- Cơ cấu tổ chức của VPTW gồm:
b) Các doanh nghiệp:
2.2.1. Thành phần và nội dung tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
ương Đảng
Một trong những nội dung chính của cơng tác lưu trữ là thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc thu thập và bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu lưu trữ; xác định
giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức công cụ tra cứu và thống kê khoa học tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu.
Thu thập và bổ sung tài liệu là công việc thường xuyên của lưu trữ cơ quan, góp phần hồn thiện và tối ưu hố thành phần tài liệu của Phơng lưu trữ cơ quan. Làm tốt công tác thu thập và bổ sung tài liệu vừa tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ lại vừa thực hiện tốt nguyên tắc tập trung thống nhất tài liệu. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành thường xuyên và đúng thời hạn sẽ tránh được tình trạng mất mát tài liệu, giúp cho phông lưu trữ cơ quan ngày càng hồn thiện. Nếu cơng tác bổ sung tài liệu khơng được thực hiện tốt dẫn đến tình trạng tài liệu quan trọng khơng được thu thập đầy đủ, từ đó sẽ gây ra những tổn hại lớn cho cơ quan.
Theo Quyết định số 210-QĐ/TW ngày 06/03/2009 của Ban Bí thư quy định về Phơng Lưu trữ ĐCSVN thì “Phơng Lưu trữ ĐCSVN là tồn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của ĐCSVN, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị - xã hội, tài liệu về nhân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội”.
Phơng Lưu trữ ĐCSVN là một bộ phận quan trọng trong Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là di sản vô cùng quý báu của Đảng và của dân tộc. Qua khảo sát thực tế chúng tôi nhận thấy hiện nay ở Kho Lưu trữ VPTW đã tiến hành thu thập và lưu trữ tài liệu gồm:
+ Tài liệu của các tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức tiền thân của các tổ chức chính trị - xã hội
+ Tài liệu của Đại hội Đảng toàn quốc và Đại hội Đảng bộ các cấp, tài liệu của các cấp uỷ Đảng, các cơ quan, tổ chức đảng, ban cán sự đảng, đảng đồn của ĐCSVN (trước kia là ĐCS Đơng Dương, Đảng Lao Động Việt Nam)
+ Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ, tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội
+ Tài liệu về hoạt động của các Đảng cộng sản và công nhân của các tổ chức và phong trào quốc tế, của các chiến sĩ cộng sản và nhân vật lịch sử quốc tế có liên quan đến Đảng
+ Tài liệu của các chế độ phong kiến, thực dân, đế quốc xâm lược và các chính quyền tai say phản động có liên quan trực tiếp đến hoạt động của Đảng ta và của các tổ chức đoàn thể cách mạng
Hiện nay, tài liệu của Phông Lưu trữ ĐCSVN đã và đang được tập trung thống nhất, quản lý chặt chẽ, chỉnh lý hồn chỉnh, hệ thống hố khoa học và được tổ chức khai thác, phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và các nhu cầu thực tiễn khác. Nhờ có sự tập trung quản lý một cách thống nhất và chặt chẽ như vậy nên đã rất thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng để phục vụ yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo thường xuyên của các cấp uỷ Đảng và yêu cầu nghiên cứu của độc giả và phục vụ nhu cầu chính đáng của cán bộ, đảng viên và nhân dân.
Hiện nay, ở VPTW Đảng công tác thu thập tài liệu vào kho lịch sử được thực hiện về cơ bản đúng kế hoạch, đúng thủ tục, chính xác, đảm bảo chất lượng các hồ sơ tài liệu nhập vào kho với hơn 1.000 cặp tài liệu, hơn 15.000 hồ sơ cán bộ, 2.546 băng ghi âm. Theo báo cáo tổng kết năm Cục Lưu trữ VPTW ban hành ngày 20/12/2013, trong năm 2013 Cục đã tổ chức sưu tầm tài liệu về quan hệ Việt Nam – Cam-pu-chia tại 4 tỉnh Tây Nguyên được 115 tài liệu. Kho Lưu trữ hiện hành thu thập trong năm 2013 được 2.541 cặp ba dây tài liệu, tăng gần gấp đôi so với năm 2012 và đã hạn chế đáng kể tình trạng tài liệu chưa được lập hồ sơ khi giao nộp vào lưu trữ hiện hành [10,tr.6]
Nhập tài liệu của một số phông chỉnh lý hoàn chỉnh vào Kho Lưu trữ TW như: Phơng đồng chí Đào Duy Tùng, Ban Khoa giáo Trung ương (2001-2006), Ban Tài chính - Quản trị Trung ương (1997-2001) (2006-2007), Ban Kinh tế Trung ương
(1996-2006), Ban Nội chính trị Trung ương (2001-2006), Đảng uỷ khối kinh tế, Đảng uỷ khối I các cơ quan Trung ương, Ban Bảo vệ Chính trị nội bộ (khối TL mật thám Pháp) [10,tr.8]
Nhìn chung, trong những năm qua phần lớn các cơ quan tổ chức Đảng trực thuộc TW đã có ý thức nộp lưu tài liệu chuyển vào kho Lưu trữ TW Đảng. Các cơ quan, tổ chức đảng khi đã giải thể đã chuyển giao tài liệu vào Kho lưu trữ TW để bảo quản. Các tài liệu thu thập được tương đối đầy đủ, phản ánh được quá trình hoạt động và phát triển của các cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu tài liệu
Tuy nhiên, một số cơ quan thuộc TW Đảng khi đã giải thể vẫn chưa giao nộp tài liệu vào kho Lưu trữ TW Đảng; hoặc một số cơ quan, tổ chức đang hoạt động nhưng thuộc diện nộp lưu tài liệu vào kho Lưu trữ TW Đảng nhưng chưa tổ chức nộp lưu. Bên cạnh đó, tình trạng một số cơ quan đã nộp lưu tài liệu vào Kho Lưu trữ TW Đảng nhưng cịn chưa đầy đủ, thậm chí những tài liệu quan trọng phản ánh các hoạt động như hồ sơ hội nghị, các báo cáo tổng kết cơng tác, các đề tài nghiên cứu... cịn chưa tiến hành giao nộp mà 3 doanh nghiệp: Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây, Công ty In Tiến Bộ là một ví dụ điển hình.
Ngun nhân là do TW Đảng chưa có hệ thống văn bản chặt chẽ, đầy đủ, tồn diện về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ của Đảng. Mặc dù chúng ta đã ban hành được
Danh mục hồ sơ mẫu của các đơn vị, tổ chức trực thuộc VPTW Đảng kèm theo Quyết
định số 3623-QĐ/VPTW ngày 26/05/2014 và nghiệm thu đề tài Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho Lưu trữ TW Đảng của tác giả Nguyễn Lệ Nhung (chủ nhiệm đề tài) năm 2000 nhưng cũng
chưa khắc phục được tình trạng các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu chưa chủ động lựa chọn tài liệu để nộp lưu vào Kho Lưu trữ TW Đảng. Ngồi ra, Kho Lưu trữ TW Đảng cịn chưa được khẳng định rõ ràng về pháp lý trong việc thực hiện nhiệm vụ thu thập tài liệu đặc biệt của các doanh nghiệp trực thuộc sự quản lý của VPTW. Hơn nữa, nhận thức về vai trị, vị trí, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ của một số lãnh đạo, cán bộ lưu trữ chưa cao.
Như vậy, hiện nay thì vấn đề thu thập tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của VPTW Đảng, của các cơ quan, tổ chức Đảng để bảo quản thống nhất tại Kho Lưu trữ
TW Đảng là điều cần thiết. Nếu tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng đều được thu thập đầy đủ về khối lượng và có chất lượng sẽ là nguồn tài sản quý giá, nguồn sử liệu chính xác, là thơng tin đáng tin cậy phục vụ đắc lực cho quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng, cho các đồng chí lãnh đạo Đảng... Do đó, trách nhiệm của các cơ quan đơn vị hình thành nên tài liệu cần phải có ý thức lưu giữ, bảo quản nguồn thông tin tài liệu và tuân thủ chế độ giao nộp đầy đủ vào Lưu trữ VPTW Đảng để thơng tin trở thành sản phẩm có chất lượng, có giá trị tích cực để giúp con người giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ mà Đảng đã giao phó.