9. Kết cấu đề tài
1.2. Lý luận chung về tạo động lực cho ngƣời lao động bằng các chính
1.2.3. Lập kế hoạch xây dựng chính sách phúc lợi
Để xây dựng một chính sách phúc lợi hiệu quả, nhà quản lý cần thực hiện các bước sau:
Bƣớc 1: thu thập các dữ liệu về giá cả của các mặt hàng và dịch vụ liên quan đến chính sách.
Chi phí luôn là yếu tố hàng đầu mà nhà quản lý cần phải quan tâm khi xây dựng chính sách phúc lợi để đảm bảo được sự cân đối về mặt tài chính trong tổ chức, sự phù hợp và nguyên tắc chính sách phải dự đoán được. Nhà quản lý cần hạch toán được giá cả chi tiết các mặt hàng cần phải có để lập báo
cáo tài chính sau này. Sự biến động của giá cả có liên quan cần được phân tích và tính toán kỹ lưỡng.
Bƣớc 2: Dự báo chi phí để thực hiện được tất cả các loại phúc lợi trong kỳ tới.
Để đảm bảo tính ổn định của chính sách phúc lợi, nhà quản lý vừa phải cân đối tài chính cho chính sách hiện hành vừa phải đảm bảo chi phí cho các chính sách phúc lợi khác trong kỳ tới.
Bƣớc 3: Đánh giá bằng điểm từng loại phúc lợi theo các yếu tố như: yêu cầu của pháp luật, nhu cầu và sự lựa chọn của NLĐ và sự lựa chọn của tổ chức.
Nhà quản lý có thể lập bảng biểu cho điểm các tiêu chí kể trên, đồng thời có thể đưa thêm trọng số để xem xét. Bảng điểm là kết quả tổng hợp ý kiến của tất cả mọi người trong tổ chức, trong đó ý kiến chính là của NLĐ.
Bƣớc 4: Đưa ra quyết định về phương án tối ưu kết hợp giữa các loại phúc lợi khác nhau.
Người quản lý có thể tổng hợp các thông tin, kết hợp với tổng số điểm cho trong bảng điểm của từng loại phúc lợi cần xây dựng theo các yếu tố: yêu cầu của luật pháp, nhu cầu và sự lựa chọn của nhân viên, sự lựa chọn của tổ chức. Từ đó mà quyết định xem loại phúc lợi nào cần thiết phù hợp. Ngoài ra, nên đa dạng hóa các chính sách phúc lợi và kết hợp các chính sách với nhau để tránh sự nhàm chán cho NLĐ.
Chính sách phúc lợi là điều kiện để thu hút và gìn giữ người lao động giỏi. Hơn nữa chi phí cho chính sách phúc lợi ngày càng có xu hướng tăng tỷ trọng trong tổng chi phí thù lao. Vì vậy, việc quản lý chính sách phúc lợi cần lưu ý các khía cạnh sau:
Một là, tiến hành nghiên cứu chính sách phúc lợi của tổ chức khác trong và ngoài ngành để tham khảo.
Sự đa dạng của chính sách phúc lợi là quá trình nghiên cứu, học hỏi từ các doanh nghiệp khác trên thị trường, uy tín của doanh nghiệp được thể hiện một phần thông qua các chính sách này. Đôi khi doanh nghiệp cần có những đột phá tạo ra những chính sách đặc biệt để củng cố vị thế của doanh nghiệp và củng cố niềm tin, mong đợi của NLĐ.
Hai là, nghiên cứu nguyện vọng và sự lựa chọn của công nhân viên.
Việc nghiên cứu có thể tiến hành thông qua phỏng vấn, điều tra chọn mẫu trong tổ chức. Thông qua các phiếu điều tra, khảo sát với các chỉ tiêu để nắm bắt được mức độ hài lòng của NLĐ đối với hiện hành, từ đó có những quyết định hợp lý.
Ba là, tiến hành xây dựng các quy chế phúc lợi rõ ràng, công khai bao
gồm: các qui định, điều khoản, điều kiện để thực hiện từng loại phúc lợi, thông tin thường xuyên và giải thích cho NLĐ hiểu, tránh tình trạng NLĐ có những đòi hỏi quá mức và không hợp lý.
Bốn là, tiến hành theo dõi và hạch toán chi phí thường xuyên.
Chỉ tiêu dùng để hạch toán phải dựa trên những nhân tố có thể đo được những thu nhập của NLĐ hoặc thời gian phục vụ trong tổ chức của họ như: chi phí phúc lợi so với doanh thu/năm; chi phí phúc lợi tổng quỹ lương, chi phí phúc lợi trên 1 giờ làm việc…
Năm là, thông tin quản lý phải cập nhật thường xuyên và thông suốt.
Duy trì việc trao đổi thông tin giữa NLĐ với tổ chức, cung cấp với lợi ích mà các bên thu được từ chính sách; đánh giá những mặt được và chưa được để điều chính hợp lý và kịp thời. Đồng thời, giải thích những thắc mắc phát sinh từ phía người lao động nhằm giảm những chi phí xung đột không đáng có.