- Tài liệu của Ban Tài chính Quản trị TW, UBND TP Hà Nội, Công ty In Tiến
3.1. Các căn cứ để xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lƣu vào kho lƣu trữ TW Đảng
nghiệp thuộc diện nộp lƣu vào kho lƣu trữ TW Đảng
Hiện nay, có nhiều loại danh mục khác nhau : Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, danh mục tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan kèm theo thời hạn bảo quản, danh mục tài liệu tiêu biểu hình thành trong hoạt động của các cơ quan trung ương thuộc diện nộp lưu, danh mục hồ sơ mẫu của các đơn vị, tổ chức trực thuộc VPTW Đảng (ban hành kèm theo Quyết định 3623- QĐ/VPTW)... Những bản danh mục này đã và đang, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ lưu trữ nói chung và cán bộ chuyên trách tại VPTW Đảng nói riêng trong việc triển khai, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn nhất là liên quan đến công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho Lưu trữ TW Đảng
Danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ TW Đảng dùng để xác định thành phần tài liệu cần thu thập của các doanh nghiệp để bổ sung vào kho lưu trữ TW Đảng. Ở những phần nội dung trên của đề tài chúng tôi đã khẳng định, các doanh nghiệp : Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây, Công ty In Tiến Bộ đều thuộc diện nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ TW Đảng. Do đó, đặt ra yêu cầu cần phải nghiên cứu và xây dựng bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp phải nộp lưu tài liệu. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng chúng ta cũng cần phải dựa vào một số căn cứ như sau:
Thứ nhất, cần căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy của cả 3 doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ TW Đảng. Đây thực sự là một cứ liệu quan trọng có giá trị chân thực giúp chúng tơi xác định được vị trí, vai trị của các doanh nghiệp này trong hệ thống các cơ quan, đơn vị thuộc
VPTW Đảng. Đồng thời nắm vững nội dung, thành phần, đặc điểm và giá trị của tài liệu lưu trữ các doanh nghiệp. Từ đó có cơ sở pháp lý quan trọng để lựa chọn những hồ sơ có giá trị cần bảo quản trong kho lưu trữ hiện hành của doanh nghiệp đó
Thứ hai, chúng tơi căn cứ vào giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp. Những hồ sơ, tài liệu được dự kiến thống kê trong bản danh mục phải là những tài liệu có giá trị lịch sử và ý nghĩa thực tiễn lâu dài. Do đó, trong q trình xây dựng bản danh mục này chúng tôi phải tiến hành nghiên cứu các sổ công văn đi – đến của doanh nghiệp, các tập lưu tài liệu, mục lục hồ sơ của doanh nghiệp. Quan trọng hơn là chúng tơi khảo sát có chọn lọc tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp
Thứ ba, chúng tôi căn cứ vào nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của cán bộ nhân viên, các đơn vị thuộc doanh nghiệp từ đó có định hướng trong việc xác định thành phần tài liệu cần nộp vào lưu trữ hiện hành của doanh nghiệp. Đây là việc làm cần thiết, tạo tiền đề cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu có giá trị sử dụng vào bảo quản lâu dài tại kho Lưu trữ TW Đảng
Thứ tư, một công cụ quan trọng không thể không nhắc đến trong quá trình xây dựng bản danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng đó chính là bản mục lục hồ sơ, tài liệu các doanh nghiệp đã tiến hành giao nộp từ những năm 1996 trở về trước. Bản mục lục này có thể so với thời điểm hiện tại sẽ không phản ánh đầy đủ tài liệu của các doanh nghiệp cần phải nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ lịch sử nhưng cũng giúp ích rất nhiều trong việc xác định thành phần hồ sơ, tài liệu cần thiết phải có trong bản danh mục dự kiến sẽ được xây dựng ở dưới đây.
Cuối cùng, chúng tôi cho rằng khi xây dựng bản danh mục thành phần tài liệu cần phải căn cứ và vận dụng linh hoạt lý luận về xác định giá trị tài liệu đã được các nhà nghiên cứu đề cập đến trong các cuốn giáo trình. Bởi vì một thực tế cho thấy khơng phải bất cứ tài liệu nào hình thành trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có giá trị và cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Bên cạnh đó, khơng phải kho lưu trữ lịch sử nào cũng đủ diện tích để bảo quản tất cả tài liệu của các cơ quan, tổ chức. Do
đó, cần phải vận dụng linh hoạt các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá tài liệu là điều khơng thể thiếu trong q trình xây dựng bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng.