- Tài liệu của Ban Tài chính Quản trị TW, UBND TP Hà Nội, Công ty In Tiến
3.4. Phƣơng pháp xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lƣu vào kho lƣu trữ TW Đảng
nghiệp thuộc nguồn nộp lƣu vào kho lƣu trữ TW Đảng
Khi xây dựng, biên soạn bảng danh mục thành phần tài liệu chúng tôi vận dụng và dựa trên nguyên tắc chủ đạo là nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc tổng hợp và toàn diện, thể hiện ở chỗ thành phần tài liệu được xác định trên cơ sở thực tế hoạt động của doanh nghiệp, phản ánh được đầy đủ bao quát các lĩnh vực hoạt động của Đảng. Bên cạnh đó, chúng tơi cũng căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của các doanh nghiệp là nguồn nộp lưu; căn cứ vào tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của doanh nghiệp đó để xác định phạm vi tài liệu cần nộp lưu vào Kho lưu trữ TW Đảng.
Phương pháp xây dựng bản danh mục thành phần tài liệu được áp dụng là khảo sát thực tế thành phần tài liệu trong kho lưu trữ của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu; so sánh, phân tích thành phần tài liệu của các cơ quan trong cùng hệ thống tổ chức Đảng; lựa chọn cách trình bày bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng.
Để có bản danh mục thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ TW Đảng một cách chính xác, khoa học thì cần phải xây dựng danh mục thành phần tài liệu theo đúng trình tự nhất định. Quy trình lập danh mục này có thể được tiến hành bởi bộ phận làm công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Cục Lưu trữ TW Đảng. Các cán bộ làm nhiệm vụ giúp lãnh đạo Cục trong việc thực hiện lập danh mục tài liệu thuộc nguồn nộp lưu của các doanh nghiệp kể tên trên. Bộ phận này có thể phối hợp với bộ phận Văn phòng của các doanh nghiệp để thực hiện nhiệm vụ, bởi chính các cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư lưu trữ tại các doanh nghiệp này mới hiểu rõ về quá trình hình thành tài liệu và tài liệu nào là tài liệu thực sự có giá trị lâu dài. Sau đó, tổ chức tiến hành khảo sát tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các doanh nghiệp này để có cơ sở thực tế cho việc xây dựng danh mục tài liệu cho phù hợp với yêu cầu thực tế. Bước tiếp theo sau khi khảo sát chính là tiến hành dự thảo danh mục
thành phần tài liệu rồi gửi bản dự thảo xuống các doanh nghiệp để được góp ý kiến chỉnh sửa và bổ sung. Cuối cùng là trình lãnh đạo xem xét và phê duyệt, quyết định ban hành bản danh mục này. Cách làm như vậy sẽ tiết kiệm được về thời gian nhưng lại có hạn chế, đó là : các cán bộ được giao nhiệm vụ xây dựng bản danh mục thành phần tài liệu của Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây, Công ty In Tiến Bộ chắc chắn sẽ chưa thể nào hiểu được đầy đủ tình hình thực tế hoạt động và tài liệu của doanh nghiệp. Họ không thể nào bao quát hết được các nhiệm vụ của doanh nghiệp đó. Vì vậy bản danh mục tài liệu đưa ra có thể chưa chính xác và cần tiếp tục phải bổ sung, chỉnh sửa.
Tuy nhiên, bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng cũng có thể xây dựng theo một cách khác, đó là các cán bộ văn thư lưu trữ của doanh nghiệp căn cứ trên bảng danh mục hồ sơ dự kiến hàng năm đã xây dựng, trên cơ sở tài liệu đã thu được từ các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp để lập bảng danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Sau khi đã lên được bản danh mục này thì chuyển xin ý kiên các phịng,các bộ phận trong doanh nghiệp; Hoàn thiện danh mục trên cơ sở ý kiến của các phòng, ban, bộ phận trong doanh nghiệp và trình lãnh đạo doanh nghiệp duyệt;
Sau khi Danh mục thành phần tài liệu của ba doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ TW Đảng được Lãnh đạo VPTW ban hành sẽ chuyển về Cục Lưu trữ VPTW Đảng – là nơi tiến hành thu thập tài liệu của các doanh nghiệp này. Thực tế xây dựng danh mục thành phần tài liệu theo cách này có nhiều ưu điểm vượt trội hơn cách thứ nhất. Nó hợp lý bởi lẽ chính cán bộ lưu trữ, cán bộ chuyên môn của doanh nghiệp sẽ là những người nắm rõ và hiểu một cách đầy đủ nhất về chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp mình từ đó họ biết một cách chính xác q trình hình thành tài liệu và giá trị của từng tài liệu. Khi đó, bản dự thảo danh mục thành phần tài liệu này sẽ đầy đủ, chính xác hơn rất nhiều so với bản dự thảo do cán bộ làm nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu của Cục Lưu trữ TW Đảng lập ra, và các hồ sơ, tài liệu trong bản danh mục này chắc chắn cũng sẽ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ chính cũng như các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, hầu như trong thực tế, mặc dù cách làm này có những ưu điểm nhất định nhưng chủ yếu liên quan đến việc xây dựng danh mục thành phần tài liệu để phục vụ cho công tác thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan hay lưu trữ lịch sử, người ta đều thường áp dụng cách thứ nhất. Do vậy, khi xây dựng danh mục thành phần tài liệu cho ba doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ TW Đảng chúng tôi tiến hành theo cách này. Về cơ bản, quy trình xây dựng danh mục thành phần tài liệu tuân thủ theo một số bước nghiệp vụ như là khi xây dựng danh mục hồ sơ ở giai đoạn hiện hành.