- Tài liệu của Ban Tài chính Quản trị TW, UBND TP Hà Nội, Công ty In Tiến
2.4. Đánh giá, nhận xét
Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc của Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh
tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lý tài chính, tài sản của cơ quan Đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. Vì vậy, tài liệu được sản sinh ra trong q trình hoạt động có nội dung rất đa dạng và phong phú với khối lượng lớn, phản ánh tồn bộ q trình hoạt động của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng. Việc lập và quản lý hồ sơ, tài liệu đang hình thành trong hoạt động của cơ quan (lập hồ sơ hiện hành) là một nội dung có ý nghĩa quan trọng và là một trong những công việc chủ yếu của công tác văn thư. Việc lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng đã được quy định và hướng dẫn trong một số văn bản của Đảng, Nhà nước và của Văn phịng Trung ương. Nhưng trên thực tế, cơng tác lập, lưu và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Văn phòng Trung ương vẫn còn nhiều hạn chế.
Theo quy định của Văn phịng Trung ương thì hết năm, sau khi giải quyết xong công việc, văn thư cơ quan và các đơn vị trực thuộc cũng như các cán bộ, nhân viên phải lập hồ sơ hiện hành để nộp vào lưu trữ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy vẫn còn nhiều bất cập cần phải được điều chỉnh đặc biệt là ở các cơ quan đơn vị VPTW chưa thu được tài liệu như 3 doanh nghiệp (Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây, Công ty In Tiến Bộ), vì thơng thường đến cuối năm các đơn vị cũng như cán bộ, nhân viên không thể lập được hồ sơ hiện hành do nhiều lý do khách quan và chủ quan như : thời gian không đảm bảo, khối lượng tài liệu lớn, chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ không đáp ứng yêu cầu. Từ đó dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu, trong quá trình giải quyết cơng việc cần tra tìm sẽ gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc, quản lý văn bản không chặt chẽ, gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ.
Thực tế, đối với công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ của chính các doanh nghiệp hiện nay về cơ bản cũng chưa thực hiện được ở cả 3 doanh nghiệp. Mặc dù theo quy định của Nhà nước là sau khi kết thúc cơng việc 1 năm thì tài liệu phải được lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ doanh nghiệp. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế chúng tôi nhận thấy các doanh nghiệp chưa thực hiện được quy định này. Mặc dù trong thời gian gần đây, các phòng ban, bộ phận thuộc các doanh nghiệp sau khi giải quyết công việc đã lập hồ sơ sơ bộ : cho tài liệu vào bìa hồ sơ và biên mục bên ngồi.
Những hồ sơ này về cơ bản đã đảm bảo tính thống nhất và gắn kết về mặt nội dung, phản ánh quá trình giải quyết cơng việc, nhưng cơ bản là để tại các phịng ban, tài liệu chủ yếu được lưu giữ ở trong các file kẹp tài liệu và để vào trong tủ thường, không kiểm soát được tài liệu thiếu hay đủ. Đây cũng trở thành lý do khiến công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại các doanh nghiệp không đủ cơ sở để tiến hành. Thực trạng này dẫn đến hệ quả là tài liệu bị mất hoặc hư hỏng rất nhiều, gây ảnh hưởng không nhỏ tới việc chỉnh lý tài liệu và công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan. Do đó, trong thời gian tới các doanh nghiệp cần chú ý quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ. Nếu các doanh nghiệp không tiến hành thu thập bổ sung tài liệu để thống nhất quản lý và bảo quản trước hết tại kho lưu trữ của doanh nghiệp mình thì sẽ làm thất thốt nguồn tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp này.
Nguyên nhân khiến bản thân các doanh nghiệp hiện nay chưa thu thập tài liệu đưa vào lưu trữ doanh nghiệp mình, như chúng tơi đánh giá ở trên, là do các doanh nghiệp chưa quan tâm thực sự tới cơng tác lưu trữ, nên chưa có các văn bản sát sao với vấn đề thu thập bổ sung tài liệu vào bảo quản tại lưu trữ cơ quan. Ngoài ra,nguyên nhân cơ bản nhất chính là ý thức tài liệu lưu trữ của phòng ban nào là tài sản của phòng ban đó, nó phục vụ cho cơng việc của họ nên tồn tại suy nghĩ tài liệu phải được bảo quản tại chính phịng ban, đơn vị họ sẽ thuận tiện cho việc khai thác thông tin trong quá trình giải quyết cơng việc. Như vậy, trong 3 doanh nghiệp hiện nay mỗi phòng ban, đơn vị đang là một kho lưu trữ nhỏ, tự bảo quản, quản lý, lưu giữ tài liệu của mình.
Vế phía VPTW, cơng tác thu thập tài liệu, giao nộp tài liệu vào Kho Lưu trữ TW Đảng hiện vẫn chưa thực hiện được đầy đủ đối với 3 doanh nghiệp này là do:
Thiếu các công cụ mang tính pháp lý cho việc thu thập tài liệu: chưa có văn
bản cụ thể hướng dẫn xác định nguồn và thành phần tài liệu các doanh nghiệp này cần nộp lưu vào kho lưu trữ VPTW. Những văn bản đã ban hành về công tác sưu tầm, tập trung tài liệu có những điểm chưa thật cụ thể, chưa đầy đủ và chưa thống nhất. Ví dụ: Quyết định 210-QĐ/TW ngày 06/3/2009 của BBTTW về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam chưa thật cụ thể. Ngay cả các văn bản được ban hành gần đây như Duy định số 33-QĐ/VPTW ban hành ngày 28/03/2014, Quyết định số 3623-QĐ/VPTW ban hành ngày 26/05/2014... cũng không đề cập cụ thể về công tác
giao nộp tài liệu của các doanh nghiệp hoặc cũng chưa nhắc đến việc xây dựng danh mục thành phần tài liệu cho các doanh nghiệp này làm cơ sở để thực hiện giao nộp. Vì vậy, VPTW đã gặp nhiều khó khăn trong q trình triển khai thực hiện thu thập tài liệu hàng năm đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, chứ không riêng đối với tài liệu của 3 doanh nghiệp này.
Nhận thức về vai trị, vị trí, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và cơng tác lưu trữ của
một số cán bộ lãnh đạo và cán bộ nghiệp vụ tại các doanh nghiệp hiện nay cịn hạn chế dẫn đến cơng tác lưu trữ tài liệu của các doanh nghiệp chưa có được quan tâm đầu tư đúng mức. Vì vậy, cũng là khó khăn cho VPTW trong q trình triển khai thu thập tài liệu hàng năm tại các đơn vị này.
Hiện nay, bên cạnh tài liệu của 3 doanh nghiệp trên vẫn còn tài liệu của một số cơ quan, tổ chức mà VPTW chưa thu thập được như Mặt trận Tổ quốc, TW đoàn thanh niên, Hội Phụ nữ, Hội Cựu chiến binh... Ngun nhân chính là VPTW chưa có sự hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở thường xuyên và triệt để đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu của mình trong q trình thực hiện các nghiệp vụ cơng tác lưu trữ nói chung và đối với vấn đề giao nộp, bổ sung tài liệu vào Kho lưu trữ TW nói riêng.
VPTW cũng thiếu các hình thức khen thưởng, xử phạt cụ thể trong việc tổ chức thực hiện công tác giao nộp, bổ sung tài liệu. Mấy năm trở lại đây, Cục Lưu trữ VPTW Đảng sau khi thu thập tài liệu giao nộp đã có báo cáo kết quả, trong đó có nêu rõ những đơn vị điển hình làm tốt và những đơn vị chưa làm tốt. Song, lãnh đạo VPTW cũng chưa có các biện pháp mạnh để biểu dương những đơn vị, cá nhân đã thực hiện tốt và phê bình, nhắc nhở hay tính vào thành tích thi đua cuối năm đối với những đơn vị, cá nhân chưa thực hiện tốt việc giao nộp tài liệu nên nhiều cơ quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu của VPTW vẫn chưa có ý thức lưu giữ, bảo quản thống nhất tài liệu lưu trữ của mình
Do đó, trong thời gian tới cả về phía lãnh đạo VPTW và trực tiếp là lãnh đạo các doanh nghiệp cần phải có sự quan tâm, chỉ đạo hơn nữa đối với cơng tác lưu trữ của doanh nghiệp nói chung và cơng tác thu thập bổ sung tài liệu nói riêng.
Về phía các doanh nghiệp, cần bố trí cán bộ chun trách trách cơng tác lưu
các doanh nghiệp như hiện nay thì ít nhất cần hai biên chế, được đào tạo chính quy về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ.
Cả 3 doanh nghiệp cũng cần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ nhằm hiện đại hố hoạt động của Cơng ty, giúp cho việc xử lý mọi hoạt động của các doanh nghiệp được nhanh chóng, thuận lợi. Cụ thể :
+ Trang bị đầy đủ máy vi tính cho cán bộ văn thư, lưu trữ. + Nối mạng với mạng thông tin diện rộng của Đảng.
+ Ứng dụng phần mềm xử lý văn bản đi, văn bản đến trên mạng.
Bản thân lãnh đạo các doanh nghiệp này phải sát sao hơn nữa với công tác lưu trữ của doanh nghiệp mình. Vào đầu quý I hằng năm, các đơn vị, cá nhân trong doanh nghiệp phải tiến hành giao nộp tồn bộ hồ sơ cơng việc đã giải quyết xong của năm trước về bộ phận lưu trữ của Văn phịng doanh nghiệp mình để lưu giữ, quản lý tập trung, thống nhất.
Sau khi văn phòng của 3 doanh nghiệp tập trung toàn bộ tài liệu hiện đang lưu giữ, bảo quản rải rác ở các đơn vị trực thuộc từ năm 2013 trở về trước về lưu giữ, bảo quản tại kho lưu trữ của văn phòng, cần tiến hành tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu để tối ưu hoá thành phần tài liệu, đảm bảo lưu giữ được những tài liệu có giá trị và loại bớt những tài liệu trùng thừa, hết giá trị, tạo thuận lợi cho công tác quản lý và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Bố trí đủ diện tích phịng kho và các trang thiết bị để bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu. Điều này sẽ tạo thuận lợi để các doanh nghiệp sẵn sàng giao nộp tài liệu vào lưu trữ TW Đảng theo đúng kỳ hạn thu thập hàng năm.
Vế phía lãnh đạo VPTW : Cấn phải có sự quan tâm chỉ đạo, tạo điều kiện để
công tác văn thư, lưu trữ của ba công ty dần đi vào nền nếp. Trước mắt là tư vấn, giúp ba doanh nghiệp xây dựng và ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện chức năng chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức Đảng, Cục Lưu trữ VPTW cần nghiên cứu để tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng Trung ương ban hành một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với ba công ty như : Hướng dẫn về lập danh mục hồ sơ, Danh mục thành phần tài liệu giao
nộp vào Kho Lưu trữ Trung ương, đồng thời tăng cường cử cán bộ trực tiếp xuống hướng dẫn cán bộ văn thư - lưu trữ của ba công ty xử lý từng khâu nghiệp vụ cụ thể.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2
Nhìn chung, Văn phịng Trung ương Đảng đã có sự quan tâm, chỉ đạo về cơng tác lưu trữ nói chung và cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng tại các cơ quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu của VPTW. Điều này thể hiện ở các văn bản hướng dẫn và việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện.
Trong những năm gần đây, đa số các đơn vị, chuyên viên, cán bộ trong Văn phòng Trung ương đã dựa vào danh mục hồ sơ mẫu của Văn phòng Trung ương Đảng ban hành năm 2003, danh mục hồ sơ mẫu ban hành năm 2014 nên chất lượng của các hồ sơ khi giao nộp cũng đó được cải thiện. Tuy nhiên, trong thời gian tới VPTW cần ban hành danh mục thành phần tài liệu các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu nhằm giúp doanh nghiệp trong việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ được thuận tiện và bài bản hơn. Bản thân 3 doanh nghiệp trên cũng cần tích cực hơn nữa trong cơng tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và trong q trình tác nghiệp lưu trữ cần có sự nhất quán, đồng bộ giữa các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp (kể cả phịng Kế tốn) nhằm thu được tồn bộ các tài liệu có giá trị đã hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp.
Trong chương này chúng tôi đã đưa ra cơ sở thực tiễn để xác định danh mục nguồn và thành phần tài liệu của 3 doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ VPTW Đảng. Chương 1 là cơ sở lý luận sẽ là phương hướng nhận thức khoa học, các văn bản của Đảng và Nhà nước quy định về công tác văn thư lưu trữ là căn cứ mang tính pháp lý, thực trạng ở chương 2 sẽ cho thấy yêu cầu cấp thiết của việc xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng.
Chƣơng 3