- Tài liệu của Ban Tài chính Quản trị TW, UBND TP Hà Nội, Công ty In Tiến
3.3. Yêu cầu của việc xây dựng danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lƣu vào kho lƣu trữ TW Đảng
thuộc nguồn nộp lƣu vào kho lƣu trữ TW Đảng
Danh mục thành phần tài liệu chính là bảng kê những nhóm tài liệu của các doanh nghiệp có giá trị lịch sử và ý nghĩa thực tiễn vào bảo quản tại kho lưu trữ TW Đảng nhằm bảo quản vĩnh viễn hoặc lâu dài, giúp VPTW Đảng lưu giữ những di sản văn hố của Đảng, phục vụ lợi ích phát triển lâu dài của các doanh nghiệp nói riêng, của Đảng và tồn dân nói chung.
Do tính chất và tầm quan trọng của danh mục tài liệu đối với công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ VPTW Đảng nên khi nghiên cứu, xây dưng danh mục hồ sơ, tài liệu cần phải đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu sử dụng và thuận lợi cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Do đó khi xây dựng bản danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Trước tiên, thành phần tài liệu được xác định lựa chọn để đưa vào danh mục phải phản ánh đầy đủ các lĩnh vực hoạt động, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các doanh nghiệp;
Thứ hai, danh mục phải bao gồm những tài liệu quan trọng, có giá trị khoa học và lịch sử, có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc lâu dài;
Thứ ba, tên nhóm, nội dung nhóm tài liệu được hệ thống hố theo một nguyên tắc nhất định và ngắn gọn, tránh trùng lặp, dễ áp dụng;
Danh mục không chỉ là công cụ chỉ dẫn công tác lựa chọn tài liệu để nộp lưu mà còn là công cụ định hướng cho công tác thu thập, bổ sung của kho lưu trữ TW Đảng, nhằm nâng cao chất lượng tài liệu bảo quản trong kho Lưu trữ TW ĐCSVN.