BẢNG PHÂN BỔ CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Tháng 07/2016
Đơn vị: Công ty cổ phần xây lắp Hồng Hà
Địa chỉ: Tổ 9 - Khu 5 - P.Gia Cẩm - TP.Việt Trì - T.Phú Thọ
STT Tên nhãn hiệu quy
cách công cụ dụng cụ ĐVT
Số
lƣợng Đơn giá Số tiền
Nhà ăn TT HN tỉnh Phú Thọ Cửa hàng xăng dầu số 4 Lớp học Trƣờng MN Ca Đình NĐH Trƣờng TH Tây Cốc XN cấp thoát nƣơc Phú Thọ Số tiền 1 Vòi đầm, đầm bàn chiếc 1 1,700,000 1,700,000 7,917 8,750 12,500 5,000 7,500 41,667
2 Máy bơm nƣớc (2014) chiếc 2 900,000 1,800,000 9,500 10,500 15,000 6,000 9,000 50,000
3 Máy ổn áp chiếc 1 8,700,000 8,700,000 45,917 50,750 72,500 29,000 43,500 241,667
4 Máy bơm nƣớc (2015) chiếc 1 3,636,364 3,636,364 19,192 21,212 30,303 12,121 18,182 101,010
5 Máy khoan cầm tay chiếc 3 1,400,000 4,200,000 22,167 24,500 35,000 14,000 21,000 116,667
90
7 Máy mài cầm tay chiếc 2 1,100,000 2,200,000 11,611 12,833 18,333 7,333 11,000 61,111
Cộng 146,386 161,795 231,136 92,455 138,682 770,455
(nguồn số liệu: Phòng tài chính)
Ngày 31 tháng 7 năm 2016
Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
91
Bƣớc 1: Tổng chi phí CCDC phân bổ cho công trình Cửa hàng xăng dầu số 4 tháng là 161.795 đồng. Kế toán tiến hành định khoản nghiệp vụ trên nhƣ sau:
Nợ TK 154: 161.795
Có TK 153: 161.795
Bƣớc 2: Vào ngày 31/07/2016, kế toán sẽ tiến hành hạch toán khoản trích phân bổ chi phí CCDC vào sổ chi tiết 154 – Chi phí sản xuất dở dang
Giao diện 2.11. Sổ chi tiết 154 – Phân bổ chi phí CCDC
Các CCDC khác nhƣ gỗ, cốp pha, công cụ lao động nhỏ cầm tay, dây thừng… đều đƣợc tái sử dụng từ những công trình trƣớc, hoặc đã hết thời gian khấu hao nên kế toán không tiến hành phân bổ vào chi phí.
Từ Sổ chi tiết tài khoản 154 – Công trìnhCửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4, sử dụng hàm lọc Filter để lọc theo khoản phân bổ chi phí CCDC, từ đó sử dụng hàm Subtotal để tính tổng, ta tính đƣợc tổng chi phí CCDC phát sinh là
92
* Chi phí dịch vụ thuê ngoài
Chi phí dịch vụ mua ngoài ở Công ty gồm tiền điện, nƣớc, dịch vụ kiểm tra kết cấu công trình… phục vụ cho công trình. Thông thƣờng, khi công ty tiến hành chuẩn bị mặt bằng thi công công trình, công ty phải ký Hợp đồng cung cấp điện (nƣớc) để sử dụng trong quá trình thi công. Tuy nhiên, với công trình Cửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4 là công trình thi công trên mặt bằng cũ của chủ đầu tƣ, dịch vụ điện nƣớc do chủ đầu tƣ cung cấp nên công ty không phải hạch toán chi phí này.
Ví dụ: Ngày 29/08/2016, đội quản lý thi công công trình Cửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4 tiến hành kiểm tra chất lƣợng vật liệu và cấu kiện công trình. Đơn vị thực hiện là Công ty cổ phần tƣ vấn đầu tƣ và xây dựng Châu Phong. Căn cứ vào HĐ GTGT số 0000016 ngày 29/08/2016 (Phụ lục 37), kế toán tiến hành lập phiều chi để thanh toán cho đối tác.
Bƣớc 1: Nghiệp vụ trên đƣợc định khoản nhƣ sau: Nợ TK 154 : 2.395.000
Nợ TK 133: 239.500
Có TK 111: 2.634.500
93
Giao diện 2.12. Giao diện Phiếu chi trên Excel
Bƣớc 3: Kế toán ghi nhận khoản chi phí đã chi vào sổ chi tiết TK 154 – Chi phí SXKD dở dang:
Giao diện 2.13. Giao diện sổ chi tiết 154 – Dịch vụ mua ngoài
* Chi phí bằng tiền khác
Chi phí bằng tiền khác nhƣ chi phí tiếp khách, chi phí văn phòng phẩm đƣợc hạch toán vào TK 642 - chi phí quản lý, không hạch toán vào chi phí công trình.
* Kế toán tổng hợp chi phí sản xuất chung
Căn cứ vào chứng từ gốc liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bảng thanh toán lƣơng, hóa đơn GTGT kế toán tổng hợp vào sổ sách liên quan. Khi công trình hoàn thành, kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung vào bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung nhƣ sau:
94
Giao diện 2.14. Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung
Vậy chi phí sản xuất chung của Cửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4 là
103.660.585 đồng
2.3.3.5. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất
Đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất ở công ty là từng công trình, hạng mục công trình, Vì vậy, các khoản mục CPSX có liên quan đến công trình nào thì tập hợp cho công trình đó từ khi khởi công đến khi hoàn thành.
Công ty tiến hành tập hợp CPSX theo các khoản mục cho các công trình, hạng mục công trình, sau đó tiến hành tổng hợp CPSX toàn công ty. Cụ thể đối với Công trình Cửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4, từ Sổ chi tiết tài khoản
154 – Công trình Cửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4, sử dụng hàm lọc Filter để lọc theo từng loại chi phí, từ đó sử dụng hàm Subtotal để tính tổng các loại chi phí phát sinh trong tháng 7/2016:
95
Giao diện 2.15. Tổng hợp chi phí theo khoản mục nguyên vật liệu
Từ sổ chi tiết tài khoản 154 – Công trình Cửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4, ta thấy tổng chi phí nguyên vật liệu trong tháng 07/2016 là 351.697.975 đồng
96
Giao diện 2.16. Tổng hợp chi phí theo khoản mục nhân công trực tiếp
Từ sổ chi tiết tài khoản 154 – Công trình Cửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4, ta thấy tổng chi phí nhân công trực tiếp trong tháng 07/2016 là 235.950.000 đồng.
Giao diện 2.17. Tổng hợp chi phí theo khoản mục sản xuất chung
Từ sổ chi tiết tài khoản 154 – Công trình Cửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4, ta thấy tổng chi phí sản xuất chung trong tháng 07/2016 là 33.430.762 đồng.
Tổng hợp chi phí sản xuất công trình Cửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4 tháng 07/2016 là :
351.697.975 + 235.950.000 + 33.430.762 = 621.078.737 (đồng) Khi công trình hoàn thành, kế toán lập bảng tổng hợp chi phí:
97
Giao diện 2.18. Bảng tổng hợp chi phí theo khoản mục
Tại Công ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà, hàng ngày tất cả các ngiệp vụ phát sinh của công ty đƣợc ghi vào Sổ Nhật Ký Chung, từ đó làm căn cứ ghi vào sổ cái các tài khoản.
98
Giao diện 2.20. Giao diện sổ cái TK 154
2.3.4. Kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang
Việc đánh giá giá trị sản phẩm dở dang tại công ty dựa trên khối lƣợng công việc hoàn thành đã đƣợc nghiệm thu. Tại công ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà, đối tƣợng tính giá thành là các công trình, quy định thanh toán khi công trình hoàn thành toàn bộ. Chi phí sản xuất tính cho sản phẩm xây lắp dở dang cuối năm là tổng chi phí sản xuất xây lắp phát sinh lũy kế từ khi khởi công đến cuối kỳ báo cáo mà công trình chƣa hoàn thành. Vì vậy, đối với công trình cửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4, công trình đƣợc thi công từ tháng 6/2016 đến tháng 8/2016 nên kế toán không đánh giá sản phẩm dở dang cho công trình.
2.3.5. Tính giá thành sản phẩm
Hiện nay, công ty áp dụng chủ yếu phƣơng pháp tính giá thành giản đơn để tính giá thành trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình. Do thời gian thi công ngắn nên giá thành thực tế cho các công trình có quyết toán giá trị xây lắp hoàn thành bàn giao theo công thức:
99 Giá thành
thực tế của công trình
= Chi phí NVL + Chi phí NCTT + Chi phí SXC
Việc xác định đối tƣợng tính giá thành sản phẩm xây lắp là rất quan trọng trong công tác tính giá thành sản phẩm. Tại công ty kế toán đã lựa chọn đối tƣợng tính giá thành trùng với đối tƣợng hạch toán chi phí sản xuất là các công trình, hạng mục công trình. Đối với công trình Cửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4, đối tƣợng tính giá thành chính là công trình này.
Sau khi kế toán tính toán, xác định đƣợc số liệu tổng hợp về chi phí sản xuất thực tế của công trình có thể xác định đƣợc khối lƣợng hoàn thành cho từng công trình. Kế toán căn cứ vào các chứng từ và sổ sách liên quan tiến hành lập thẻ tính giá thành cho công trình Cửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4:
Giao diện 2.21. Giao diện thẻ tính giá thành công trình
Từ thẻ tính giá thành, ta xác định đƣợc giá thành thực tế của khối lƣợng xây lắp hoàn thành bàn giao công trình Cửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4
là: 1.680.471.804 đồng
Sau khi hoàn thành toàn bộ công trình, căn cứ vào thẻ tính giá thành và Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình (Phụ lục 38) tiến hành quyết toán với chủ đầu tƣ theo Biên bản thanh lý hợp đồng (Phụ lục 39).
100
Từ bảng chiết khối lƣợng và giá hợp đồng theo dự toán (Phụ lục 4), ta thấy giá dự toán của công trình là 1.679.379.196 đồng. Sau khi hoàn thành nghiệm thu và tính giá thành thực tế của công trình là 1.680.471.804 đồng. Căn cứ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và để giữ uy tín với khách hàng, công ty chấp nhận bàn giao công trình với giá thành thực tế và chấp nhận hòa vốn.
2.4. Đánh giá thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành công trình xây dựng tại công ty cổ phần xây lắp Hồng Hà.
2.4.1. Ưu điểm
2.4.1.1. Về tổ chức quản lý
Bộ máy của công ty đƣợc tổ chức phù hợp với quy mô của công ty. Các phòng ban của công ty đƣợc phân công nhiệm vụ rõ ràng để tạo điều kiện thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác quản lý để có hƣớng đi đúng đắn phù hợp với điều kiện của nền kinh tế thị trƣờng. Công ty đã đƣa ra nhiều biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm nhƣng vẫn đảm bảo đƣợc tiến độ thi công và chất lƣợng công trình.
2.4.1.2. Về tổ chức công tác kế toán tại Công ty - Thứ nhất, về bộ máy kế toán:
Nhìn chung, bộ máy kế toán tại Công ty đƣợc tổ chức hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty.
Bộ máy kế toán của công ty đƣợc tổ chức theo hình thức tập trung: Toàn bộ công tác kế toán tập trung tại phòng kế toán. Chứng từ sau khi đƣợc các phòng thu thập, kiểm tra và gửi về phòng kế toán kiểm tra lại tính chính xác hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi tổng hợp ghi vào sổ kế toán. Mô hình này phù hợp với quy mô của Công ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà , đảm bảo quản lý tập trung và thống nhất công tác kế toán, dễ phân công, kiểm tra, đối chiếu.
Bộ máy kế toán của công ty đƣợc tổ chức hoạt động tƣơng đối có hiệu quả. Các cán bộ kế toán đƣợc phân công, phân nhiệm rõ ràng nên sự chuyên
101
môn hóa rất cao, đảm bảo các phần hành tiến hành nhanh nhẹn, độ chính xác cao và đảm bảo khả năng cung cấp thông tin trung thực, hợp lý, kịp thời
- Thứ hai, về tổ chức hệ thống chứng từ:
Hệ thống sổ sách chứng từ của công ty tƣơng đối đầy đủ, phù hợp với chế độ, đa dạng nhất là các chứng từ về vật tƣ do đặc điểm của ngảnh xây dựng liên quan đến quá trình mua bán nguyên vật liệu, CCDC để phục vụ cho công trình. Ngoài ra, công ty còn thiết kế mẫu chứng từ, sổ áp dụng cho phù hợp với đặc điểm ngành nghề, quy mô của công ty, đáp ứng tốt yêu cầu quản trị của công ty.
Việc luân chuyển chứng từ nhanh chóng, gọn nhẹ. Việc sắp xếp chứng từ tại Công ty hợp lý, thuận tiện cho việc lƣu trữ, bảo quản chứng từ.
- Thứ ba, về hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản Công ty phù hợp với đặc điểm của Công ty, phản ánh khá đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty.
- Thứ tư, về kế toán tập hợp chi phí và giá thành
Tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành khá chi tiết, chặt chẽ. Đối tƣợng tập hợp chi phí phù hợp với đối tƣợng tính giá thành, chi phí đƣợc tập hợp theo từng khoản mục tạo điều kiện cho công tác đánh giá sản phẩm đƣợc chính xác và chi tiết.
Phƣơng pháp tính giá thành trực tiếp rất phù hợp đối với đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất, đối tƣợng tính giá thành sản xuất và phƣơng thức thanh toán mà công ty đã áp dụng. Giá thành đƣợc tập hợp theo từng khoản mục giúp công ty có thể so sánh tình hình thực hiện với kế hoạch để từ đó thấy đƣợc những ƣu điểm cũng nhƣ những hạn chế trong quá trình thực hiện công tác xây lắp và có biện pháp khắc phục kịp thời.
2.4.2. Hạn chế
Bên cạnh những ƣu điểm trong công tác quản lý và hạch toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tại công ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà vẫn còn một số mặt hạn chế cần khắc phục:
102
2.4.2.1. Về tổ chức công tác kế toán Thứ nhất, về hình thức kế toán:
Công ty vẫn sử dụng kế toán thủ công trên Excel mà không áp dụng kế toán máy. Đây là nhƣợc điểm lớn nhất trong tổ chức công tác kế toán tại công ty. Với đặc điểm của kế toán xây dựng là phải quản lý nhiều loại vật tƣ, nhiều loại chi phí khác nhau, nếu sử dụng kế toán thủ công trên Excel sẽ khó theo dõi đƣợc chi tiết từng loại vật tƣ, chi phí, khó phân công, kiểm tra, đối chiếu, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác. Mặt khác, vì hạch toán thủ công nên khối lƣợng ghi chép hàng ngày, cuối tháng rất nhiều, có thể không đảm bảo tính chính xác.
- Thứ hai, về hệ thống chứng từ kế toán
+ Bộ chứng từ còn thiếu chặt chẽ: Để nhanh chóng gọn nhẹ trong các khâu mà kế toán đã bỏ qua một số thủ tục, không có chứng từ xác minh. Điều này gây khó khăn trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý NVL nói riêng.
Ví dụ: trong khâu nhập kho hàng hóa, kế toán chỉ căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho mà bỏ qua Biên bản kiểm nghiệm, nhƣ vậy vật tƣ hàng hóa không đƣợc kiểm nghiệm, dễ xảy ra sự cố về chất lƣợng vật tƣ.
+ Việc luân chuyển chứng từ đôi khi còn chậm chễ: do Công ty hoạt động nhiều địa bàn khác nhau và cách xa trụ sở Công ty nên việc luân chuyển chứng từ còn chậm.
- Thứ ba, về hệ thống tài khoản:
Tài khoản kế toán chƣa đƣợc phân chia thành các tài khoản cấp hai để theo dõi cho từng đối tƣợng, vì vậy việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây dựng là khá khó khăn.
Chƣa có tài khoản kế toán theo dõi riêng cho từng công trình, dẫn đến việc khó kiểm tra, kiểm soát chi phí.
103
Thứ nhất, nguyên vật liệu đƣợc công ty khoán mức chi phí và đội mua về sử dụng trực tiếp cho các công trình, hạng mục công trình nên khó cho việc quản lý chi phí phát sinh. Điều đó rất dễ xảy ra hiện tƣợng khai khống vật tƣ sử dụng, mất mát vật tƣ, sử dụng vật tƣ không đúng tiêu chuẩn khi không có sự kiểm soát của ngƣời có trách nhiệm. Có trƣờng hợp việc sử dụng vật tƣ không đúng tiêu chuẩn, không đủ số lƣợng đã dẫn đến tình trạng công trình thi công không đảm bảo kỹ thuật đạt ra.
Thứ hai, mặc dù trƣớc khi thi công, công ty đã xác định chi phí cho công trình, trong đó có cả chi phí nguyên vật liệu nhƣng thời gian thi công dài, trong