2.2. Thực trạng quản lý hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tạ
2.2.1.2. Về tổ chức hoạt động
Sau khi đƣợc thành lập theo Quyết định số 34/QĐ-UBND ngày 15/01/2016 của UBND huyện Văn Giang và căn cứ Quyết định số 33/QĐ- UBND ngày 15/01/2016 của UBND huyện Văn Giang ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông hiện đại thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện, Trƣởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã ban hành Thông báo số 01/TB- BPTN&TKQ ngày 26/4/2016 phân công nhiệm vụ các thành viên tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả huyện. Theo Thông báo số 01 đó thì Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trực tất cả các ngày làm việc (từ thứ 2 đến thứ 6) và phân công công chức tổ chức trực luân phiên. Từng công chức đƣợc giao phụ trách, tiếp nhận hồ sơ thuộc lĩnh vực có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân đến giao dịch (hồ sơ đảm bảo đầy đủ, chính xác), viết Phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả theo quy định. Sau khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân, công chức tiếp nhận hồ sơ hoàn thiện các thủ tục và chuyển cơ quan chuyên môn giải quyết thông qua Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.
Công chức trực tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ngoài những lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách và tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả, có trách nhiệm nghiên cứu thêm các lĩnh vực khác đƣợc thực hiện tại Bộ phận tiếp nhận và
trả kết quả để hỗ trợ các công chức khác khi khối lƣợng công việc nhiều hoặc trực giải quyết công việc thay khi công chức phụ trách lĩnh vực có việc nghỉ hoặc có sự thay đổi nhân sự.
Yêu cầu khi trả kết quả cho các tổ chức, công dân, công chức trả kết quả có trách nhiệm đề nghị đại diện tổ chức, công dân điền đầy đủ thông tin trong phiếu Tiếp nhận và hẹn trả kết quả, Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả thuộc lĩnh vực phụ trách, cụ thể nhƣ: đánh giá về tiến độ giải quyết hồ sơ, ý kiến khác (nếu có).
Tuy nhiên, khi đi vào hoạt động, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả vẫn còn bộc lộ một số hạn chế nhƣ còn có công chức chuyên môn chƣa nắm rõ quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ; chƣa nghiên cứu thêm lĩnh vực khác; có công chức còn đang trong thời gian tập sự…. Điều đó ảnh hƣởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Chƣa có sự tách bạch giữa khâu nhận hồ sơ và khâu giải quyết hồ sơ vì ngƣời nhận hồ sơ cũng là ngƣời giải quyết hồ sơ. Do đó, cần phải thực hiện độc lập giữa khâu nhận hồ sơ và giải quyết hồ sơ.