- Cơ cấu tổ chức của VPTW gồm:
b) Các doanh nghiệp:
1.3.4. Vai trò của VPTW Đảng đối với công tác thu thập tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc
như tạo tiền đề cho việc xây dựng, hoàn thiện bảng danh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu của các doanh nghiệp này.
1.3.4. Vai trò của VPTW Đảng đối với công tác thu thập tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc nghiệp trực thuộc
Hiện nay, ở Việt Nam chưa có chế tài chặt chẽ trong việc quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp kể cả các doanh nghiệp thuộc sự quản lý của Nhà nước. Thực tế tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư của Nhà nước hiện nay việc nộp lưu tài liệu vào các Kho lưu trữ lịch sử theo quy định cũng chưa được tiến hành nghiêm túc và đồng bộ, các doanh nghiệp do VPTW quản lý cũng trong tình trạng tương tự. Do đó, trong phạm vi đề tài này chúng tôi cũng muốn khẳng định lại rằng: Tài liệu hình thành trong các doanh nghiệp cần phải được nộp lưu vào lưu trữ VPTW. Việc thu thập tài liệu của các doanh nghiệp này do phòng Lưu trữ Hiện hành của VPTW tiến hành và sau đó chuyển sang Cục Lưu trữ TW Đảng quản lý và lưu trữ lâu dài. Như vây, điều này sẽ khẳng định vai trò quản lý của VPTW đối với TLLT của các doanh nghiệp mình quản lý. Thực tế có khá nhiều văn bản luật được ban hành đã khẳng định vai trò của nhà nước đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp tư nhân: Luật Lưu trữ, Pháp lệnh lưu trữ, Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán...
Ở đây, chúng ta cần làm rõ và khẳng định lại một lần nữa: tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp là tài liệu lưu trữ quốc gia và là thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tại Điều 2 của bản Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 khẳng định: “Phơng lưu trữ quốc gia là tồn bộ tài liệu lưu trữ của
nước CHXHCNVN, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó”. Cịn tại điều 2, Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ
tin và vật mang tin. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam [34; 05]. Trong cả 02 văn bản trên đều đề cập đến tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các “tổ chức kinh tế” – nghĩa là bao gồm toàn bộ các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế của nền kinh tế quốc dân [05; 131]. Như vậy, theo tinh thần của bản Pháp lệnh Quốc gia 2001 và Luật Lưu trữ đều khẳng định thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia bao gồm tài liệu của các tổ chức kinh tế trong đó có các doanh nghiệp nhà nước.
Ngồi ra, trong Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ban hành ngày 29/12/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về chế độ lưu trữ tài liệu kế toán áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế và các hộ kinh doanh cá thể, các đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, tổ chức xã hội... Như vậy, với quy định tại văn bản này, các doanh nghiệp hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam không phân biệt lớn, nhỏ, lĩnh vực hoạt động đều phải thực hiện các quy định về lưu trữ tài liệu kế tốn hình thành trong q trình hoạt động của doanh nghiệp mình. Trong văn bản này quy định khá cụ thể các tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu giữ tại kho lưu trữ của doanh nghiệp; tài liệu khi đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ và sắp xếp theo thứ tự thời gian, đảm bảo dễ tra cứu, sử dụng. Ngoài ra văn bản cũng quy định về các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu kế toán: xác định thời hạn bảo quản tài liệu, chế độ lưu giữ, tiêu hủy tài liệu, việc khai thác sử dụng tài liệu; chế độ bảo quản tài liệu.... Như vậy, điều này cũng khẳng định rằng TL kế toán của các doanh nghiệp cũng là một trong những nội dung cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ VPTW.
Căn cứ pháp lý thứ 3 để tổ chức, quản lý TLLT của các doanh nghiệp đó chính là Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ban hành ngày 29/11/2005. Trong văn bản Luật này cũng khẳng định các doanh nghiệp khi thành lập phải tuân thủ theo các quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam. Tại điều 12 của Luật Doanh nghiệp, Nhà nước quy định cụ thể các tài liệu mà doanh nghiệp cần lưu giữ tại trụ sở của mình. Bao gồm: Điều lệ cơng ty, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, văn bằng bảo hộ quyền sở hữu, giấy đăng ký chất lượng sản phẩm; Tài liệu xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty; Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, HĐQT của doanh nghiệp; Bản báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra; Sổ kế tốn, báo cáo tài chính... Như vậy, theo quy định của Luật Doanh nghiệp, tất cả
các doanh nghiệp khi đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam đều có quyền chủ động trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng đều phải dựa trên cơ sở pháp luật Việt Nam trong đó phải tuân thủ chế độ lưu trữ tài liệu mà trong các văn bản luật có quy định liên quan.
Tuy nhiên, do đặc thù hoạt động của các doanh nghiệp là kinh doanh, buôn bán nên việc sử dụng tài liệu phục vụ cho quá trình hoạt động của mình là mang tính thường xun. Vì vậy, trong quá trình thu thập tài liệu chúng ta cũng cần xác định nhóm tài liệu nào doanh nghiệp cần giao nộp vào lưu trữ VPTW, tài liệu nào giữ lại phục vụ quá trình hoạt động của doanh nghiệp nhưng khi giữ lại cần có báo cáo cụ thể về khối lượng tài liệu giữ lại doanh nghiệp để VPTW Đảng có thể nắm được.
Hiện nay, một số nước khác trên thế giới người ta cũng quy định khá cụ thể trong các văn bản luật của mình về tổ chức, quản lý TLLT doanh nghiệp. Họ coi đây như là một đối tượng quản lý của các cơ quan quản lý về lưu trữ. Nhiều nước rạch ròi giữ tài liệu lưu trữ doanh nghiệp và tài liệu lưu trữ khác của Nhà nước, thậm chí họ cịn thừa nhận TLLT là thuộc sở hữu tư nhân. Họ có những biện pháp khá hiệu quả để quản lý khối tài liệu hình thành trong các doanh nghiệp, tổ chức khác. Ví dụ như Luật Liên bang Nga về công tác lưu trữ được thơng qua ngày 01/10/2004 có quy định “Thành phần phơng Lưu trữ Liên bang Nga bao gồm các phơng lưu trữ và tồn bộ tài liệu thuộc lãnh thổ Liên bang Nga, không phụ thuộc vào nguồn gốc và thời gian hình thành, tác giả tài liệu, nơi lưu giữ và hình thức sở hữu... những tài liệu này được bảo quản vĩnh viễn trên lãnh thổ Liên bang Nga” [35; 20]. Theo quy định của Luật này,
công tác lưu trữ doanh nghiệp thuộc hệ thống mạng lưới lưu trữ nhà nước. Theo đó, luật pháp Lưu trữ của Nga cũng nói rõ: “ngồi các viện Lưu trữ nhà nước ra còn được xây dựng mạng lưới lưu trữ cơ quan, đồn thể và xí nghiệp, những phịng lưu trữ này hoặc là tồn tại như những đơn vị tổ chức độc lập hoặc là đặt trong bộ phận phụ trách cơng tác văn phịng trong các cơ quan, đồn thể, xí nghiệp đó” [35; 15].
Tóm lại, chúng tôi cũng đồng ý rằng, doanh nghiệp có quyền được chủ động
trong tổ chức, quản lý TLLT của chính mình chính là cách để doanh nghiệp đó bảo vệ tài sản của mình, bảo mật thơng tin trong sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, VPTW Đảng có quyền được quản lý tài liệu của các doanh nghiệp này. Về phía Nhà nước, Nhà nước cần phải tiếp tục nghiên cứu, bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác lưu trữ của doanh nghiệp nói chung và cơng tác giao nộp tài
liệu của doanh nghiệp nói riêng để làm cơ sở cho việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử.