III NHÓM TÀI LIỆU VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC ĐẢNG, CƠNG ĐỒN, CỰU CHIẾN BINH VÀ ĐOÀN THANH NIÊN
4. Nhóm tài liệu của cựu chiến binh
3.7. Cách sử dụng danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lƣu vào kho lƣu trữ VPTW Đảng
nộp lƣu vào kho lƣu trữ VPTW Đảng
Danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng sau khi được Chánh Văn phòng Trung ương Đảng ký ban hành và có hiệu lực thi hành đối với ba doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thì căn cứ vào danh mục này, kho lưu trữ TW Đảng hoàn thành danh mục cụ thể cho mỗi doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu. Các thành phần tài liệu được thống kê là những nhóm tài liệu có giá trị cao và được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn và 70 năm đánh giá. Văn phịng các doanh nghiệp có thể yêu cầu cán bộ văn thư, lưu trữ ở doanh nghiệp mình chuẩn bị tài liệu, lập hồ sơ, xác định giá trị cho tài liệu ngay từ khi tài liệu mới được hình thành. Đồng thời thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thực hiện việc chuẩn bị tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành của doanh nghiệp. Từ đó tạo cơ sở cho cán bộ lưu trữ của doanh nghiệp làm tốt nhiệm vụ giao nộp tài liệu của doanh nghiệp mình vào lưu trữ lịch sử.
Tiểu kết chương 3:
Bảng danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu được xây dựng trên cơ sở căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy của từng doanh nghiệp; căn cứ vào giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp; căn cứ vào nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp; căn cứ vào bản mục lục hồ sơ, tài liệu các doanh nghiệp đã tiến hành giao nộp từ những năm 1996 trở về trước và vận dụng linh hoạt lý luận về xác định giá trị tài liệu để xây dựng bảng danh mục có tính khả thi và phản ánh đúng tài liệu của doanh nghiệp thuộc diện thu thập. Bảng danh mục
chúng tôi xây dựng và đề cập tới ở trên là bảng khái quát chung cho cả 3 doanh nghiệp tham khảo. Đây là kết quả nghiên cứu từ lý luận, pháp lý và cơ sở thực tiễn của chương 1 và chương 2. Có thể nó chưa thực sự đầy đủ tất cả tài liệu của các doanh nghiệp nhưng những về cơ bản những nhóm tài liệu này cũng là những tài liệu mang tính đặc trưng và quan trọng của doanh nghiệp mà VPTW có thể thu thập và bổ sung vào kho lưu trữ. Tuy nhiên, để bảng danh mục này được triển khai trong thực tế thì các doanh nghiệp cần phải có sự hợp tác “thiện chí” giữa doanh nghiệp với các đơn vị có nhiệm vụ thu thập tài liệu của VPTW. Bản thân cán bộ lưu trữ làm nhiệm vụ thu thập tài liệu của Cục lưu trữ TW Đảng có thể tổ chức tập huấn cho cán bộ văn thư lưu trữ, cán bộ chun mơn các phịng ban của doanh nghiệp biết sử dụng Danh mục thành phần tài liệu, nắm rõ về thành phần tài liệu cần nộp lưu để họ hiểu rõ ý nghĩa của việc giao nộp tài liệu, trách nhiệm của doanh nghiệp, cán bộ nhân viên trong việc lưu giữ tài liệu,… để các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu hiểu và chủ động trong công tác chuẩn bị tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ TW Đảng. Kho lưu trữ TW Đảng căn cứ vào danh mục thành phần tài liệu để tiếp nhận đúng và đủ thành phần tài liệu cần phải bảo quản từ ba doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng là nguồn nộp lưu.
KẾT LUẬN
Có thể thấy vai trò của danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng là rất quan trọng. Tuy nhiên hiện nay VPTW Đảng do chưa xác định được danh mục hồ sơ và thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu nên hầu như công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các đơn vị này vào kho lưu trữ TW vẫn chưa được tiến hành đầy đủ và đồng bộ. Từ đó dẫn đến tình trạng tài liệu ở các doanh nghiệp không được tổ chức, quản lý và bảo quản khoa học, thậm chí dẫn đến tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu. Vì vậy nếu các doanh nghiệp và VPTW nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng danh mục tài liệu các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt động quản lý diễn ra nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả làm việc được tốt hơn.
Thực tế nghiên cứu và khảo sát cho thấy, các doanh nghiệp thuộc sự quản lý của VPTW Đảng đã có ý thức lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình. Trong các giai đoạn phát triển trước đây của doanh nghiệp, Cục Lưu trữ TW cũng đã tiến hành thu thập được tài liệu của doanh nghiệp vào bảo quản tại kho lưu trữ của mình. Vì thế trong thời gian tới để công tác thu thập tài liệu các doanh nghiệp được tiến hành thống nhất, thu được nhiều hồ sơ có chất lượng hơn thì u cầu đặt ra cho Cục Lưu trữ TW Đảng là phải xây dựng được bản danh mục thành phần tài liệu các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu. Nghiên cứu xây dựng bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng cùng với việc đưa chúng vào áp dụng trong thực tế là một nội dung quan trọng trong cơng tác cơng văn giấy tờ của doanh nghiệp nói riêng và của VPTW nói chung. Đây được coi là một tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu hàng năm vào lưu trữ lịch sử. Nó được coi là một công cụ hữu hiệu giúp cán bộ văn thư lưu trữ, cán bộ chuyên môn của doanh nghiệp thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Mặc dù có vai trị quan trọng nhưng hiện nay tại VPTW Đảng bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng vẫn chưa được ban hành nguyên nhân là do:
+ Những quy định của Luật pháp Lưu trữ Việt Nam nói chung và của Cục Lưu trữ TW Đảng nói riêng về lập danh mục hồ sơ và danh mục thành phấn tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vẫn chưa đầy đủ và hoàn thiện. Mặc dù trong những năm gần đây VPTW Đảng có tăng cường trong cơng tác ban hành văn bản liên quan nghiệp vụ lưu trữ nhưng chưa có văn bản nào đề cập một cách trực tiếp đến vấn đề giao nộp, thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ TW Đảng của các doanh nghiệp do VPTW quản lý. Đây chính là nguyên nhân dẫn đến việc lập danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ TW Đảng chưa được tiến hành;
+ Thứ hai, lãnh đạo VPTW chưa thực sự chú trọng, quan tâm đến tài liệu của các doanh nghiệp, lãnh đạo các doanh nghiệp cũng chưa nhận thức đầy đủ về vai trò của các bản danh mục thành phần tài liệu, danh mục hồ sơ trong công việc sẽ giúp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, cũng như có thể nắm rõ khối lượng cơng việc hàng năm của doanh nghiệp, của từng đơn vị, cá nhân trong doanh nghiệp. Vì thế chưa có sự chỉ đạo kịp thời để triển khai việc xây dựng và áp dụng bản danh mục thành phần tài liệu này vào trong thực tiễn;
+ Bản thân các cán bộ chuyên môn ở các doanh nghiệp cũng không tiến hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của doanh nghiệp mà mới chỉ có bộ phận văn thư nộp tài liệu. Vì vậy, sẽ là rất khó khăn cho cán bộ lưu trữ của doanh nghiệp cũng như cán bộ lưu trữ làm nhiệm vụ thu thập tài liệu của lưu trữ TW Đảng trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu.
Để thu thập được tài liệu của các doanh nghiệp với số lượng và chất lượng tốt, trong thời gian tới VPTW Đảng cần chỉ đạo các bộ phận, đơn vị có liên quan tiếp tục nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng nhằm áp dụng có hiệu quả vào thực tế công tác thu thập, bổ sung tài liệu trong kế hoạch công tác năm 2015 của Cục Lưu trữ TW Đảng. Do đó chúng tơi xin đưa ra một số khuyến nghị như sau:
Về phía Cục Lưu trữ TW Đảng: Cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ các doanh nghiệp và sớm tham mưu cho lãnh đạo VPTW Đảng để ban hành văn bản hướng dẫn thống nhất, cụ thể về phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ, phương pháp xây dựng bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện giao nộp vào Kho lưu trữ TW Đảng. Ngoài ra, cần quy định chi tiết hơn về công tác lưu trữ doanh nghiệp, hướng dẫn thu thập tài liệu hàng năm như các cơ quan, đơn vị trực thuộc khác.
+ Về phía các doanh nghiệp: Cần ban hành các văn bản cụ thể hoá các quy định của VPTW Đảng về công tác văn thư lưu trữ để cán bộ chun mơn các phịng ban, đơn vị trực thuộc nắm rõ và triển khai thực hiện thống nhất. Trong đó, cơng tác lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của doanh nghiệp cần phải được tiến hành nghiêm túc hàng năm theo đúng hướng dẫn nghiệp vụ. Hồ sơ và thành phần tài liệu phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn yêu cầu đã đặt ra;
+ Đối với bản thân cán bộ văn thư lưu trữ tại doanh nghiệp cần trên cơ sở những văn bản của VPTW Đảng, của lãnh đạo doanh nghiệp ban hành phải triển khai, hướng dẫn các phòng ban, đơn vị chun mơn trong tồn doanh nghiệp thực hiện. Nhất là phải có kế hoạch chủ động trong việc triển khai thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành và chuẩn bị tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ lịch sử, từ đó giúp các cán bộ chun mơn nâng cao ý thức, trách nhiệm của mình đối với cơng tác lập, lưu và giao nộp hồ sơ.
Bên cạnh đó, để xây dựng được bản danh mục thành phần tài liệu sát với thực tế tình hình tài liệu của doanh nghiệp, cán bộ lưu trữ của doanh nghiệp nên tổ chức hội nghị cơng tác văn phịng hàng năm để đúc kết kinh nghiệm, đánh giá kết quả đạt được và những hạn chế trong công tác lập hồ sơ, giao nộp và bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cũng như hiệu quả của việc sử dụng các bản danh mục hồ sơ, tài liệu.
Thực tế tài liệu của doanh nghiệp sẽ còn nhiều khác biệt so với bản danh mục thành phần tài liệu mà đề tài đưa ra. Song chúng tôi tin tưởng rằng đây sẽ là tiền đề, là
cơ sở giúp Cục Lưu trữ VPTW Đảng tham mưu cho lãnh đạo VPTW trong quá trình nghiên cứu, xây dựng bản danh mục thành phần tài liệu của ba doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng. Trong thời gian tới, chúng tôi sẽ tiếp tục nghiên cứu và khảo sát sâu hơn về tình hình hoạt động của các doanh nghiệp cũng như thực tế tình hình nộp, lưu, giao nộp hồ sơ tài liệu của Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây, Công ty In Tiến bộ để có thể có cái nhìn tổng thể và đánh giá khách quan hơn về tài liệu của doanh nghiệp. Từ đó sẽ có những bổ sung, hồn thiện cho bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng dự kiến sẽ được ban hành trong thời gian tới của VPTW Đảng.