- Cơ cấu tổ chức của VPTW gồm:
b) Các doanh nghiệp:
2.1. Sự chỉ đạo của lãnh đạo VPTW Đảng và lãnh đạo các doanh nghiệp đối với công tác lƣu trữ và công tác thu thập, bổ sung tài liệu
đối với công tác lƣu trữ và công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập tài liệu là q trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định nước [5,tr.130].
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu cịn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hồn thiện phơng lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo những quy định hiện hành của Nhà nước nước [5,tr.130].
Thu thập và bổ sung tài liệu là công việc thường xuyên của lưu trữ cơ quan, và góp phần hoàn thiện và tối ưu hoá thành phần tài liệu của Phông lưu trữ ĐCSVN. Làm tốt công tác thu thập và bổ sung tài liệu vừa tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ lại vừa thực hiện tốt nguyên tắc tập trung thống nhất tài liệu.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành thường xuyên và đúng thời hạn sẽ tránh được tình trạng mất mát tài liệu, giúp cho phông lưu trữ cơ quan ngày càng hồn thiện. Nếu cơng tác bổ sung tài liệu khơng được thực hiện tốt dẫn đến tình trạng tài liệu quan trọng không được thu thập đầy đủ, từ đó sẽ gây ra những tổn hại lớn cho cơ quan.
Mặt khác, tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan cịn phản ánh rõ nét những thành tựu mà cơ quan đã đạt được, phản ánh đường lối lãnh đạo của Đảng và Nhà nước trong thời kỳ đổi mới. Do vậy, thu thập và bổ sung đầy đủ tài liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị, bộ phận thuộc nguồn nộp lưu vào Phông lưu trữ ĐCSVN là nhiệm vụ cấp thiết và cần phải được triển khai, tiến hành.
Trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo VPTW Đảng về công tác lưu trữ sẽ bao gồm những vấn đề cụ thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của công tác này như : nhận thức của lãnh đạo - nhân viên về công tác thu thập bổ sung tài liệu, ban hành các văn bản chỉ đạo, tổ chức cán bộ chuyên trách, đầu tư cơ sở vật chất cho việc tiếp nhận, bảo quản tài liệu lưu trữ được thu thập và tổ chức kiểm tra cơng tác lưu trữ…
Có thể nói, nhận thức của lãnh đạo và cán bộ nhân viên đang làm việc tại
các cơ quan, tổ chức, các doanh nghiệp thuộc VPTW về một số lĩnh vực nhất định cũng có ý nghĩa quyết định đối với sự phát triển và thành cơng của lĩnh vực đó. Nếu lãnh đạo nhận thức đúng đắn và đầy đủ về tầm quan trọng cũng như ý nghĩa của công tác thu thập, bổ sung tài liệu nhằm phục vụ các lợi ích lâu dài thì sẽ góp phần to lớn trong việc hồn thiện Phơng lưu trữ ĐCS, lưu giữ được kho thông tin quý giá phục vụ hoạt động của cơ quan Đảng cũng như các mục đích chính đáng khác nhau. Ngược lại nếu khơng có sự nhận thức, quan tâm đúng mức thì chúng ta sẽ đánh mất đi khối lượng “di sản” quý báu, thậm chí làm ảnh hưởng đến sự ổn định, phát triển của các cơ quan tổ chức Đảng khi tài liệu không được lưu trữ, bảo quản chặt chẽ.
Từ thực tế khảo sát chúng tôi nhận thấy lãnh đạo VPTW Đảng, lãnh đạo các đơn vị, tổ chức hay các doanh nghiệp thuộc VPTW cũng như các công chức, viên chức đều đã có những nhận thức cơ bản về giá trị và vai trị của tài liệu lưu trữ, cơng tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ trong hiện hành, lưu trữ lịch sử trong quá trình làm việc. Điều này có thể nhìn thấy thơng qua việc VPTW Đảng đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ, về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quy định về thu thập tài liệu vào kho lưu trữ VPTW hay đã đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, phòng kho cho lưu trữ như : giá tủ hiện đại, phòng kho chuyên
dụng đầy đủ thiết bị tiên tiến để bảo quản tài liệu mật, tài liệu về công nghệ, tài liệu ĐH Đảng...
Trong hoạt động xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, mặc dù lãnh
đạo VPTW đã có nhiều quan tâm đổi mới nhưng chưa xây dựng và ban hành được một văn bản quy định về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ VPTW. Thực tế, không chỉ trong hệ thống lưu trữ Đảng và hệ thống Lưu trữ Nhà nước, nhiều cơ quan hành chính nhà nước lẫn các doanh nghiệp nhà nước cũng chưa xây dựng được các văn bản quy định về chế độ nộp lưu, thu thập tài liệu lưu trữ. Vì vậy, việc ban hành những văn bản mang tính chiến lược nhằm đưa cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho Lưu trữ VPTW đi vào nề nếp, đồng bộ là việc mà lãnh đạo VPTW cũng như lãnh đạo các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp thuộc VPTW nên quan tâm và chú ý hơn.
Hiện nay, Quốc hội đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến tài liệu hình thành trong các doanh nghiệp như : Luật Doanh nghiệp 2005, Luật Kế toán... Bên cạnh những văn bản này, các văn bản luật quy định về công tác lưu trữ tài liệu cũng được ban hành khá nhiều và chi tiết như : hai bản Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 1982 và 2001, Nghị định 111/NĐ-CP, Luật Lưu trữ, Nghị định 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ... Quy định số 33-QĐ/VPTW, ngày 28-3-2014 của Văn phòng Trung ương Đảng quy định về công tác văn thư ở Văn phòng Trung ương Đảng, trong đó Điều 23 đã có quy định rõ về lập và nộp lưu hồ sơ; Công văn số 45-CV/VPTW/nb, ngày 10-01-2008 của VPTW Đảng về việc hướng dẫn lập và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hiện hành; Quyết định số 3623- QĐ/VPTW, ngày 26/05/2014 của VPTW Đảng về việc ban hành Danh mục hồ sơ mẫu của các đơn vị, tổ chức trực thuộc VPTW Đảng; Quy định 3515-QĐ/VPTW, ngày 09/11/2009 của VPTW Đảng về Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành ở VPTW... Như vậy, thông qua hệ thống các văn bản liên quan đến cơng tác lưu trữ nói chung và cơng tác thu thập bổ sung tài liệu nói riêng, chúng tơi nhận thấy sự quan tâm bước đầu của Đảng và Nhà nước về lĩnh vực lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, để xây dựng và ban hành được một văn bản quy định về công tác lưu trữ doanh nghiệp có vốn đầu tư của Nhà nước thì hiện nay ở cả Lưu trữ Nhà nước và Lưu trữ Đảng đều chưa làm được.
Có thể nói, với vai trị và tầm quan trọng của công tác lưu trữ tài liệu thì các doanh nghiệp cũng như các cơ quan, đơn vị trực thuộc VPTW hiện nay cần phải tiến hành xem xét, nghiên cứu và ban hành những văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động của mình. Việc ban hành các văn bản chỉ đạo này là trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp này. Nó có ý nghĩa tạo hành lang pháp lý về cơng tác lưu trữ nói chung và tạo cơ sở cho cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành đầy đủ, thường xuyên, có chất lượng và đồng bộ nói riêng.
Về nhân lực cán bộ chuyên trách đảm nhận công tác lưu trữ các đơn vị trực thuộc VPTW đều là những người được đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ tại các cơ sở đào tạo và am hiểu chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, cơ quan mình.
Ngồi ra, để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, lãnh đạo VPTW đã quan tâm, chú trọng hơn trong đầu tƣ trang thiết bị, cơ sở vật chất. Hệ thống kho bảo quản khá thoáng mát, sạch sẽ, hiện đại với đầy đủ các máy móc thiết bị cần thiết cho việc bảo quản, lưu giữ tài liệu. Trong kho lưu trữ được trang bị đầy đủ các máy móc hỗ trợ cho cơng tác bảo quản được hiệu quả : máy tu bổ phục chế tài liệu, máy hút bụi, máy điều hồ, biển báo cháy nổ, bình chữa cháy, các cặp hộp phục vụ cho lưu trữ tài liệu cũng được trang bị khá đúng quy chuẩn chung...
Tại các doanh nghiệp thuộc sự quản lý của VPTW, dưới sự chỉ đạo của VP về công tác văn thư lưu trữ nên nhiều năm qua các doanh nghiệp này cũng đã có sự thay đổi và đầu tư khá nhiều cho lưu trữ doanh nghiệp mình. Cụ thể:
Các doanh nghiệp đều quan tâm bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan : Cơng ty Hồ Tây bố trí 01 biên chế làm công tác lưu trữ, 01 biên chế làm công tác văn thư; Công ty In Tiến Bộ bố trí 01 biên chế làm cơng tác văn thư, lưu trữ; Cơng ty An Phú bố trí 01 cán bộ chuyên trách công tác văn thư – lưu trữ, các chi nhánh thành viên bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm. Cán bộ làm công tác văn thư của Công ty Hồ Tây đã qua đào tạo cơ bản về trung cấp văn thư – lưu trữ, cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ của Công ty In Tiến bộ đã qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn về công tác văn thư - lưu trữ.
Cả 3 doanh nghiệp đều đã quan tâm ban hành các văn bản quy định về công
tác văn thư, lưu trữ trong tồn cơng ty : Cơng ty In Tiến bộ ban hành Quy định số 14- QĐ/ITB, ngày 25/02/2009 về công tác văn thư, ứng dụng Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001 : 2008 vào tất cả các quy trình cơng việc trong cơ quan, trong đó cơng tác văn thư, quản lý hồ sơ, tài liệu được thực hiện theo 3 quy trình : Quy trình kiểm sốt hồ sơ, Quy trình kiểm sốt cơng văn, Quy trình kiểm sốt tài liệu; Cơng ty Hồ Tây ban hành Quy định số 355-QĐ/CTHT ngày 01/8/2013 về công tác văn thư, lưu trữ. Công ty An Phú ban hành Quy chế làm việc số 236-QC/APC, ngày 01/8/2013, tại Điều 15 có quy định về cơng tác lưu trữ, bảo mật của cơ quan.
Nhờ có sự chỉ đạo thường xuyên của lãnh đạo VPTW và sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo các doanh nghiệp nên cơ bản công tác lưu trữ của các doanh nghiệp này đã có những chuyển biến tích cực. Hiện nay, Công ty Hồ Tây, Công ty In Tiến bộ đã nối mạng LAN trong nội bộ công ty, kết nối với mạng thông tin diện rộng của Đảng; công ty In Tiến bộ đang ứng dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến để đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến. Công ty An Phú sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ riêng để quản lý hồ sơ cán bộ của công ty và chi nhánh APSC.
Các doanh nghiệp đều quan tâm trang bị hệ thống sổ đăng ký, quản lý văn bản đi, đến của công ty, tổ chức Đảng, đồn thể trong cơng ty, sổ ghi biên bản họp Ban Giám đốc, họp giao ban công ty. Văn bản đi, đến được đăng ký, quản lý chặt chẽ : cho số văn bản theo năm, chung cho tất cả văn bản (Công ty Hồ Tây) hoặc cho số văn bản theo năm và theo từng thể loại văn bản (Công ty In Tiến Bộ, Công ty An Phú). Tài liệu do công ty ban hành được lưu giữ đầy đủ ở văn thư. Công tác lập hồ sơ công việc được thực hiện khá tốt đối với các khối tài liệu : chứng từ kế toán, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu về sản xuất kinh doanh, tài liệu về công tác tổ chức, cán bộ, tài liệu do công ty ban hành.
Các doanh nghiệp hiện đang lưu giữ một số lượng khá lớn hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp trừ khi thành lập đến nay:
+ Công ty Hồ Tây: khoảng 170 mét giá; + Công ty In Tiến Bộ: khoảng 150 mét giá.
Các doanh nghiệp đã thực hiện việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị đối với khối chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế tốn. Các doanh nghiệp đều bố trí kho tàng và giá, thùng, cặp để bảo quản tài liệu. Công ty Hồ Tây quan tâm bố trí kho riêng để bảo quản tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu kế tốn; Cơng ty An Phú bố trí phịng kho riêng ở Văn phịng cơng ty để bảo quản tài liệu của công ty và của chi nhánh APSC (từ năm 1977 về trước), bố trí phịng kho bảo quản tài liệu tại chi nhánh APSC. Các phịng kho bảo quản tài liệu ở Cơng ty Tây Hồ và Công ty An Phú đều được trang bị điều hồ, quạt thơng gió, phương tiện phịng chống cháy, nổ. Cơng ty In Tiến bộ cũng bố trí phịng kho riêng để bảo quản tài liệu chung của cơng ty, chứng từ kế tốn, tài liệu về thẩm định, mua bán và phân phối vật tư.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đã đạt được thì hiện nay cơng tác lưu trữ ở các doanh nghiệp cũng còn nhiều hạn chế. 2/3 cơng ty chưa thật sự quan tâm bố trí cán bộ đã qua đào tạo chính quy về cơng tác văn thư, lưu trữ để đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan: Cán bộ văn thư lưu trữ của Công ty In Tiến Bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành triết, cán bộ của Công ty An Phú được đào tạo đại học chuyên ngành tài chính - kế tốn. Việc cho số văn bản đi của Cơng ty Hồ Tây, Công ty In Tiến Bộ chưa thật sự khoa học. Văn thư của các công ty chưa lưu được đầy đủ bản gốc các văn bản do công ty ban hành.
+ Các hồ sơ về hoạt động chung của doanh nghiệp chưa được quan tâm lập đầy đủ (hồ sơ về các hoạt động sơ kết, tổng kết của doanh nghiệp, hồ sơ biên soạn lịch sử doanh nghiệp, hồ sơ về các cuộc làm việc của các cơ quan có liên quan với lãnh đạo doanh nghiệp, hồ sơ về các đợt sắp xếp tổ chức bộ máy của cơng ty…).
+ Hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc chưa được giao nộp về bộ phận lưu trữ của doanh nghiệp định kỳ hằng năm, hiện nay vẫn còn lưu giữ phân tán tại các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp.
+ Việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý văn bản đi, đến trên mạng ở các doanh nghiệp còn chậm : Văn thư ở công ty Hồ Tây chưa được trang bị
đủ máy vi tính; Cơng ty An Phú chưa kết nối với mạng thông tin diện rộng của Đảng; Văn thư của Công ty In Tiến Bộ và Công ty An Phú mới chỉ nhập được thông tin cấp 2 đối với văn bản đi, văn bản đến. Cả ba công ty đều chưa tiến hành việc xử lý văn bản trên mạng theo các phần mềm ứng dụng chung trong các cơ quan, tổ chức Đảng
+ Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp hiện đang lưu giữ tại Văn phòng các doanh nghiệp chưa được chỉnh lý khoa học, gây khó khăn cho cơng tác quản lý và phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
+ Việc bố trí kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ chưa thật sự đáp ứng yêu cầu: Cơng ty In Tiến Bộ bố trí một phịng kho nhỏ (khoảng 15 m2) ở tầng 1, khơng có điều hồ nhiệt độ, cửa khơng kín, tài liệu bó gói, để chồng chất trên các giá