- Cơ cấu tổ chức của VPTW gồm:
b) Các doanh nghiệp:
1.3.3. Hệ thống văn bản quy định nhiệm vụ thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu vào lưu trữ VPTW Đảng
vào lưu trữ VPTW Đảng
Hiện nay, đối với ngành Lưu trữ Việt Nam chúng ta đã có Luật Lưu trữ do Quốc hội ban hành ngày 11/11/2011. Dù tài liệu của 03 doanh nghiệp kể tên ở trên thuộc sự quản lý của VPTW Đảng nhưng vẫn chịu sự tác động các quy định trong Luật Lưu trữ nói chung trong đó có các quy định về thu thập bổ sung tài liệu.
Trước hết chúng tôi muốn nhắc lại khái niệm tài liệu lưu trữ theo định nghĩa đã được giải thích theo Luật Trong pháp lệnh quốc gia 2001 có viết “tài liệu lưu trữ là tài
liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn hố, giáo dục, khoa học và cơng nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, qua hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn…”. Còn trong Luật lưu trữ ban hành 2011
lại quy định : “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Như vậy, theo tinh thần của bản Pháp lệnh 2001 và Luật Lưu trữ 2011,
những tài liệu nào là bản chính, bản gốc có giá trị hình thành trong các cơ quan, tổ chức hay hoạt động của cá nhân trên các lĩnh vực xã hội thì được coi là tài liệu lưu trữ. Từ đó có thể rút ra cách hiểu về TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp
là tài liệu có giá trị thực tiễn, giá trị kinh tế, chính trị, khoa học, lịch sử, an ninh… được sản sinh trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau và được bảo quản trong các kho lưu trữ quốc gia, các kho lưu trữ của doanh nghiệp, không phụ thuộc vào chất liệu mang tin. Theo đó, tài liệu lưu trữ hình thành
trong các doanh nghiệp thuộc sự quản lý của VPTW là Công ty TNHH MTV An Phú (sau đây gọi tắt là Công ty An Phú), Công ty TNHH Hồ Tây MTV (sau đây gọi tắt là Công ty Hồ Tây), Công ty TNHH MTV In Tiến Bộ (sau đây gọi tắt là Công ty In Tiến Bộ) là những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp như : hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, pháp lý… Những tài liệu này đều là những tài liệu có
giá trị đối với hoạt động của các doanh nghiệp cũng như giá trị khai thác sử dụng lâu dài phục vụ các mục đích khác nhau của doanh nghiệp và xã hội.
Bên cạnh đó, tại điều 12, Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2005 và sửa đổi bổ sung năm 2009 có quy định về Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp, trong đó quy định rõ các loại tài liệu mà doanh nghiệp cần phải lưu giữ đó là :
Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; các giấy phép và giấy chứng nhận khác;
Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;
Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán độc lập;
Sổ kế toán, chứng từ kế tốn, báo cáo tài chính hàng năm; Các tài liệu khác theo quy định của pháp luật
Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu này tại trụ sở chính, thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật
Bản thân các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp đều mang những giá trị nhất định đối với chính doanh nghiệp và với quốc gia trên lộ trình phát triển theo hướng hội nhập. Tuy nhiên nhìn chung các tài liệu này không được tập trung lưu trữ, bảo quản tại văn phịng hay phịng hành chính của các doanh nghiệp mà thường do các cá nhân hoặc đơn vị chuyên môn phụ trách giải quyết công việc tự
quản lý. Do đó, để phù hợp với các quy định hiện hành của Pháp luật Lưu trữ Việt Nam, các doanh nghiệp này cần tiến hành bảo quản, lưu giữ, thu thập tài liệu bổ sung vào lưu trữ cơ quan đồng thời giao nộp tài liệu vào kho Lưu trữ TW Đảng khi đến kỳ hạn thu thập hàng năm.
Bên cạnh những văn bản kể trên, chúng tơi cịn nhắc đến những văn bản thể hiện sự chỉ đạo, hướng dẫn về văn thư lưu trữ của VPTW Đảng. Nhiều văn bản của Trung ương đóng vai trị quan trọng làm cơ sở thực tiễn của việc xác định nguồn và xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Đây chính là cơ sở để lưu trữ các doanh nghiệp này có thể thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ cũng như là tiền đề cho việc thu thập tài liệu, xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu để giao nộp hàng năm vào lưu trữ VPTW. Cụ thể như :
Quyết định 210-QĐ/TW ngày 06 tháng 3 năm 2009 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (khố X) về Phơng lưu trữ Đảng Cộng Sản Việt Nam.
Hướng dẫn 02-HD/VPTW ngày 25/4/2011 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn thực hiện “Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương”.
Chỉ thị 187-CT/TW ngày 04/01/1971 của TW về việc tập trung quản lý những tài liệu văn kiện, tư liệu và hiện vật thuộc về lịch sử đảng, lịch sử cách mạng nước ta.
Cơng văn 61- VP/TW ngày 06/4/1971 của Văn phịng TW về chế độ sưu tầm, tập trung và quản lý tài liệu lưu trữ ở các cấp bộ Đảng.
Quyết định 89-QĐ/TW ngày 19/05/1989 về việc quản lý tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của chủ tịch Hồ Chì Minh.
Quyết định 94-QĐ/TW ngày 10/10/1989 về phơng lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh. Quyết định 02- QĐ/LT ngày 17/07/1992 của Cục lưu trữ VPTW về danh sách các phông, sưu tập lưu trữ hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ TW Đảng...
Những văn bản trên và sự triển khai thực hiện trong thời gian gần đây cho phép đề tài có được cơ sở để xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ TW Đảng.
Theo tinh thần Quyết định 210-QĐ/TW ngày 06/3/2009 về Phông lưu trữ Đáng Cộng sản Việt nam, thuộc thẩm quyền thu thập vào kho lưu trữ TW Đảng gồm có : các cơ quan lãnh đạo của Đảng ở TW; các ban tham mưu giúp việc BCHTW; các Đảng uỷ, Đảng Đoàn; các cơ quan này trong quá trình hoạt động hình thành những tài liệu có giá trị phản ánh rõ nét chức năng, nhiệm vụ của mình và những chủ trương, chính sách lớn của Đảng, những đổi thay của đất nước qua các thời kỳ lịch sử. Như vậy, các cơ quan đơn vị hình thành phơng giữ vị trí càng cao trong bộ máy tổ chức các cơ quan Đảng thì tài liệu sản sinh ra càng có giá trị cao về mọi mặt của đời sống xã hội, của đất nước. Đây cũng là mục tiêu được xác định để lựa chọn nguồn nộp lưu và cũng là biện pháp có hiệu quả nhất cho cơng tác bổ sung, thu thập tài liệu vào Kho lưu trữ TW.
Tuy nhiên, trong quá trình nghiên cứu xây dựng các danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ TW, một thực tế đặt ra là có những cơ quan thuộc phạm vi quản lý tài liệu của Kho lưu trữ TW Đảng, nhưng tài liệu hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ chuyên ngành (Đảng uỷ Quân sự Trung ương, Đảng uỷ Cơng an Trung ương), có cơ quan vừa trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban Chấp hành Trung ương, BCT, BBT, vừa chịu sự quản lý của Nhà nước (Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh), các Ban Cán sự đảng trực thuộc TW đã nộp được một phần tài liệu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, cịn các tổ chức chính trị- xã hội, hoặc các doanh nghiệp vẫn đang tự bảo quản tài liệu của mình.
Ngồi ra, gần đây VPTW đã ban hành một số văn bản như : Quy định số 33- QĐ/VPTW, ngày 28/3/2014 của Văn phịng Trung ương Đảng về cơng tác văn thư ở Văn phịng Trung ương Đảng; Cơng văn số 45-CV/VPTW/nb, ngày 10/01/2008 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc hướng dẫn lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành;Quyết định số 610-QĐ/VPTW, ngày 24/3/2003 của Văn phòng Trung ương Đảng về Danh mục hồ sơ mẫu của Văn phòng Trung ương Đảng; Quyết định số 3623- QĐ/VPTW, ngày 26/5/2014 của Văn phòng Trung ương Đảng về ban hành danh mục hồ sơ mẫu của các đơn vị, tổ chức trực thuộc VPTW Đảng; Quy định 3515-QĐ/VPTW, ngày 9/11/2009 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng, Quy định số 444-QĐ/VPTW, ngày 01/12/2011 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc lập hồ sơ, nộp lưu, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ hiện hành; Quy định số 210 QĐ/TW, ngày 06/3/2009 của Ban Bí thư về Phơng Lưu trữ Đảng Cộng Sản Việt Nam... Hầu hết những văn bản này đều đề cập đến công tác lập hồ sơ, thu thập, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và đồng thời còn đưa ra bản danh mục hồ sơ mẫu cho một số đơn vị thuộc VPTW. Đây chính là cơ sở pháp lý cho vấn đề thu thập