2.2. Thực trạng quản lý hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tạ
2.2.6. Hoạt động cải tiến
Cải tiến có nghĩa là thay đổi theo chiều hƣớng tích cực hơn. Trên cơ sở phát hiện các hoạt động không phù hợp, cũng nhƣ sự vi phạm của cán bộ, công chức trong thực hiện tiếp nhận và trả kết quả, Trƣởng Bộ phận đã kịp thời nhắc nhở chung đối với cán bộ, công chức; những cán bộ, công chức vi phạm đƣợc nhắc nhở tại cuộc họp hoặc gặp riêng để trao đổi.
Đối với quy trình tiếp nhận và trả kết quả, hoạt động cải tiến hƣớng tới sự cắt giảm các bƣớc cũng nhƣ thời gian giải quyết TTHC. Đối với TTHC
càng ít bƣớc thực hiện càng tốt và thời gian trả kết quả càng nhanh càng tốt. Thực hiện có hiệu quả phần mềm “Một cửa điện tử” hƣớng tới việc cung cấp dịch vụ công mức độ 3, mức độ 4 càng nhiều TTHC thì tổ chức, công dân càng đƣợc hƣởng lợi vì không phải đi lại, chỉ việc nộp hồ sơ và nhận kết quả tại nhà thông qua dịch vụ trực tuyến hoặc qua bƣu điện.
Tham mƣu việc cập nhập, niêm yết công khai các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện đƣợc Chủ tịch UBND tỉnh công bố kịp thời; đồng thời liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm để cập nhật, sửa đổi, bổ sung những TTHC mới ban hành hoặc đƣợc thay thế, bãi bỏ để cán bộ, công chức dễ dàng thực hiện cũng nhƣ thuận lợi cho tổ chức, công dân trong việc tìm kiếm thông tin về TTHC.
Phối hợp với cơ quan cung cấp dịch vụ bƣu chính thực hiện tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho tổ chức, công dân tại địa chỉ mà công dân, tổ chức yêu cầu. Đề nghị đơn vị cung cấp phần mềm triển khai dịch vụ gửi tin nhắn tự động tới số điện thoại cho tổ chức, công dân khi có kết quả để tổ chức, công dân biết đƣợc kết quả về hồ sơ của mình đã đƣợc giải quyết xong và có thể đến lấy kết quả sớm hơn phiếu hẹn.
Đối với các trang thiết bị, cơ sở vật chất cần phải sử dụng triệt để để phát huy hết tác dụng nhằm phục vụ có hiệu quả cho hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Chẳng hạn nhƣ thực hiện dịch vụ phô tô cho tổ chức, cá nhân, có những công dân nhiều khi đến thực hiện TTHC nhƣng không phô tô các giấy tờ có liên quan đến TTHC mà chỉ mang bản gốc, bản chính (sổ hộ khẩu, chứng minh thƣ nhân dân…), trong hồ sơ chỉ yêu cầu bản sao thì công dân lại phải đi ra ngoài để phô tô. Trong trƣờng hợp có dịch vụ phô tô gần Trụ sở của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thì cũng không mất nhiều thời gian, nhƣng nếu xa thì sẽ rất mất thời gian cho tổ chức, công dân. Vì vậy, Bộ