B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
2.3. Thực trạng công tác tập hợp chi phí và tính giá thành công trình cửa hàng
2.3.1. Đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành
Công ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà thực hiện hạch toán chi phí và giá thành công trình, xây lắp theo từng công trình, hạng mục công trình. Cụ thể trong bài nghiên cứu, em sẽ làm rõ công việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm công trình Cửa hàng chuyên doanh xăng dâu số 4. Công trình bắt đầu khởi công ngày 03/06/2016 và hoàn thành bàn giao ngày 29/08/2016. Bên
Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
59
giao thầu là Công ty xăng dầu Phú Thọ, ký kết hợp đồng xây dựng với công ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà theo hợp đồng số 05/2016-HĐXD ngày 03/06/2016.
a. Đối tượng tập hợp chi phí
Đối tƣợng tập hợp chi phí tại công ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà là các công trình, hạng mục công trình (tập hợp theo nơi gánh chịu chi phí). Chi phí trực tiếp liên quan đến đối tƣợng tập hợp chi phí nào thì đƣợc tập hợp toàn bộ cho đối tƣợng đó. Các chi phí chung liên quan đến nhiều công trình thì đƣợc phân bổ theo tiêu thực hợp lý. Mỗi công trình từ khi nhận thầu đến khi hoàn thành bàn giao đƣợc mở sổ chi tiết để theo dõi, tập hợp riêng.
b. Đối tượng và kỳ tính giá thành
Đối tƣợng tính giá thành sản phẩm của công ty chính là các công trình, hạng mục công trình xây dựng hoàn thành bàn giao.
Cụ thể, trong bài khóa luận, đối tƣợng tính giá thành là công trình Cửa hàng chuyên doanh số xăng dầu số 4.
Kỳ tính giá thành của công ty là theo thời gian thực hiện công trình. Nhƣ vậy, kế toán của công ty sẽ tiến hành tính giá thành khi công trình hoàn thành. Công trình Cửa hàng chuyên doanh xăng dầu số 4 đƣợc mở sổ theo dõi chi tiết từ ngày 01/06/2016 đến ngày 31/08/2016.
2.3.2. Phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành công trình
a. Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất
Công ty áp dụng phƣơng pháp tập hợp chi phí theo phƣơng pháp trực tiếp và gián tiếp. Hai phƣơng pháp này cụ thể nhƣ sau:
+ Phƣơng pháp tính giá thành giản đơn (phƣơng pháp trực tiếp): Các chi phí trực tiếp nhƣ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (cát, sỏi, xi măng, sắt, thép…), chi phí nhân công trực tiếp nếu phát sinh ở công trình, hạng mực công trình nào thì sẽ đƣợc hạch toán trực tiếp vào công trình đó.
+ Phƣơng pháp phân bổ gián tiếp: Phƣơng pháp này áp dụng khi một loại chi phí gián tiếp là chi phí sản xuất chung có liên quan đến nhiều đối tƣợng kế toán tập hợp chi phí sản xuất (CPSX), nhƣng không thể tập hợp trực tiếp cho
60
từng đối tƣợng VD: Chi phí Khấu hao TSCĐ, chi phí phân bổ CCDC... Trƣờng hợp này phải lựa chọn tiêu thức hợp lý để tiến hành phân bổ chi phí cho từng đối tƣợng liên quan theo công thức:
Chi phí SXC cần phân bổ cho từng đối tƣợng = Tổng chi phí SXC cần phân bổ x Tổng đại lƣợng tiêu chuẩn dùng để phân bổ Tổng đại lƣợng tiêu chuẩn dùng
để phân bổ
b. Phương pháp tính giá thành sản phẩm
Để thuận lợi cho công tác tính giá thành cũng nhƣ để đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất phù hợp với đối tƣợng tính giá thành, công ty áp dụng phƣơng pháp tính giá thành là phƣơng pháp trực tiếp (phƣơng pháp tính giá thành giản đơn). Phƣơng pháp này cho phép cung cấp kịp thời số liệu giá thành trong mỗi kỳ báo cáo và cách tính đơn giản, dễ dàng thực hiện.
Theo đó, giá thành sản phẩm xây dựng hoàn thành đƣợc tính theo công thức Giá thành thực tế khối lƣợng xây dựng hoàn thành = Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ + Chi phí SXKD phát sinh trong kỳ - Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ
2.3.3. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành công trình tại công ty
2.3.3.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp a. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty
Công ty cổ phần xây lắp Hồng Hà một trong các doanh nghiệp thuộc loại hình nhỏ và vừa của tỉnh Phú Thọ hoạt động trong ngành xây dựng cơ bản. Tại Công ty để đáp ứng cho quá trình thi công xây lắp cần sử dụng một khối lƣợng lớn nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại, thứ với chủng loại, quy cách đa dạng và phong phú. Do đặc thù của sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc nên với mỗi công trình các nguyên vật liệu phải cung cấp theo đúng tiêu chuẩn chất lƣợng kỹ thuật đã xác định cụ thể trong dự toán. Thông thƣờng đối với các công trinh xây dựng thì chi phí nguyên vật liệu là lọai chi phí chiếm tỷ trọng lớn, thƣờng từ 70% đến 80% (tùy theo kết cấu công trình trong giá thành sản phẩm).
61
Từ thực tế đó đòi hỏi phải tăng cƣờng công tác quản lý vật tƣ, công tác kế toán vật liệu góp phần đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật tƣ nhằm hạ giá thành chi phí sản xuất.
Đặc điểm của ngành XDCB, các công trình thƣờng đƣợc tổ chức thi công phân tán tại nhiều địa điểm nên việc quản lý rất khó khăn, trong khi đó nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho các công trình thƣờng rất đa dạng. ...nên các vật tƣ phải di chuyển phân tán theo từng công trình, do nhiều ngƣời quản lý về mặt hiện vật và giá trị. Mặt khác, do đặc điểm của nguyên vật liệu xây dựng thƣờng cồng kềnh, khối lƣợng lớn, chi phí vận chuyển bốc dỡ cao, dễ hao hụt nên Công ty giao cho các đội thi công tự tổ chức thu mua những nguyên vật liệu cần thiết cho việc xây dựng trên cơ sở dự toán đã đƣợc duyệt và nhu cầu nguyên vật liệu tại công trình, không tổ chức kho tàng tập trung mà tổ chức các kho tập kết nguyên vật liệu ngay tại chân công trình và do đội thi công chịu trách nhiệm quản lý.
b. Phân loại nguyên vật liệu
Để quản lý một cách hiệu quả nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu nhƣ sau:
+ Phụ tùng thay thế: các chi tiết bộ phận dùng thay thế sửa chữa máy móc thiết bị, phƣơng tiện vận tải nhƣ: xăm, lốp, bu lông, vòng bi...
+ Vật liệu: Bao gồm các loại vật liệu xây dựng nhƣ đá, cát, xi măng, thép, gạch, và các vật liệu khác, vật liệu điện, vật liệu nƣớc...
+ Dầu mỡ phụ: các loại dầu mỡ sử dụng cho các thiết bị máy móc: dầu thủy lực, dầu động cơ, mỡ,...
Công ty tiến hành tính giá nguyên vật liệu trực tiếp theo phƣơng pháp thực tế đích danh. Khi xuất nguyên vật liệu cho đơn vị thi công, kế toán vật tƣ xác định đơn giá, giá trị của nguyên vật liệu xuất kho vào phiếu xuất kho.
c. Kế toán quản trị nguyên vật liệu
62
Tại công ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà, các công trình thƣờng do công ty tự tìm và tham gia đấu thầu. Đa số các công trình của công ty đều có đặc điểm là giá trị công trình nhỏ, thời gian thi công ngắn trong một vài tháng. Công ty thƣờng giao khoán gọn cho các tổ đội thi công, do đội trƣởng thi công quản lý, bảo vệ biện pháp thi công và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và công ty về an toàn lao động và chất lƣợng công trình. Các nghiệp vụ nhập – xuất – tồn vật tƣ phát sinh chủ yếu tại các tổ, đội công trƣờng thi công
Nguồn cung cấp nguyên vật liệu tại Công ty chủ yếu là mua ngoài. Trong điều kiện kinh tế thị trƣờng hiện nay, nguồn cung cấp các nguyên vật liệu trong nƣớc rất dồi dào, giá cả cạnh tranh nên việc thu mua vật liệu khá thuận tiện, nhanh chóng vì vậy nguồn nguyên vật liệu của Công ty là mua trong nƣớc và chủ yếu là từ các nhà cung cấp truyền thống nhƣ: Công ty TNHH Việt Hàn, Công ty TNHH Thƣơng mại Nghĩa Nhung, Công ty TNHH xây dựng Tự Lập. khi đội thi công có yêu cầu cần xuất nguyên vật liệu, nhân viên phụ trách đội thi công (tổ trƣởng) sẽ thông báo với kế toán vật tƣ để tiến hành mua nguyên vật liệu và xuất nguyên vật liệu. Việc theo dõi số lƣợng nguyên vật liệu thừa hay thiếu trƣớc và sau khi hoàn thành đƣợc giao cho ban kiểm nghiệm của công trình đó.
Hầu hết các nguyên vật liệu có nguồn cung cấp dồi dào trên thị trƣờng, việc thỏa thuận, ký kết mua bán thực hiện nhanh chóng, tiện lợi. Công ty mua hàng của ngƣời bán thì có thể trả tiền trƣớc khi nhận hàng, hoặc trả tiền ngay, hoặc trả chậm dựa vào hoá đơn đỏ do đơn vị bán gửi đến cùng với hàng về nhập kho.
Công tác tổ chức quản lý mua nguyên vật liệu theo 05 bƣớc: - Bƣớc 1: Xây dựng Dự toán nguyên vật liệu:
Trong khâu này bộ phận Kỹ thuật sẽ căn cứ vào kế hoạch xây lắp Công ty trong năm để lên xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý, lập Dự toán chi tiết, Chiết khối lƣợng và giá hợp đồng phù hợp với công trình thi công. Bƣớc 2: Lên kế hoạch mua:
63
Sau khi xây dựng dự toán sử dụng NVL. Trong khâu này đã xác định đƣợc: mua NVL cho công trình nào, các loại nguyên vật liệu cần mua, số lƣợng, giá cả, nhà ccung cấp. Tuy nhiên bộ phận Kỹ thuật chỉ lên kế hoạch chung cho toàn bộ công trình nhƣng khi mua thì đều căn cứ vào nhu cầu sử dụng tại công trình, xem công trình thi công đến hạng mục nào, cần những loại vật liệu gì thì mua loại đó.
Bƣớc 3: Ký hợp đồng:
Do nhu cầu sử dụng NVL của Công ty là rất lớn nên việc ký hợp đồng thƣờng đƣợc ký dài hạn (Hợp đồng nguyên tắc) với nhà cung cấp truyền thống để đảm bảo ổn định nguồn nguyên vật liệu đầu vào. Một số nhà cung cấp truyền thống nhƣ: Công ty TNHH Việt Hàn, Công ty TNHH Thƣơng mại Nghĩa Nhung, Công ty TNHH xây dựng Tự Lập….
Bƣớc 4: Mua nguyên vật liệu:
Theo nhu cầu sử dụng, các đội thông báo cho kế toán vật tƣ về việc xuất nguyên vật liệu , khi đƣợc sự ký duyệt thì thƣờng cán bộ vật tƣ của công ty sẽ trực tiếp đi mua nguyên vật liệu với nhà cung cấp đã ký hợp đồng nguyên tắc. Đội quản lý ký kết hợp đồng với bên B và làm thủ tục tạm ứng tiền để thu mua nguyên vật liệu.
Bƣớc 5: Vận chuyển
Nguyên vật liệu đƣợc mua về chủ yếu đƣợc chuyển thẳng đến chân công trình và nhập kho tại công trình.
Các nguyên vật liệu nhập kho công trình nào thì xuất dùng cho công trình đó. Lƣợng nguyên vật liệu đƣợc xuất dùng căn cứ vào định mức nguyên vật liệu cho mỗi giai đoạn thi công trong dự toán vật tƣ. Sau khi nguyên vật liệu đƣợc mua về và chuyển đến chân công trình thì các tổ đội thi công căn cứ vào hạng mục,,, công việc và định mức sử dụng để xuất dùng tránh lãng phí nguyên vật liệu. Việc xuất kho đảm bảo đúng yêu cầu về qui trình và thủ tục. Thủ kho tại đội thi công chịu trách nhiệm theo dõi về số lƣợng nhập - xuất - tồn hàng ngày và báo cáo tình hình cụ thể của từng danh điểm nguyên vật liệu.
64
Với các nguyên vật liệu có giá trị nhỏ, phục vụ cho thi công tại công trƣờng do đội tự mua xuất dùng trực tiếp phải qua sự kiểm tra, giám sát của phòng Tài chính – Kỹ thuật, thi công.
* Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty:
Nguyên vật liệu tại công ty đƣợc đánh giá theo phƣơng pháp thực tế đích danh.
* Công tác dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu
Sản phẩm của công ty là các công trình xây dựng cơ bản nên nguyên vật liệu chủ yếu là: sắt, thép, xi măng, cát, sỏi…Nguyên vật liệu thƣờng đƣợc chuyển trực tiếp về kho tại công trƣờng thi công, không qua kho công ty nhƣng vẫn đƣợc kế toán theo dõi bằng Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho.
Mỗi công trình đều tổ chức kho riêng phục vụ cho chính công trình đó, vật liệu phục vụ cho công trình nào thì nhập kho công trình đó. Cử 1 thủ kho chịu trách nhiệm trông coi bảo quản, thực hiện việc nhập xuất kho và ghi chép sổ sách đầy đủ.
d. Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng
- Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT3/001) - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT) - Phiếu đề nghị nhập vật tƣ
- Phiếu đề nghị xuất vật tƣ
Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và các tài khoản khác có liên quan.
e. Phương pháp hạch toán.
65
- Cán bộ kỹ thuật sẽ căn cứ vào bản vẽ kỹ thuật cùng với tiến độ thi công thực tế tại công trình để xác định số nguyên vật liệu cần dùng sắp tới sau đó báo lại với thủ kho để chuẩn bị thu mua, kế toán vật tƣ sẽ tiến hành mua nguyên vật liệu để nhập kho. Phòng tài chính là bộ phận đảm nhiệm mua vật tƣ đầy đủ đến công trình thi công, phục vụ thuận lợi cho công tác thi công công trình đƣợc đảm bảo chất lƣợng, kỹ thuật.
- Căn cứ vào đề nghị mua vật tƣ, phòng kế toán tiến hành đi mua vật liệu theo hợp đồng đã ký với nhà cung cấp. Do đặc điểm vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài nên khi có nhu cầu cần công ty cử cán bộ vật tƣ đến nơi ký hợp đồng để thu mua nguyên vật liệu.
- Khi vật liệu về đến chân công trình, ngƣời mua hàng chuyển và thủ kho lập Giấy giao nhận vật tƣ và Hóa đơn GTGT của bên bán cho thủ kho làm chứng từ tiếp nhận vật tƣ.
- Sau đó, kế toán đội gửi các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ và lập giấy đề nghị thanh toán gửi lên phòng tài chính. Sau khi đƣợc ban giám đốc ký duyệt, căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán và các chứng từ có liên quan kế toán tiến hành nhập dữ liệu, lập phiếu nhập kho theo kết quả mua hàng.
- Tại công ty, phòng kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho thành 2 liên: + 1 liên kế toán theo dõi số thực nhập trên Sổ chi tiết vật tƣ theo công trình sau đó chuyển lƣu trữ.
+ 1 liên lƣu đội sản xuất.
Ví dụ 1: Ngày 11/07/2016, chị Vũ Thị Lan Anh tiến hành thu mua nguyên vật liệu theo HĐKT số 107 (Phụ lục 5) ngày 05/07/2016 giữa công ty công ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà với công ty công ty Cổ phần Tiến Mạnh PhúThọ. Khi nguyên vật liệu đƣợc chuyển đến công trình, bàn giao cho thủ kho theo Giấy giao nhận (Phụ lục 6) giữa bên bán và bên mua làm chứng từ minh chứng cho thủ kho nhập hàng và kế toán cuối tháng đối chiếu công nợ.
Căn cứ vào HĐMB đã lập, theo Giấy đề nghị nhập vật tƣ (Phụ lục 7) và Hóa đơn GTGT số 0000363 (Phụ lục 8) giữa công ty công ty Cổ phần Tiến
66
Mạnh Phú Thọ và Công ty công ty Cổ phần xây lắp Hồng Hà, kế toán lập Phiếu nhập kho (Phụ lục 9).
Giao diện 2.2. Giao diện nhập thông tin về nguyên vật liệu nhập kho
Sau ghi nhấn “Save” để lƣu, kế toán Chọn “Print” để in Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho này đƣợc in thành 02 bản ngay tại thời điểm NVKT phát sinh.
Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu chủ yếu đƣợc xuất kho cho phục vụ nhu cầu các đội xây lắp trực thuộc công ty thi công các công trình. Vì nguyên vật liệu chủ yếu đƣợc mua rồi xuất thẳng tại các công trình đang thi công nên khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ở tại công trình thì ngƣời tổ trƣởng đội thi công chỉ báo lƣợng xuất vật tƣ mà không viết giấy đề nghị xuất vật tƣ.
Ví dụ 2: Xuất nguyên vật liệu phục vụ cho công trình Cửa hàng xăng dầu