3.1. Giải pháp về chế độ và chính sách chung
3.1.2. Sửa đổi, bổ sung quy trình tiếp nhận và trả kết quả
Để phù hợp với tình hình thực tiễn và quy định tại Quyết định 45/2016/QĐ-TTg ngày 19/10/2016 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bƣu chính công ích theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân, thì việc sửa đổi, bổ sung quy trình tiếp nhận và trả kết quả là cần thiết và phù hợp với tình hình thực tiễn.
Một mặt vẫn duy trì quy trình tiếp nhận trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; mặt khác là thực hiện tiếp nhận hồ sơ trực tuyến hoặc qua hệ thống bƣu chính và trả kết quả qua hệ thống bƣu điện, không phải hẹn công dân đến lấy kết quả. Sửa đổi quy trình tiếp nhận và trả kết quả theo hƣớng hiện đại hoá, ứng dụng công nghệ thông tin góp phần hiện đại hoá nền hành chính, đặc biệt là đẩy mạnh việc triển khai dịch vụ công trực tuyến. Với việc thực hiện dịch vụ công trực tuyến, mỗi cán bộ, công chức lại có thêm một tài khoản đăng nhập vào phần mềm. Do có quá nhiều tài khoản, phần mềm mà một công chức phải dùng để thực hiện nhiệm vụ nhƣ thƣ điện tử công vụ, tài
khoản phần mềm quản lý văn bản và điều hành, tài khoản phần mềm một cửa điện tử và một số ngành có phần mềm riêng gây khó khăn cho cán bộ, công chức trong việc ghi nhớ đƣợc tên tài khoản và mật khẩu. Vì vậy, cần hợp nhất các tài khoản làm một để thuận tiện cho cán bộ, công chức đăng nhập và sử dụng cho thuận tiện.
Đề nghị Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đề xuất Sở Thông tin và Truyền thông cấp cho địa chỉ thƣ công vụ của Bộ phận; lắp đặt số điện thoại của Bộ phận để tạo điều kiện cho công dân, tổ chức đặt lịch hẹn nộp hồ sơ với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong các ngày làm việc thông qua địa chỉ email hoặc số điện thoại của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Triển khai tích hợp nhắn tin SMS khi có kết quả giải quyết TTHC cho công dân, tổ chức. Để sử dụng tiện ích này thì khi tiếp nhận hồ sơ, công dân, tổ chức đăng ký số điện thoại để cán bộ, công chức nhập vào phần mềm. Đồng thời, bên cung cấp phần mềm cũng cần sửa đổi tính năng này cho phù hợp với yêu cầu.
Triển khai quy trình liên thông giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện với các phòng chuyên môn liên quan và các cơ quan quản lý nhà nƣớc thuộc ngành dọc nhƣ Chi cục thuế, Kho bạc Nhà nƣớc, Công an… để tạo điều kiện cho ngƣời dân, doanh nghiệp không phải đi lại nhiều nơi, nhiều chỗ.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện Văn Giang hiện nay đang áp dụng tiếp nhận hồ sơ, TTHC 06 giờ/ngày, 02 giờ/ngày để chuyển hồ sơ tới các cơ quan liên quan để giải quyết. Để đổi mới nội dung này, có thể đề xuất tăng thời gian tiếp nhận hồ sơ lên 07 giờ/ngày và giảm 01 giờ/ngày để chuyển hồ sơ. Vì tiến tới thực hiện triển khai việc thực hiện dịch vụ công mức độ 3, mức độ 4, việc chuyển giao hồ sơ sẽ đƣợc thực hiện trên mạng, khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ, công chức thấy đầy đủ thành phần có thể chuyển luôn hồ sơ qua môi trƣờng mạng.
Thực hiện quy định này thì cũng phải sửa đổi nội dung thu phí, lệ phí; trách nhiệm của các bên tham gia thực hiện TTHC. Do đó, cần phải quy định chi tiết, chặt chẽ các nội dung của quy trình tiếp nhận và trả kết quả để các bên cùng thuận lợi khi tham gia giải quyết TTHC cũng nhƣ tạo điều kiện thuận lợi nhất cho tổ chức, công dân.
Tác giả cũng đề xuất, việc thực hiện triển khai dịch vụ công trực tuyến phải đƣợc triển khai đồng bộ ở tất cả các cơ quan hành chính nhà nƣớc, đặc biệt là những TTHC liên thông nhiều cấp. Có nhƣ vậy, thì việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông sẽ có hiệu quả.
Xây dựng chuyển đổi hệ thống Quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN phiên bản ISO 9001:2008 sang phiên bản ISO 9001:2015 vào hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Các quy trình cần xây dựng chi tiết các bƣớc thực hiện, thời gian thực hiện ở mỗi đơn vị, đảm bảo thời gian đƣợc rút ngắn tối đa cho mỗi quy trình, phấn đấu giảm 10% thời gian cho mỗi TTHC để ngƣời dân, doanh nghiệp nhận đƣợc kết quả giải quyết sớm nhất.
Khi Nghị định 61/2018/NĐ-CP (đã dẫn) có hiệu lực thì tất cả các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện đều phải xây dựng quy trình và thực hiện tiếp nhận qua Bộ phận Một cửa, không thực hiện tiếp nhận tại các phòng chuyên môn.
Tất cả các hồ sơ giải quyết trễ hạn đều phải có văn bản nêu rõ lý do, xin lỗi tổ chức công dân và hẹn ngày trả kết quả theo quy định.