3.1. Giải pháp về chế độ và chính sách chung
3.1.6. Đổi mới cơ chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
Cơ chế “một cửa, một dấu” đƣợc đánh giá là bƣớc tiến cơ bản làm thay đổi tƣ duy quản lý, phong cách làm việc của cán bộ, công chức cũng nhƣ nhận thức của ngƣời dân, doanh nghiệp về cách thức thực hiện TTHC và vai trò của cơ quan hành chính nhà nƣớc trong mối quan hệ với công dân. Đổi mới cơ chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cần đƣợc thực hiện quyết liệt ở các cấp, các ngành, hƣớng đến việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện đại, triển khai dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4.
Thực tế hiện nay, đã có nhiều địa phƣơng tiến hành sử dụng mô hình “một cửa liên thông” thông qua Trung tâm hành chính công cấp huyện, cấp tỉnh. Việc triển khai mô hình này mang lại nhiều lợi ích cho ngƣời dân, doanh nghiệp. Việc triển khai một cửa điện tử thông qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4, công dân, tổ chức có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả tại nhà thông qua mạng Internet và dịch vụ bƣu chính, không phải đến cơ quan hành chính nhà nƣớc để thực hiện. Điều này sẽ rút ngắn một cách đáng kể quy trình giải quyết TTHC, tiết kiệm thời gian, chi phí cho tổ chức, công dân.
Thực hiện liên thông giải quyết TTHC giữa các cấp hành chính còn khó khăn, đặc biệt là liên thông giữa cơ quan hành chính ở địa phƣơng với cơ quan ngành dọc của Trung ƣơng đóng trên địa bàn thì phần lớn chƣa thực hiện đƣợc, nhất là đối với cấp huyện càng khó khăn hơn. Đối với những huyện có Trung tâm hành chính công thì việc liên thông thực hiện các TTHC với các cơ quan trung ƣơng thuộc ngành dọc có thể thực hiện đƣợc tại Trung tâm hành chính công, ngƣời dân và tổ chức không phải đi lại nhiều nơi, nhiều lần. Do vậy, cần có cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị, nhất là các cơ quan ngành dọc đóng trên địa bàn huyện (Công an, Chi cục thuế, Kho bạc nhà nƣớc…) với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện để triển khai một cách có hiệu quả, ngƣời dân và tổ chức không phải đi lại nhiều nơi.
Trong thời gian tới, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông huyện Văn Giang sẽ phải thực hiện theo quy định của Nghị định 61/2018. Khi đó, quy trình mới về tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính sẽ thay đổi, các bƣớc đi có thể hình dung nhƣ sau:
- Bƣớc 1: Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính
+ Tiếp nhận trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc thông qua dịch vụ bƣu chính công ích thì cán bộ, công chức tiếp nhận phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ, quét và lƣu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử của địa phƣơng. Trƣờng hợp hồ sơ chƣa đầy đủ thì phải hƣớng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện; trƣờng hợp từ chối nhận hồ sơ thì phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ TTHC.
+ Tiếp nhận hồ sơ đƣợc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của địa phƣơng thì cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ. Trƣờng hợp hồ sơ chƣa đầy đủ thì phải hƣớng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện thông qua chức năng gửi thƣ điện tử, gửi tin nhắn tới tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ
- Bƣớc 2: Chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết: Chuyển dữ liệu hồ sơ điện tử đƣợc tiếp nhận trực tuyến đến các cơ quan có thẩm quyền giải quyết thông qua kết nối giữa Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử ở địa phƣơng. Chuyển hồ sơ tiếp nhận trực tiếp trong ngày làm việc hoặc chuyển vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo đối với trƣờng hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày đƣợc thực hiện thông qua dịch vụ bƣu chính công ích hoặc loại hình dịch vụ khác bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, an toàn hồ sơ tài liệu.
- Bƣớc 3: Giải quyết thủ tục hành chính đƣợc quy định rõ tại Điều 19, nghị định số 61/2018.
- Bƣớc 4: Trả hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC. Kết quả đƣợc trả trực tiếp tại Bộ phận một cửa hoặc thông qua dịch vụ bƣu chính công ích. Kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân đƣợc lƣu trữ tại Hệ thống thông tin một cửa của tỉnh để phục vụ việc sử dụng, tra cứu thông tin, dữ liệu theo quy định của pháp luật.