- Tài liệu của Ban Tài chính Quản trị TW, UBND TP Hà Nội, Công ty In Tiến
3.2. Mục tiêu xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lƣu vào kho lƣu trữ TW Đảng
nghiệp thuộc diện nộp lƣu vào kho lƣu trữ TW Đảng
Khi xây dựng và biên soạn bảng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng chúng tôi xác định 2 mục tiêu cơ bản:
Thứ nhất, bản danh mục này sẽ góp phần lưu ý những lãnh đạo doanh nghiệp là nguồn nộp lưu lưu ý đến sự hoàn chỉnh của tài liệu hình thành trong doanh nghiệp. Hiện nay, khơng riêng các doanh nghiệp mà lãnh đạo nhiều cơ quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Kho Lưu trữ TW Đảng vẫn chưa hiểu rõ được tình hình tài liệu của cơ quan, đơn vị mình trong quá trình hoạt động. Trong khi đó, chúng ta hồn tồn có thể nhìn vào bảng danh mục tài liệu để xác định được khối lượng công việc trong cơ quan đã được hoàn thiện, những cơng việc nào đã hồn thành nhưng hồ sơ tài liệu minh chứng chưa đầy đủ, từ đó yêu cầu các cá nhân giải quyết công việc phải kịp thời bổ sung tài liệu vào hồ sơ nhằm đảm bảo u cầu hồn chỉnh tài liệu trong phơng lưu trữ cơ quan.
Thứ hai, Kho lưu trữ Đảng đảm bảo được chất lượng tài liệu được nộp lưu. Khi xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu chúng tôi xác định một trong những yêu cầu, đó là thành phần tài liệu được xác định lựa chọn phải đảm bảo phản ánh đầy đủ các lĩnh vực hoạt động, nhiệm vụ chủ yếu của doanh nghiệp đó; thành phần tài liệu phải có giá trị khoa học và lịch sử, có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và 70 năm đánh giá [19,tr.22]. Do vậy, khi xây dựng bảng thành phần tài liệu phục vụ cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ TW Đảng sẽ tạo căn cứ cho các cán bộ phòng Lưu trữ Hiện hành trong q trình thực hiện nhiệm vụ của mình. Từ đó góp phần giúp cho Kho lưu trữ TW Đảng thu thập được những tài liệu thực sự có giá trị, những hồ sơ hồn chỉnh, có chất lượng để đưa vào lưu trữ, bảo quản lâu dài.
Khi xác định mục tiêu xây dựng bảng danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu cũng cần khẳng định rõ ràng rằng Phòng Lưu trữ hiện hành thuộc VPTW Đảng sẽ là đơn vị chịu trách nhiệm thu thập tài liệu của các doanh
nghiệp khi doanh nghiệp tiến hành giao nộp. Từ Phòng Lưu trữ Hiện Hành tài liệu mới được chuyển sang lưu trữ và bảo quản tại Kho lưu trữ của Cục Lưu trữ VPTW để đáp ứng nhu cầu khai thác lâu dài. Do vậy, cán bộ lưu trữ của doanh nghiệp cần phải tiến hành thu thập tài liệu từ các phòng ban, đơn vị trong chính doanh nghiệp mình vào lưu trữ hiện hành của doanh nghiệp đó. Đồng thời, cán bộ căn cứ theo đúng bảng danh mục tài liệu giao nộp hàng năm của doanh nghiệp để chuẩn bị và tiến hành nộp lưu tài liệu vào lưu trữ VPTW.