- Tài liệu của Ban Tài chính Quản trị TW, UBND TP Hà Nội, Công ty In Tiến
3.4.1. Lựa chọn phương án phân loại cho bản danh mục thành phần tài liệu
Danh mục thành phần tài liệu cần nộp lưu thực chất là bảng kê theo một trật tự nhất định những nhóm tài liệu chủ yếu hình thành trong q trình hoạt động của các doanh nghiệp. Do vậy việc trình bày danh mục khơng hồn tồn giống với việc lựa chọn phương án phân loại cho các phông lưu trữ. Cần lưu ý rằng việc xác định loại danh mục thành phần tài liệu được dự kiến xây dựng cần phải được chú trọng đầu tiên, bởi vì nó ảnh hưởng đến mối liên hệ của tài liệu trong hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Việc xác định danh mục phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp và tài liệu của doanh nghiệp đó. Điều này có vai trị quan trọng trong việc quyết định đến chất lượng của tài liệu được giao nộp, từ đó ảnh hưởng đến cơng tác thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử.
Hiện nay, để xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu chúng tơi có hai phương án để lựa chọn: Phân loại theo cơ cấu tổ chức và phân loại theo mặt hoạt động. Để lựa chọn được phương án phân loại cho bảng danh mục dự kiến được xây dựng, biên soạn phù hợp cho các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ TW Đảng, chúng tôi đã nghiên cứu sâu về chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của các doanh nghiệp cũng như thành phần và giá trị của tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp này, nhất là những tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng chủ yếu của doanh nghiệp. Từ đó chúng tơi rút ra được những ưu – nhược điểm của các phương án trình bày bảng danh mục mà có sự lựa chọn phương án sao cho hạn chế tình trạng xé lẻ thành phần tài liệu.
Có thể xây dựng danh mục thành phần tài liệu theo phương án cơ cấu tổ chức trong hệ thống các cơ quan đảng, ở đây là mỗi doanh nghiệp sẽ thành một chương độc lập trong bản danh mục; hoặc có thể xây dựng danh mục theo một trật tự nhất định các mặt hoạt động của cả hệ thống cơ quan đảng, dưới các mặt hoạt động có thể phân chia thành các nhóm tài liệu theo nội dung công tác cụ thể của cơ quan mà trong quá trình hoạt động tài liệu được sản sinh ra. Tuy nhiên để xây dựng bản danh mục theo hướng nào đi chăng nữa thì cũng phải dựa trên các cơ sở: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp, tình hình thực tế tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp.
Nếu trong bản danh mục, thành phần tài liệu được sắp xếp theo cơ cấu tổ chức sẽ thuận lợi cho công tác thu thập tài liệu từ các phòng ban, đơn vị vào lưu trữ hiện hành của doanh nghiệp mà khơng mất q nhiều thời gian. Tuy nhiên nó dẫn đến tình trạng trùng thừa tài liệu rất nhiều do trong q trình giải quyết cơng việc, mỗi cá nhân, đơn vị đảm nhận nhiệm vụ được giao đều lưu lại hồ sơ chứng từ liên quan, sẽ khơng tránh khỏi tình trạng một nội dung cơng việc, hồ sơ tài liệu được lưu giữ ở nhiều phịng ban. Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp tính ổn định cịn chưa cao, do đó việc lựa chọn phương án này sẽ gây ra nhiều bất cập, hạn chế trong quá trình thu thập bổ sung tài liệu nếu doanh nghiệp đó diễn ra sự thay đổi về cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp mình.
Ngược lại, nếu lựa chọn theo phương án mặt hoạt động tính phù hợp sẽ cao hơn và thoả mãn được yêu cầu không xé lẻ thành phần tài liệu cũng hạn chế được tình trạng trùng lặp quá nhiều, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ TW khi đến hạn giao nộp. Hơn nữa, khi thành phần tài liệu được thống kê theo mặt hoạt động sẽ phản ánh rõ nét chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi về cơ cấu tổ chức, thậm chí thay đổi về chức năng nhiệm vụ của mình thì cũng khơng phá hỏng các nhóm tài liệu được đưa vào trong bản danh mục. Bởi vì dù cơ cấu tổ chức thay đổi hoặc thay đổi về chức năng nhiệm vụ thì những mặt hoạt động cơ bản của doanh nghiệp như cơng tác hành chính văn phịng, tổ chức cán bộ, tài chính kế tốn, xây dựng cơ bản,... vẫn khơng thay đổi. Do đó, khi xây dựng và biên soạn bảng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu, chúng tôi thống nhất lựa chọn phương án mặt hoạt động để phân loại các nhóm tài liệu cho bảng danh mục này.
Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng dùng để xác định thành phần tài liệu thuộc doanh nghiệp cần thu thập, bổ sung về kho lưu trữ, không dùng để thay thế cho phương án phân loại và hệ thống hoá tài liệu cho một doanh nghiệp hay kho lưu trữ hiện hành của doanh nghiệp.
Trên cơ sở vận dụng lý luận này vào thực tế công tác thu thập tài liệu các doanh nghiệp của VPTW Đảng và khảo sát chức năng nhiệm vụ, tình hình tài liệu của 3 doanh nghiệp, chúng tôi quyết định lựa chọn phương án xây dựng danh mục thành phần tài liệu theo hướng tổng hợp các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Dĩ nhiên trước khi các doanh nghiệp tiến hành giao nộp tài liệu đều phải tiến hành chỉnh lý, xác định lại giá trị tài liệu, hồ sơ mà mình đã thu thập ở các phịng ban, đơn vị của doanh nghiệp mình. Do đó, áp dụng loại danh mục này cho các doanh nghiệp khi tiến hành giao nộp tài liệu sẽ hạn chế được sự trùng thừa tài liệu giữa trong các hồ sơ lưu trữ.
Từ những căn cứ và phân tích ở trên, chúng tơi dự kiến xây dựng bản danh mục thành phần tài liệu của ba doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng thành 3 nhóm lớn được ký hiệu bằng chữ số La Mã I, II, III. Từ nhóm lớn này, chúng tơi sắp xếp vào các nhóm vừa thành phần tài liệu tương ứng với nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của các doanh nghiệp được đánh số bằng số Ả rập 1, 2, 3, 4, 5... Từ các nhóm vừa thống kê các thành phần tài liệu theo từng vấn đề và với số thứ tự 1.1; 1.2; 2.1; 2.2... Trong nhóm nhỏ sẽ liệt kê những tài liệu cụ thể (nếu có)
Ví dụ:
I. Nhóm tài liệu chung 1. Tài liệu về vấn đề chung
1.1. Tài liệu về xây dựng văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và quy chế làm việc