1- Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng 2- Tài liệu về hoạt động của tổ chức Cơng đồn 3- Tài liệu của Đoàn thanh niên
4- ...
Về cơ bản khi xây dựng bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng chúng tôi đã nghiên cứu và khảo sát sâu về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của ba doanh nghiệp và nhận thấy cả ba doanh nghiệp này đều tương đồng nhau về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và lĩnh vực hoạt động. Do đó, chúng tơi sẽ tiến hành xây dựng bản danh mục thành phần tài liệu chung cho cả ba doanh nghiệp này. Bên cạnh đó, do tính chất là một đơn vị kinh doanh nên tài liệu có những nét đặc thù khác so với các cơ quan, đơn vị khác thuộc VPTW Đảng. Do vậy, khi đưa ra bản danh mục thành phần tài liệu này cũng có những điểm khác so với các cơ quan, đơn vị khác thuộc VPTW.
3.5. Ban hành bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lƣu vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng thuộc nguồn nộp lƣu vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng
Danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng cho biết những tài liệu của doanh nghiệp cần phải chuẩn bị giao nộp vào kho lưu trữ TW Đảng. Tuy nhiên, để đảm bảo giá trị pháp lý và phát huy được vai trò của bản danh mục trong thực tiễn, danh mục thành phần tài liệu phải được cơ quan có thẩm quyền quy định bằng văn bản. Ví dụ: ban hành Bảng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng. Trong đó cần làm rõ căn cứ để xây dựng danh mục là chức năng, nhiệm vụ và phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu của kho lưu trữ TW Đảng, tiêu chuẩn nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu nộp lưu, đồng thời quan tâm đến thực tế tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp và các văn bản về việc thành lập, đổi tên, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất... các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Văn bản trước khi ban hành cần xin ý kiến các cơ quan đơn vị có liên quan. Danh mục thành phần tài liệu sẽ được sửa đổi, bổ sung trong các trường hợp sau:
- Khi doanh nghiệp được nhắc đến trong Danh mục đã ban hành có sự thay đổi về tên gọi do chia, tách, sáp nhập, hợp nhất… nhưng vẫn thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ TW Đảng.
- Khi kiểm tra, khảo sát thực tế phát hiện thành phần tài liệu quan trọng cần giao nộp nhưng chưa có trong Danh mục đã ban hành.
- Danh mục thành phần tài liệu sẽ thay đổi khi chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu có sự thay đổi dẫn đến phải thay đổi danh mục thành phần tài liệu.
3.6. Danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lƣu vào kho lƣu trữ VPTW lƣu vào kho lƣu trữ VPTW
Do đặc thù hoạt động của mỗi doanh nghiệp thuộc sự quản lý của VPTW là khác nhau nên tài liệu mà các doanh nghiệp này giao nộp vào kho lưu trữ TW sẽ có những điểm khác biệt. Ví dụ như đặc thù hoạt động của Công ty An Phú là kinh doanh bất động sản nên nhóm tài liệu giao nộp chủ yếu sẽ liên quan đến kinh doanh bất động sản, tài liệu của Công ty In Tiến Bộ chủ yếu về lĩnh vực in ấn thì tài liệu thu sẽ nổi bật lên nội dung in ấn, tài liệu của Công ty Hồ Tây sẽ chủ yếu liên quan đến việc cho thuê bất động sản và dịch vụ bất động sản. Do vậy, trong bản danh mục tài liệu thuộc nguồn giao nộp của các doanh nghiệp phải nổi lên những tài liệu này. Tuy nhiên, dưới đây chúng tôi chỉ nghiên cứu để xây dựng bản danh mục tài liệu chung cho cả 3 doanh nghiệp trong đó có những nhóm tài liệu chung và những nhóm tài liệu đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp. Vì thế trong quá trình tiến hành nộp lưu tài liệu các doanh nghiệp có thể căn cứ vào bản danh mục này để lựa chọn tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ TW Đảng hoặc có thể vận dụng để xây dựng một bản danh mục khác phù hợp nhất với tình hình và đặc điểm tài liệu của doanh nghiệp đó.
STT TÊN LOẠI THÀNH PHẦN TÀI LIỆU