1.1. Cơ sở lý luận
1.1.5.3. Biện pháp quản lý
Để Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoạt động có hiệu quả, công khai, minh bạch, việc đề ra các biện pháp quản lý hoạt động của Bộ phận này cũng không hề đơn giản. Do đó, cán bộ, công chức đƣợc giao phụ trách Bộ phận này phải có những biện pháp quản lý phù hợp. Dƣới đây là một số biện pháp:
- Về quản lý con ngƣời: Vấn đề con ngƣời trong tổ chức không bao giờ là đơn giản đối với bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông ở cấp huyện cũng vậy. Việc bố trí, sử dụng con ngƣời sao cho hợp lý, khoa học, ít nhân lực nhƣng hiệu quả cao cũng đang đặt ra cho Trƣởng Bộ phận những khó khăn lớn. Vì là Bộ phận đƣợc thành lập để tiếp nhận và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức, công dân, tất cả cán bộ, công chức đều phải kiêm nhiệm, vừa phải trực tại Bộ phận này, vừa phải làm nhiệm vụ chuyên môn tại các phòng chuyên môn, không có công chức chuyên trách làm việc tại Bộ phận này. Vì vậy, việc phân công công chức trực tại Bộ phận này cũng phải căn cứ vào số lƣợng hồ sơ của từng lĩnh vực để bố trí cho phù hợp.
Ví dụ nhƣ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện Văn Giang, công chức phòng Tài chính - Kế hoạch thực hiện trực 02 ngày/tuần, có trách nhiệm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh. Số lƣợng hồ sơ phát sinh hàng tháng của lĩnh vực này khoảng gần 100 hồ sơ, nhƣ vậy, việc phân công trực 02 ngày/tuần là hợp lý.
Lĩnh vực Hành chính - Tƣ pháp do công chức phòng Tƣ pháp trực đƣợc phân công trực tất cả các ngày làm việc trong tuần, vì số lƣợng hồ sơ tiếp
nhận và giải quyết hàng tháng tƣơng đối nhiều và ngày này cũng có hồ sơ phát sinh (chẳng hạn nhƣ công chứng, chứng thực)....
- Về quản lý quy trình tiếp nhận và trả kết quả: Trên cơ sở quy chế hoạt động, quy trình tiếp nhận và trả kết quả đã đƣợc ban hành, Trƣởng Bộ phận có thể kiểm tra quy trình tiếp nhận của từng hồ sơ thông qua hồ sơ đƣợc lƣu giữ tại Bộ phận này.
Ví dụ, để kiểm tra việc tiếp nhận và trả kết quả cấp giấy đăng ký kinh doanh, Trƣởng Bộ phận chỉ cần xem một bộ hồ sơ đƣợc lƣu tại Bộ phận xem có đầy đủ các bƣớc trong quy trình đã đƣợc ban hành hay không? Hồ sơ có trả đúng hạn không?....
- Về quản lý phí, lệ phí: Quản lý việc thu phí, lệ phí có đúng quy định của Nhà nƣớc hay không? Và phí, lệ phí đƣợc sử dụng nhƣ thế nào? Chi vào những nội dung gì? Có trong quy định hay không? Cán bộ, công chức có sách nhiễu, đòi hỏi tổ chức, công dân chi ngoài phí, lệ phí không?....
- Quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất: Đó là việc quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Bộ phận này nhƣ thế nào? Có thƣờng xuyên bảo dƣỡng, sửa chữa, thay thế các thiết bị bị hƣ hỏng hay không? Việc sử dụng các trang thiết bị đó có đúng mục đích hay không?
- Quản lý thời gian: Đó là việc quản lý thời gian của cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có đảm bảo trực đủ số ngày, đúng thời gian làm việc hay không?