- Tài liệu của Ban Tài chính Quản trị TW, UBND TP Hà Nội, Công ty In Tiến
2.3. Nhu cầu khai thác tài liệu của các đơn vị, cá nhân thuộc các doanh nghiệp và các đơn vị, tổ chức trực thuộc VPTW Đảng
nghiệp và các đơn vị, tổ chức trực thuộc VPTW Đảng
Một trong những yếu tố thực tiễn đặt ra cho chúng ta hiện nay phải kiểm soát và thu thập, bổ sung tài liệu của các doanh nghiệp vào lưu trữ VPTW chính là xét đến nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ của chính các cá nhân trong các doanh nghiệp này cũng như của lãnh đạo VPTW, lãnh đạo và cán bộ nhân viên các cơ quan, đơn vị trực thuộc hay trong quá trình làm việc. Dưới đây chúng tôi khái quát được nhu cầu thông tin như sau :
Đối với lãnh đạo các doanh nghiệp: Hiện nay trong quá trình hoạt động các
cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp thuộc sự quản lý của VPTW Đảng, khi lãnh đạo cần thơng tin như : tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động, về đại hội Đảng, về các đường lối chính sách của Đảng hay báo cáo về danh sách đối tác tiềm năng và đối tác lâu năm, báo cáo về doanh thu của các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp... thì sẽ tra tìm thơng tin dựa vào những tài liệu đã có để tổng hợp. Tuy nhiên, do hạn chế trong quản lý tài liệu phân tán nên nhiều khi bản thân lãnh đạo doanh nghiệp cần tìm kiếm những cơng văn, giấy tờ chứng minh cho các con được báo cáo, tổng hợp gửi lên, gặp nhiều khó khăn, có nhiều trường hợp khơng tìm thấy văn bản chứng từ, nên các con số đưa ra khó lịng thuyết phục được. Qua q trình khảo sát thực tế bằng phương pháp phỏng vấn, chúng tôi nhận thấy 90% lãnh đạo các doanh nghiệp có sử dụng TLLT phục vụ cho các hoạt động như : Bố trí, sắp xếp bộ máy, nhân sự cơ quan; hoạt động quản lý; hoạt động kiểm tra, thanh tra, đánh giá tình hình kinh doanh, bn bán, sản xuất hoặc tình hình thị trường về lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp... Anh Thịnh – Giám đốc Công ty In Tiến Bộ khẳng định rằng : “Hiện nay công ty làm
việc theo quy trình ISO 9001 :2008 qua mấy năm thì thấy có nhiều tiến bộ, nhưng so với u cầu thì thấy cịn chưa đáp ứng được nhiều. Trong thời gian tới mong muốn có sự giúp đỡ của Cục Lưu trữ TW Đảng để doanh nghiệp đỡ phải mị mẫm. Nếu VPTW có những lớp bồi dưỡng rất mong được tham gia để quản lý hồ sơ giấy tờ hạn chế được những bất cập, bởi vì nhiều khi cán bộ cần tài liệu nhưng khơng tìm thấy hồ sơ, chứng từ ví như như các Hợp đồng in của những năm trước hoặc hồ sơ chào thầu do bị quản lý phân tán, dễ thất lạc”
Hầu hết lãnh đạo các doanh nghiệp khi cần thông tin thường sử dụng hình thức thơng tin file điện tử đã được tổng hợp gửi qua đường email hoặc mạng nội bộ hay thông tin qua điện thoại. Những hình thức thơng tin như gửi file hay thơng tin qua điện thoại khơng đảm bảo tính chính xác của thơng tin, do đó có thể dẫn tới những sai sót trong q trình giải quyết cơng việc. Đây là một trong những hạn chế mà doanh nghiệp và lãnh đạo doanh nghiệp cần điều chỉnh và khắc phục.
Đối với các cán bộ chun mơn: Trong q trình nghiên cứu và khảo sát chúng tơi cũng có phát bảng hỏi và phỏng vấn các cán bộ chuyên môn hiện đang làm việc ở cả 3 doanh nghiệp trên để có cái nhìn tồn diện nhất về nhu cầu khai thác tài liệu cũng như đánh giá được nhận thức của các cán bộ chuyên môn đối với công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp mình. Qua tổng kết các phiếu khảo sát và phỏng vấn trực tiếp chúng tôi nhận thấy khoảng gần 60% các cán bộ chuyên môn đã sử dụng TLLT vào q trình giải quyết cơng việc của mình.
Đối với các cán bộ lƣu trữ : Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ là người chịu
trách nhiệm trước lãnh đạo về công tác lưu trữ cơ quan. Chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn các cán bộ làm công tác lưu trữ của các doanh nghiệp về mong muốn của cá nhân họ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình thì hầu hết đều trả lời : Mong nhận được sự quan tâm hơn nữa từ phía lãnh đạo cơ quan để có đầu tư cơ sở vật chất cũng như có quy định cụ thể cho tất cả các phòng ban, cá nhân trong doanh nghiệp thực hiện theo. Chị Phạm Như Ngọc - cán bộ văn phịng Cơng ty TNHH Hồ tây MTV có chia sẻ: “Mỗi lần cần tìm tài liệu cho lãnh đạo đi gặp các đối tác hay đi họp là một
lần tơi phải đến từng phịng ban liên quan để tìm tài liệu có liên quan mặc dù tơi vẫn đang giữ tài liệu của doanh nghiệp trong kho, nhưng những tài liệu quan trọng các
phịng ln tự giữ lại, khơng chịu nộp vào kho lưu trữ của văn phòng, nguyên nhân là do chúng tôi cũng chưa được quan tâm đúng mức của lãnh đạo về công tác lưu trữ, hơn nữa các phòng ban đơn vị coi tài liệu là vật bất khả li thân của cán bộ trong quá trình giải quyết cơng việc”. Hoặc chị Đào Thị Thuý Liễu, nhân viên văn thư - lưu trữ
của Công ty In Tiến bộ cho biết: “Chúng tơi hy vọng sẽ có chế tài đối với các đơn vị
thành viên trong bộ máy VPTW Đảng và các phịng ban đơn vị ở Cơng ty trong vấn đề bảo quản, lưu trữ cũng như thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ chung của doanh nghiệp đang quản lý, bởi vì khơng có chế tài cụ thể bản thân chúng tơi cũng rất khó khăn trong q trình thu tài liệu từ các phòng ban vào kho lưu trữ do văn phịng chúng tơi nắm giữ”.
Ngoài ra, qua phỏng vấn thực tế chúng tôi cũng nhận thấy rất nhiều cán bộ lưu trữ của các doanh nghiệp này đều mong muốn được sự hướng dẫn cụ thể, chi tiết hơn về các nội dung : lưu gì ở các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp? Tài liệu gì phải nộp về lưu trữ doanh nghiệp? Tài liệu nào nộp về Lưu trữ TW Đảng? Tài liệu được lưu trong thời gian bao nhiêu lâu là hợp lý? Xét huỷ tài liệu như thế nào?... [11,tr.3]. Như vậy, qua đây có thể thấy cán bộ làm công tác lưu trữ của 3 doanh nghiệp thuộc VPTW đã nhận thức rất rõ vai trò CTLT, TLLT đối với hoạt động của doanh nghiệp. Bản thân họ rất quan tâm và mong muốn tài liệu được tổ chức, quản lý thống nhất, bởi họ đã nhận thấy rõ những hạn chế, khó khăn khi tài liệu được quản lý phân tán, các nghiệp vụ lưu trữ khơng được thực hiện đồng nhất trong tồn doanh nghiệp và mong muốn nhận được sự quan tâm, ủng hộ của lãnh đạo và cán bộ ở các phịng ban chun mơn trong doanh nghiệp của mình. Đây chính là những thuận lợi cho việc áp dụng và xây dựng bản danh mục thành phần tài liệu cần thu thập cho các doanh nghiệp hiện nay.