng bộ phận, cán bộ giải quyết công việc.
Phải tăng cường trang bị cơ sở vật chất về Tin học, hiện đại hoá công nghệ thông tin, chuẩn hoá các chương trình phần mềm theo hướng mở, phù hợp với các chuẩn mực quốc tế trong tương lai, xây dựng kho dữ liệu tích hợp thống nhất trong toàn ngành, khi đó KBNN cấp trên mới có các số liệu tổng hợp tại bất kỳ thời điểm nào cần có.
Tăng cường kết nối và xử lý trao đổi thông tin với các hệ thống khác. Đây là xu thế tất yếu để đem lại khả năng khai thác và sử dụng các nguồn dữ liệu thông tin để rút ngắn thời gian xử lý công việc của từng hệ thống, giảm nhẹ khối lượng công việc mà con người phải thực hiện. Trước hết là tăng cường trao đổi thông tin giữa các hệ thống trong ngành Tài chính (KBNN, Phòng Tài chính kế hoạch, Chi Cục thuế Thành phố. Sau đó là việc kết nối và trao đổi thông tin với các cơ quan khác, đặc biệt là hệ thống Ngân hàng thương mại có quan hệ giao dịch thanh toán.
Sáu là: Tăng cường quy trình giao dịch “một cửa” trong quản lý chi thường xuyên ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước
Quy trình quản lý chi “một cửa” đang áp dụng hiện tại gồm 7 bước, theo quy trình này cán bộ quản lý chi của KBNN vừa là người tiếp nhận hồ sơ, vừa là người xử lý công việc. Việc thực hiện này trái với quy định của Chính phủ và hướng dẫn của Bộ Tài chính. Cơ chế “một cửa” được hiểu là “Người dân, các cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết tại một nơi. Tách bạch giữa người giao dịch và người giải quyết công việc”.
Để khắc phục tồn tại trên thì KBNN cần xây dựng lại quy trình giao dịch “một cửa”, phân công lại nhiệm vụ cho cán bộ theo hướng tinh gọn, hiệu quả, phù hợp với định hướng, lộ trình cải cách hành chính và hiện đại hóa hoạt động KBNN. Phân định rõ nhiệm vụ và quan hệ phối hợp giữa các bộ phận. Nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy KBNN, đảm bảo các nguyên tắc cơ bản: tính hệ thống, chuyên môn hóa và quản lý theo chức năng.
Quy trình quản lý chi “một cửa” ngân sách xã qua KBNN nên xây dựng lại bao gồm 11 bước, thể hiện ở hình 4.3
Hình 4.3. Sơ đồ quy trình quản lý chi “một cửa” NS xã tại KBNN
Các bước thực hiện trong quy trình
Bước 1: Khách hàng giao hồ sơ, chứng từ cho bộ phận giao nhận hồ sơ. Nếu đầy đủ hồ sơ theo qui định thì tiếp nhận, lập phiếu và thông báo hẹn. Nếu chưa đúng quy định thì hướng dẫn khách hàng thủ tục.
Bước 2a: Bộ phận giao nhận hồ sơ chuyển hồ sơ cho cán bộ quản lý chi. Bước 2b: Cán bộ quản lý chi kiểm tra, kiểm soát hồ sơ nếu chưa đúng, chưa đầy đủ thì giao lại cho bộ phận giao nhận kèm theo phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Bước 2c: Bộ phận giao nhận hồ sơ thông báo cho khách hàng đến KBNN để bổ sung hồ sơ.
Bước 2d: Khách hàng hoàn chỉnh hồ sơ theo yêu cầu và giao cho bộ phận giao nhận hồ sơ.
Bước 3: Cán bộ quản lý chi ký chứng từ và trình Kế toán trưởng. Bộ phận giao
nhận hồ sơ Khách hàng
Thủ quỹhoặc Thanh toán viên
Cán bộ quản lý chi
Giám đốc Kế toán trưởng
(1) (11) (2a) (2c) (2d) (2b) (3) (4) (5) (8) (9) (10) (7) (6)
Bước 4: Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra, kiểm soát chứng từ ký duyệt và trình lên giám đốc.
Bước 5: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ, chuyển cán bộ QLC
Bước 6: Cán bộ quản lý chi nhập chứng từ vào hệ thống, chuyển kế toán trưởng.
Bước 7: Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ trên hệ thống, chuyển chứng từ lại cho cán bộ quản lý chi.
Bước 8: Cán bộ quản lý chi trả tài liệu, chứng từ cho bộ phận giao nhận hồ sơ.
Bước 9: Cán bộ quản lý chi tách chứng từ cho bộ phận thanh toán để chuyển tiền hoặc cho bộ phận thủ quỹ Kho bạc (nếu chi bằng tiền mặt).
Bước 10: Khách hàng nhận tiền mặt (tại quỹ).
Bước 11: Bộ phận giao nhận hồ sơ giao trả kết quả giải quyết công việc cho khách hàng.
Như vậy, thực hiện theo quy trình quản lý chi này có ưu điểm là: - Khách hàng đến chỉ liên hệ với bộ phận giao dịch “một cửa”.
- Tách bạch giữa người giao dịch và người xử lý công việc. Cán bộ quản lý chi không có cơ hội để nhũng nhiễu.
- Đảm bảo giải quyết công việc đúng hạn, có hiệu quả và tạo điều kiện thuận tiện cho khách hàng giao dịch.
- Đảm bảo phối hợp giữa các bộ phận chuyên môn.
Bảy là: Tiếp tục củng cố và kiện toàn bộ máy quản lý tài chính, NSX
Bộ máy quản lý NSX phải thường xuyên củng cố theo hướng chuyên trách, theo biên chế phục vụ lâu dài đồng thời công tác kế toán phải được thực hiện thống nhất theo chế độ kế toán Nhà nước đã ban hành. Thường xuyên mở các lớp tập huấn cho cán bộ quản lý chi NSX để họ hiểu đúng và thực hiện đúng pháp luật. Đình kỳ hàng quý, hàng năm nên tổ chức các buổi sơ kết tổng kết đánh giá tình hình quản lý Ngân sách. Qua đó có những giải pháp tính thế kịp thời phát huy những mặt tích cực và nghiêm khắc loại bỏ những hạn chế trong những quý,