B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí và tính
3.2.1. Giải pháp về tổ chức công tác kế toán
108
+ Mỗi kế toán viên ngoài cần hiểu và làm tốt phần hành của mình đƣợc giao, nên học hỏi và tìm hiểu thêm các phần khác. Trong trƣờng hợp công ty có một kế toán viên vắng mặt trong thời gian dài vì lý do nào đó (nghỉ phép, ốm, thai sản…) thì phòng kế toán vẫn linh động ngƣời làm thay đảm bảo cho thông tin kế toán đƣợc liên tục, kịp thời đồng thời nâng cao mối quan hệ tác nghiệp giữa các nhân viên kế toán.
+ Ngoài ra, công ty có thế tổ chức cho nhân viên kế toán tham gia những lớp tập huấn tạo điều kiện cho kế toán viên đƣợc học tập nâng cao trình độ chuyên môn cũng nhƣ trình độ tin học.
+ Thứ hai, về hình thức kế toán
Công ty cần trang bị cho bộ phận kế toán phần mềm hạch toán kế toán. giúp giảm nhẹ khối lƣợng công việc, đƣa ra sổ sách nhanh chóng, chính xác. Công ty đã thực hiện đúng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung, Tuy nhiên, hiện nay Công ty vẫn áp dụng kế toán thủ công để theo dõi, hạch toán. Việc sử dụng hình thức sổ này trong điều kiện kế toán thủ công gây ra sự ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lƣợng công tác kế toán. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển Công ty nên áp dụng kế toán máy vào hạch toán. Với sự hỗ trợ của phần mềm, dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nhất là các chứng từ gốc đƣợc nhập vào. Công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách => sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp =>công tác kế toán tổng hợp bị sai lệch. Việc cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác giúp nhà quản trị biết đƣợc yêu cầu tiến độ thi công của các công trình, hạng mục công trình, dự án, nhằm đƣa ra những biện pháp kịp thời. Trên thị trƣờng hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán dành cho công ty xây dựng nhƣ: MISA, SMART, Fast, LinkQ…
Nội dung kế toán máy theo hình thức “Nhật ký chung” bao gồm: * Cập nhập số liệu
109 - Xem, hiệu chỉnh chứng từ
- Hệ thống danh mục tài khoản
- Hệ thống danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp - Kết chuyển, phân bổ chi phí KH TSCĐ, phân bổ CCDC - Khóa sổ, chuyển số dƣ sang năm sau
* Tổng hợp số liệu
- In, xem các loại sổ sách: sổ Nhật Ký chung, Sổ Cái tài khoản - Xem số liệu phát sinh, số dƣ tài khoản
- In bảng cân đối tài khoản - Tổng hợp các số liệu
Ví dụ: Một số bƣớc thực hiện trên phần mềm MISA SME 2015:
Giao diện tạo mã khai báo các công trình/hạng mục phục vụ cho việc tính giá thành theo công trình/vụ việc.
Giao diện 3.1. Giao diện tạo mã công trình
Giao diện tính giá thành công trình, áp dụng đối với các doanh nghiệp xây dựng có các công trình nhƣ: nhà ở, đƣờng xá, cầu đƣờng... với nhiều hạng mục công trình con. Đối tƣợng tập hợp chi phí sẽ gắn với các các mục con, cuối cùng sẽ đƣợc tổng hợp lại thành giá thành chung của cả công trình.
110
Giao diện 3.2. Giao diện tính giá thành công trình
Thứ ba: Về việc luân chuyển chứng từ: Công ty nên đƣa ra quy định về việc luân chuyển chứng từ để kế toán phản ánh, xử lý kịp thời. Tùy từng địa điểm thi công để có quy định cụ thể thời về thời gian nộp chứng từ. Với những địa bàn trong tỉnh Phú Thọ thì có thể nộp vào 16h hàng ngày. Với những địa bàn ngoại tỉnh thì nộp vào thứ 7 hàng tuần. Ngoài ra Công ty còn nên quy định rõ ràng về trách nhiệm của từng cá nhân phải giao nộp chứng từ và mức phạt nếu nhƣ nộp muộn so với quy định. Việc lập chứng từ phải đƣợc kiểm tra, tính toán cẩn thận các số liệu kế toán trƣớc khi lập.