Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1.3Quản lý chi thường xuyên ngânsách phường, xã tại Phòng giao dịch
4.1. Thực trạng công tác quản lý chi thường xuyên ngânsách phường, xã tạ
4.1.3Quản lý chi thường xuyên ngânsách phường, xã tại Phòng giao dịch
Để hoàn thiện quản lý chi thường xuyên NSNN tại KBNN BTC, KBNN và các cơ quan chức năng không ngừng hoàn thiện quy trình để quản lý chặt chẽ các khoản chi NSNN, đảm bảo đúng nội dung, đối tượng, chế độ, định mức Nhà nước quy định. Đồng thời quy trình quản lý chi đáp ứng được yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, quy định cụ thể trách nhiệm của từng cá nhân, thời gian xử lý hồ sơ, chứng từ; đảm bảo quy trình phải được công khai, minh bạch tạo điều kiện thuận lợi nhất cho đơn vị sử dụng NSNN khi giao dịch với Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang.
Thực hiện đề án cải cách hành chính công của Bộ Tài chính và KBNN; Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang đã thực hiện giao dịch “một cửa” trong quản lý chi thường xuyên ngân sách phường, xã. Giao dịch “một cửa” trong quản lý chi thường xuyên ngân sách phường, xã là việc KBNN giải quyết các khoản chi thường xuyên cho đơn vị, đảm bảo đơn vị chỉ liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ đến trả kết quả cuối cùng. Như vậy với quy trình giao dịch “một cửa” trong quản lý chi thường xuyên ngân sách phường, xã sẽ tạo điều kiện thuận lợi khi đơn vị đến giao dịchPhòng giao dịch KBNN Bắc Giang.
Hình 2.3. Sơ đồ quy trình quản lý chi “một cửa” Ngân sách phường, xã tại Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang
Khách hàng
Cán bộ
quản lý chi Kế toán trưởng
Thủ quỹ Thanh toán viên Giám đốc (1) (2) (7) (3) (6) (5b (5a) (4)
Ghi chú:
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ Hướng đi của chứng từ thanh toán
Theo sơ đồ hình vẽ, quy trình quản lý chi thường xuyên ngân sách xã tại Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm soát sơ bộ và phân loại hồ sơ chứng từ. Bước 2 : Cán bộ quản lý chi kiểm tra hồ sơ, chứng từ trình kế toán trưởng. Bước 3 : Kế toán trưởng kiểm soát và ký chứng từ cán bộ quản lý chi trình tiếp lên Giám đốc ký duyệt.
Bước 4: Giám đốc xem xét hồ sơ, chứng từ và ký duyệt. Cán bộ quản lý chi nhận lại hồ sơ, chứng từ.
Bước 5: Thực hiện thanh toán.
Bước 5a: Cán bộ quản lý chi đưa chứng từ rút tiền mặt cho bộ phận kho quỹ. Bước 5b: Cán bộ quản lý chi đưa chứng từ cho cán bộ thanh toán viên. Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.
Bước 7 : Chi tiền mặt tại quỹ.
Như vậy, với quy trình giao dịch “một cửa” trong quản lý chi thường xuyên ngân sách xã tại Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang đã đảm bảo được thủ tục hành chính đơn giản, công việc thuận tiện, nhanh chóng cho đơn vị giao dịch.
- Lập dự toán chi thường xuyên ngân sách xã tại Kho bạc Nhà nước
Căn cứ vào dự toán ngân sách xã đã được HĐND xã quyết định, UBND xã phân bổ chi tiết dự toán chi ngân sách xã theo Mục lục Ngân sách Nhà nước gửi Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang. Cán bộ quản lý chi ngân sách xã của Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang sau khi kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ theo quyết định giao và phân bổ dự toán thì nhập dữ liệu vào chương trình để theo dõi cho cả năm ngân sách. Dự toán NSNN đã được phê duyệt là căn cứ pháp lý quan trọng để Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang tiến hành kiểm tra, kiểm soát quá trình chấp hành và quyết toán NSNN của đơn vị thụ hưởng ngân sách. Dự toán chi ngân sách xã hàng năm được chi tiết theo rất nhiều mã chương, mã ngành kinh tế vì ngân sách xã vừa là một cấp ngân sách vừa là một đơn vị sử dụng ngân sách.
- Chấp hành chi thường xuyên ngân sách xã tại Kho bạc Nhà nước
Đầu năm ngân sách, các đơn vị sử dụng ngân sách xã có trách nhiệm mang đến Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt, danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương; danh sách hưởng lương của cán bộ hợp đồng lao động. Khi có sự biến động gửi Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang bảng tăng, giảm biên chế quỹ tiền lương được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Căn cứ vào nhu cầu chi phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ, thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách xã lập giấy rút dự toán NSNN kèm hồ sơ, chứng từ thanh toán theo quy định gửi Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang làm căn cứ quản lý, thanh toán. Cán bộ làm công tác quản lý chi ngân sách xã của Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang tiếp nhận hồ sơ, chứng từ chi của đơn vị gửi đến; thực hiện kiểm tra, quản lý các khoản chi theo quy định đối với từng khoản chi tại điểm 2 Phần III Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02 tháng 10 năm 2012 của Bộ Tài chính, Thông tư số 39/2016/TT-BTC sửa đôie bổ sung một số điều của TT 161/2012/TT-BTC nếu đủ điều kiện theo quy định thì thực hiện chi trả trực tiếp cho người hưởng lương và người cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc chi trả qua đơn vị sử dụng ngân sách.
Nội dung quản lý chi thường xuyên ngân sách xã tại Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang bao gồm:
- Quản lý chi đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi thường xuyên ngân sách xã gồm kiểm tra con dấu, chữ ký của Thủ trưởng và Kế toán đơn vị sử dụng ngân sách xã;
- Kiểm tra, quản lý chi đảm bảo các điều kiện chi theo chế độ quy định, bao gồm:
+ Đã có trong dự toán chi thường xuyên ngân sách xã hàng năm được cấp có thẩm quyền duyệt.
+ Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức.
+ Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức. Định mức, tiêu chuẩn chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành là căn cứ quan trọng để Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang kiểm soát chi, thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách. Bởi lẽ nó tạo ra khung pháp lý để thực hiện quản lý chi. Trường hợp sử dụng vốn, kinh phí NSNN để đầu tư sửa chữa, mua sắm trang thiết bị phương tiện làm việc phải thực hiện đúng các quy định về hình thức đấu thầu, chọn nhà thầu phù hợp.
+ Các khoản chi phải được Thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách chuẩn chi. Thẩm quyền chuẩn chi phải là người đứng đầu cơ quan đơn vị sử dụng ngân sách đồng thời là chủ tài khoản (Chủ tịch UBND phường, xã). Chủ tài khoản phải đăng ký chữ ký mẫu và con dấu của cơ quan, đơn vị tại Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang.
+ Các khoản chi ngân sách xã phải có trong mục lục ngân sách được quy định cụ thể cho ngân sách xã.
* Chi theo từng nội dung chi Phòng giao dịch Kho bạc Nhà nước Bắc Giang thực hiện kiểm tra, quản lý các khoản chi như sau:
Bảng 4.4. Tình hình chi thường xuyên ngân sách xã (theo nhóm mục chi) tại Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang giai đoạn 2013 - 2015 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
NỘI DUNG 2013 2014 2015 Số tiền (triệu đông) Tổng chi (%) Số tiền (triệu đông) Tổng chi (%) Số tiền (triệu đông) Tổng chi (%)
Thanh toán cá nhân 35.395 73.22 40.628 76,24 56.443 77,68 Chi nghiệp vụ chuyên môn 4.786 9,90 4.669 8,76 6.470 8,91 Chi mua sắm sữa chữa 4.127 8,54 4.523 8,49 5.789 7,97
Chi khác 4.031 8,34 3.467 6,51 3.952 5,44
Tổng cộng 48.339 100 53.287 100 72.654 100
Nguồn: Báo cáo quyết toán Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang (2013-2015)
Qua bảng 4.4 ở trên cho thấy:
* Chi các mục chi thuộc nhóm “Chi thanh toán cá nhân”:
Cán bộ quản lý chi căn cứ vào danh sách chi trả lương, phụ cấp lương của những người hưởng lương và cán bộ hợp đồng đối chiếu với bảng đăng ký biên chế, quỹ lương đã gửi Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang (hoặc bản đăng ký điều chỉnh được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền duyệt), kiểm tra hệ số lương, số tiền lương, phụ cấp của từng người trong danh sách chi trả lương; danh sách chi trả học bổng, sinh hoạt phí; kiểm tra các dòng chi tiết, tổng số tiền trên giấy rút dự toán NSNN của đơn vị, nếu khớp đúng Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang thanh toán lương, phụ cấp qua tài khoản ATM của người hưởng lương tại các Ngân hàng thương mại.
* Các mục chi thuộc nhóm “Chi nghiệp vụ chuyên môn”
- Các mục chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi vật tư văn phòng, chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc: cán bộ quản lý chi kiểm soát đối chiếu số tiền trên giấy rút dự toán với bảng kê chứng từ thanh toán ghi rõ số hóa đơn chứng từ (đối với những khoản chi không có hợp đồng); đối chiếu giấy rút dự toán với hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng)...nếu khớp đúng thì cán bộ quản lý chi tiến hành thanh toán cho đối tượng được hưởng hoặc thanh toán trực tiếp cho đối tượng được hưởng mở tài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc.
- Mục chi hội nghị bao gồm các khoản chi cho hội nghị sơ kết, tổng kết, tập huấn nghiệp vụ, hội thảo chuyên đề… Khoản chi này căn cứ vào định mức chi tiêu hội nghị cho từng đại biểu tham gia hội nghị theo quy định của Bộ Tài chính. Khi đơn vị thanh toán tiền phải theo đúng quy định, đúng đối tượng và theo đúng nội dung chi được xây dựng trong dự toán và có giấy triệu tập hội nghị, kế hoạch hội nghị, có danh sách nhận tiền; không được hỗ trợ tiền ăn, tiền thuê chỗ nghỉ, tiền đi lại đối với đại biểu là cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước, đại biểu từ các doanh nghiệp, đại biểu hưởng lương.
- Mục chi công tác phí bao gồm các khoản chi tàu xe, phụ cấp công tác phí, thuê phòng ngủ …Đối với mục chi này, đơn vị sử dụng ngân sách gửi đến Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang bảng kê chứng từ thanh toán công tác phí, danh sách nhận tiền khoán công tác phí. Cán bộ quản lý chi căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị để quản lý và thanh toán.
- Mục chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ nguồn kinh phí thường xuyên: đối với mục chi này đơn vị sử dụng ngân sách gửi hồ sơ đến Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang bao gồm: hợp đồng, hóa đơn tài chính, biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng... Nếu chứng từ hợp pháp, hợp lệ thì cán bộ quản lý chi Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang tiến hành thanh toán cho đơn vị.
- Mục chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành bao gồm các khoản chi mua hàng hóa, vật tư trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng không phải là tài sản cố định, chi mua ấn chỉ dùng cho chuyên môn, đồng phục, trang phục, bảo hộ lao động, sách, tài liệu, chế độ dùng cho công tác chuyên môn của ngành và các
khoản chi phí khác phục vụ hoạt động chuyên môn được thực hiện quản lý như nhóm mục chi mua sắm sửa chữa.
* Các mục chi thuộc nhóm mục “Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ”
- Mục chi mua tài sản vô hình bao gồm: mua bằng sáng chế, bản quyền, nhãn hiệu thương mại, mua phần mềm máy tính.
- Mục chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn như: mô tô; ô tô con, ô tô tải; xe chuyên dùng; tàu, thuyền; đồ gỗ, sắt, mây tre, nhựa (cao cấp); trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng; điều hòa nhiệt độ, nhà cửa; thiết bị phòng cháy, chữa cháy; sách, tài liệu và chế độ dùng cho công tác chuyên môn; thiết bị tin học; máy photocopy; máy fax; máy phát điện; máy bơm nước và tài sản khác. Các loại tài sản trên phục vụ cho nhiệm vụ của các cơ quan Nhà nước. Khi thanh toán các mục chi trong nhóm mục “Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ ” hồ sơ đơn vị gửi đến Phòng giao dịch KBNN Bắc Giangbao gồm:
+ Dưới 100.000.000 đồng: Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc mua sắm phù hợp, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết định của mình; cơ quan, đơn vị mua sắm lấy báo giá ít nhất ba nhà thầu khác nhau (báo giá trực tiếp, bằng fax hoặc qua đường bưu điện) làm cơ sở để lựa chọn nhà thầu tốt nhất đồng thời phải đảm bảo chế độ hoá đơn, chứng từ đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật; hồ sơ gửi KBNN bao gồm: quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp hàng hóa, hợp đồng mua bán, hóa đơn tài chính, biên bản giao hàng, biên bản thanh lý hợp đồng, giấy rút dự toán. Cán bộ quản lý chi kiểm tra hồ sơ, chứng từ hợp pháp thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
+ Đối với khoản chi từ 100 triệu đồng trở lên đến dưới 2 tỷ đồng thì áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh; trường hợp cần thiết thì tổ chức đấu thầu. Gói thầu mua sắm tài sản từ 100 triệu đồng đến dưới 500 triệu đồng Sở Tài chính thẩm định, phê duyệt kết quả đấu thầu và chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND tỉnh và pháp luật về quyết định của mình; đối với gói thầu mua sắm tài sản trên 500 triệu đồng Sở Tài chính thẩm định, trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt kế hoạch đấu thầu theo quy định. Hồ sơ gửi KBNN bao gồm: Quyết định phê duyệt lựa chọn đơn vị cung cấp của Sở Tài chính hoặc của UBND tỉnh, hợp đồng mua bán, hóa đơn tài chính, biên bản giao hàng, biên bản thanh lý hợp đồng, giấy rút dự toán. Cán bộ quản lý chi kiểm tra kiểm soát hồ sơ, chứng từ hợp pháp thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
+ Đối với khoản chi 2 tỷ đồng trở lên thì tổ chức đấu thầu. Việc đấu thầu, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu theo Thông tư 131/2007/TT-BTC ngày 05/11/2007 và Nghị định 63/2014/CP-NĐ ngày 26/6/2014 quy định chi tiết một số điều của Luật đấu thầu về lựa chon nhà thầu, TT 58/2016/TT-BTC ngày 29/3/2016 Quy định chi tiết việc sử dụng vốn NSNN để mua sắm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan Nhà nước bằng vốn NSNN. Hồ sơ chuyển đến Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang bao gồm: tùy theo hình thức chọn thầu mà đơn vị gửi Quyết định chỉ định thầu hoặc Quyết định phê duyệt kết quả chào hành cạnh tranh hoặc Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; hợp đồng mua bán; hóa đơn tài chính; biên bản giao hàng; biên bản thanh lý hợp đồng; giấy rút dự toán. Cán bộ quản lý chi kiểm tra các loại hồ sơ, chứng từ nếu hợp pháp, hợp lệ thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
Ngoài ra khi quản lý chi thuộc khoản mục mua sắm ô tô của các đơn vị thụ hưởng NSNN, cán bộ quản lý chi Phòng giao dịch KBNN Bắc Giang phải thực hiện đúng quy định tại Quyết định số 59/2007/QĐ-TTg ngày 07/5/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng phương tiện đi lại trong cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và công ty Nhà nước; Thông tư số 103/2007/TT- BTC ngày 29/08/2007 của BTC về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 59/2007/QĐ-TTg ngày 07/5/2007 của Thủ tướng Chính phủ và nghị quyết số 11/NQ-CP ngày 24/2/2011 của Chính phủ về những giải pháp chủ yếu tập trung kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, bảo đảm an sinh xã hội, Quyết định 32/2015/QĐ-TTg ngày 04/8/2015 Quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng xe ô tô trong cơ quan nhà nước,đơn vị sự nghiệp công lập, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ
Thông tư 159/2015/TT-BTC ngày 15/10/2015 Hướng dẫn một số điều Quyết định 32/2015/QĐ-TTg tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng xe ô tô trong cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, công ty trách nhiệm hữu