- Tài liệu của Ban Tài chính Quản trị TW, UBND TP Hà Nội, Công ty In Tiến
3.4.2. Cấu trúc của bản danh mục thành phần tài liệu của ba doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ TW Đảng
thuộc nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ TW Đảng
Yêu cầu khi xây dựng danh mục tài liệu là danh mục đó phải có cấu trúc tương đối rõ ràng. Cấu trúc của danh mục hồ sơ, tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng được chúng tôi xây dựng dựa trên cơ sở Quyết định số 3623-QĐ/VPTW ngày 26/05/2014 ban hành Danh mục hồ sơ mẫu của các cơ quan, đơn vị thuộc VPTW Đảng. Theo đó cấu trúc bản danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu gồm hai phần: thể thức và nội dung
3.4.2.1. Phần thể thức của bản danh mục thành phần tài liệu
Thể thức của bản danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng là gồm các yếu tố thơng tin cần phải có và cách trình bày các yếu tố thơng tin đó trong bản danh mục thành phần tài liệu. Thể thức của bản danh mục này được trình bày thống nhất theo Quy định số 3515-QĐ/VPTW ngày 09/11/2009 của VPTW Đảng về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng. Phần thể thức bao gồm những yếu tố thông tin sau:
- Trình bày ở góc trên cùng, bên phải của bản danh mục thành phần tài liệu chính là dịng chữ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM. Việc ghi tên Đảng trong bản danh mục thành phần tài liệu chính là thể hiện chế độ chính trị, Đảng lãnh đạo, cầm quyền của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà.
- Tên cơ quan, đơn vị ban hành bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ TW Đảng. Ở đây bản danh mục sẽ do VPTW ban hành.
- Tên bản danh mục thành phần tài liệu kèm theo thông tin về Quyết định ban hành kèm theo bản danh mục này
3.4.2.2. Phần nội dung của bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ VPTW Đảng
Đây được coi là phần quan trọng nhất của bản danh mục thành phần tài liệu, thể hiện kết quả nghiên cứu và xây dựng bản danh mục này. Do đó nó địi hỏi phải được trình bày một cách tương đối rõ ràng, hợp lý. Phần nội dung của bản danh mục này gồm:
- Tên bản danh mục thành phần tài liệu: Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng của Công ty An Phú, Công Ty Hồ Tây, Công ty In Tiến Bộ.
- Khung thông tin gồm các yếu tố thông tin như sau:
+ Số, thứ tự các nhóm tài liệu được phân loại theo các đặc trưng hoạt động ngay từ trước khi xây dựng bản danh mục
+ Tiêu đề các nhóm tài liệu : Tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng và phải khái quát được thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp
Để thuận tiện cho việc sử dụng, trong quá trình sắp xếp các mục trong bản danh mục tài liệu các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng, chúng tôi đã sắp xếp những nhóm tài liệu theo trình tự logíc từ chung đến riêng, từ quan trọng đến ít quan trọng hơn : Tài liệu tổng hợp, tài liệu quy hoạch, tài liệu thống kê tài chính, tài liệu về tổ chức cán bộ... Sau đó là những tài liệu phản ánh hoạt động chuyên môn của doanh nghiệp như : Tài liệu về quản lý đất đai, quản lý dự án.. Cuối cùng là tài liệu về các hoạt động của Đảng, Cơng đồn, Đồn thanh niên thuộc các doanh nghiệp. Ví dụ trong mỗi nhóm tài liệu chúng tơi thống kê các nhóm tài liệu cụ thể như sau :