1.2. Cơ sở pháp lý
1.2.3. Nội dung quy định hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
Quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đƣợc thực hiện theo quy định của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ; các văn bản của tỉnh, của huyện.
Thủ tƣớng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng. Cụ thể hoá Quyết định của Thủ tƣớng Chính phủ, UBND tỉnh Hƣng Yên đã ban hành Quyết định số 14/2015/QĐ-UBND ngày 19/8/2015 quy định thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện đại tại cơ quan hành chính nhà nƣớc tỉnh Hƣng Yên.
Trên cơ sở các văn bản của cơ quan hành chính nhà nƣớc cấp trên, để phù hợp với tình hình thực tiễn tại địa phƣơng, UBND huyện Văn Giang đã ban hành Quyết định số 33/QĐ-UBND ngày 15/01/2016 của UBND huyện Văn Giang, tỉnh Hƣng Yên về việc ban hành Quy chế tổ chức, hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện đại thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện Văn Giang.
1.2.3. Nội dung quy định hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả quả
Hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chính là hoạt động thực hiện các quy trình của TTHC, từ khâu tiếp nhập hồ sơ, chuyển hồ sơ, giải quyết hồ sơ và trả kết quả là một quy trình khép kín đƣợc thực hiện qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; tổ chức, cá nhân không phải đi lại nhiều lần, không phải đến các cơ quan khác nhau để thực hiện giải quyết TTHC.
Quy trình thực hiện cơ chế một cửa đƣợc quy định tại Điều 6, Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg, cụ thể nhƣ sau:
Tiếp nhận hồ sơ
a) Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc nộp qua dịch vụ bƣu chính, nộp trực tuyến ở những nơi có quy định nhận hồ sơ qua dịch vụ bƣu chính, nhận hồ sơ trực tuyến;
b) Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:
Trƣờng hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hƣớng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;
Trƣờng hợp hồ sơ chƣa hợp lệ thì hƣớng dẫn cụ thể theo mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này;
c) Công chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ theo mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này và phần mềm điện tử (nếu có); lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này;
d) Trƣờng hợp công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đƣợc phân công giải quyết hồ sơ thì nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử (nếu có):
Đối với hồ sơ quy định giải quyết và trả kết quả ngay, không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức;
Đối với hồ sơ quy định có thời hạn giải quyết: Công chức lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.
Chuyển hồ sơ
a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này, công chức lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ theo mẫu số 04 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này;
b) Chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho cơ quan, tổ chức liên quan giải quyết. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ đƣợc chuyển theo hồ sơ và lƣu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Giải quyết hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan, tổ chức phân công cán bộ, công chức giải quyết nhƣ sau:
a) Trƣờng hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;
b) Trƣờng hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức báo cáo ngƣời có thẩm quyền phƣơng án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải đƣợc lập thành hồ sơ và lƣu tại cơ quan giải quyết;
Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;
Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chƣa đủ điều kiện giải quyết: Công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà cơ quan, tổ chức đã giải quyết lần đầu đƣợc tính trong thời gian giải quyết hồ sơ;
c) Các hồ sơ quy định tại Điểm a, b Khoản này sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo đƣợc nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định;
d) Các hồ sơ quá hạn giải quyết: Cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả.
Trả kết quả giải quyết hồ sơ
Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử (nếu có) và thực hiện nhƣ sau:
a) Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí (nếu có); trƣờng hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bƣu chính thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) và cƣớc phí đƣợc thực hiện qua dịch vụ bƣu chính; nếu thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 thì việc trả kết quả và thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định;
b) Đối với hồ sơ chƣa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ);
c) Đối với hồ sơ không giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ;
d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ chức;
đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trƣớc thời hạn trả kết quả: Liên hệ để cá nhân, tổ chức nhận kết quả;
e) Trƣờng hợp cá nhân, tổ chức chƣa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ đƣợc lƣu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Nếu các cơ quan thực hiện liên thông trong giải quyết TTHC thì thực hiện theo quy định tại Điều 7, Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg.
Quy trình thực hiện tiếp nhận và trả kết quả đã đƣợc Chủ tịch UBND huyện ban hành theo Quyết định số 3783/QĐ-UBND ngày 07/12/2016 công bố Hệ thống quản lý chất lƣợng tại UBND huyện Văn Giang phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (QT751-01/VP), cụ thể trình tự thực hiện TTHC theo các bƣớc sau:
TT Trình tự Trách nhiệm Thời gian Biểu mẫu/Kết quả Bƣớc 1
Tiếp nhận hồ sơ của tổ chức/công dân. Ngƣời tiếp nhận kiểm tra hồ sơ:
+ Nếu hồ sơ chƣa đầy đủ, chƣa hợp lệ thì hƣớng dẫn tổ chức/ công dân hoàn thiện
+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì vào sổ theo dõi hồ sơ. Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả gửi tổ chức công dân liên 2 (đối với hồ sơ giải quyết không trong ngày) Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả lƣu liên 1
Tổ chức/côn g dân; Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả 07h30 - 10h30 13h30- 16h00 - Phiếu hƣớng dẫn hoàn thiện hồ sơ; - Sổ theo dõi hồ sơ; - Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Bƣớc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết Bộ phận 16h30- - Phiếu
2 quả lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (theo phần mềm ...) và chuyển hồ sơ tới công chức chuyên môn để thụ lý giải quyết Tiếp nhận và trả kết quả, công chức chuyên môn 17h00 01 ngày kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ Bƣớc 3
Công chức chuyên môn đƣợc phân công thụ lý kiểm tra hồ sơ: + Nếu hồ sơ chƣa đầy đủ, đúng thủ tục thì lập Phiếu hƣớng dẫn hoàn thiện hồ sơ chuyển Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả yêu cầu tổ chức, công dân bổ sung;
+ Nếu hồ sơ đầy đủ, đúng thủ tục thì tiến hành thụ lý hồ sơ Công chức chuyên môn Theo TTHC quy định - Phiếu hƣớng dẫn hoàn thiện hồ sơ Bƣớc 4
Lãnh đạo UBND huyện xem xét, phê duyệt kết quả thụ lý
Lãnh đạo UBND Bƣớc
5
Công chức chuyên môn tiếp nhận hồ sơ từ lãnh đạo, đóng dấu, lƣu hồ sơ và chuyển kết quả tới Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Công chức chuyên môn - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
Bƣớc 6
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả nhận hồ sơ, vào sổ theo dõi, thông báo và trả kết quả cho Tổ chức/ công dân; Trƣờng hợp có thu lệ phí thì thu lệ phí theo quy định Tổ chức/ công dân; Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Sau khi có kết quả 1.2.4. Nhận xét
Trên đây là cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong hoạt động của văn phòng, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông có vị trí, vai trò quan trọng đối với hoạt động của cơ quan hành chính nhà nƣớc nói chung, đối với hoạt động của văn phòng nói riêng. Chất lƣợng, kết quả giải quyết các TTHC cho tổ chức, cá nhân của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phần nào phản ánh kết quả hoạt động của cơ quan hành chính, đánh giá đƣợc vai trò lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trƣởng cơ quan, đặc biệt là lãnh đạo văn phòng cơ quan. Sau nhiều lần thay đổi chức năng, nhiệm vụ, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả lại quay về hoạt động dƣới sự quản lý, chỉ đạo toàn diện của Văn phòng các cấp.
Trong chƣơng này, tác giả trình bày những cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý cơ bản về về cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Trọng tâm của chƣơng này là những vấn đề về cải cách TTHC đối với hoạt động của văn phòng, đặc biệt là quản lý hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
Những nội dung này đƣợc tác giả tổng kết từ các tài liệu về cơ chế một cửa, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, hoạt động của văn phòng thông qua việc quản lý hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ TẠI VĂN PHÒNG HĐND
VÀ UBND HUYỆN VĂN GIANG, TỈNH HƢNG YÊN
2.1. Khái quát về Văn phòng HĐND và UBND huyện Văn Giang, tỉnh Hƣng Yên tỉnh Hƣng Yên
2.1.1. Vị trí
Văn phòng HĐND và UBND huyện (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện; chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hƣớng dẫn, kiểm tra về nghiệp vụ chuyên môn của Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, Văn phòng HĐND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh.
Văn phòng có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng, đƣợc dự toán kinh phí để hoạt động và mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nƣớc theo quy định.
2.1.2. Chức năng
Văn phòng có chức năng tham mƣu - tổng hợp cho HĐND và UBND huyện về hoạt động của HĐND, UBND; tham mƣu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Ban Tiếp công dân huyện, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hƣớng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức; thực hiện hoạt động kiểm soát TTHC của UBND huyện, các xã, thị trấn.
2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
1. Với chức năng là cơ quan chuyên môn, Văn phòng tổng hợp, giúp Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện các nhiệm vụ:
- Trình UBND huyện chƣơng trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn, đơn vị, UBND xã, thị trấn việc thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi đƣợc phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn, đơn vị, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật; Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất đƣợc giao theo quy định của pháp luật;
- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chƣơng trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng; Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, đơn vị, UBND xã, thị trấn soạn thảo, chuẩn bị các đề án đƣợc phân công phụ trách;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các cơ quan chuyên môn, đơn vị, UBND xã, thị trấn trƣớc khi trình UBND và Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định;
- Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Thƣờng trực Huyện uỷ, Thƣờng trực HĐND, Uỷ ban
Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể nhân dân và các cơ quan, tổ chức của Trung ƣơng, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện;
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nƣớc cấp trên có liên quan.