Ví dụ 03: Ngày 03/01/2019, mua hàng của công ty TNHH Hai Pha Việt Nam nhập kho theo hóa đơn số 0001618. Trị giá trên hóa đơn chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 27.025.500 VND. Chưa thanh toán cho người bán. Chứng từ liên quan: Đơn đặt hàng (Phụ lục 10), Hóa đơn GTGT số 0001618 (Phụ lục 11), Giấy đề nghị thanh toán (Phụ lục 12), Phiếu nhập kho (Phụ lục 13).
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán mua hàng” - > “Cập nhật số liệu” -> “Phiếu nhập mua hàng”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Mã khách: 00081. Máy tính sẽ tự động ghi rõ thông tin đối tượng và các thông tin kèm theo như khai báo thông tin ban đầu - Công ty TNHH Hai Pha Việt Nam.
- Địa chỉ: Châu Sơn, Phủ Lý, Hà Nam
- Diễn giải: Nhập kho ống côn giấy mua của công ty Hai Pha VN - Mã kho nhập: 1525
- Số pn: 001618
- Ngày chứng từ: 03/01/2019 - Số hóa đơn: 0001618 - Ngày hóa đơn: 03/01/2019 - Tài khoản Có: 331
- Trong trang hàng tiền khai báo:
- Mã hàng: X2OG00001. Máy tính sẽ tự động ghi rõ thông tin đối tượng và các thông tin kèm theo như khai báo thông tin ban đầu: Ống côn giấy, đơn vị tính: cái.
- Giá VND: 860.000. Sau khi nhập số lượng và đơn giá thì máy tính sẽ tự tính thành tiền: 27.025.500
- TK Nợ: 1525
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem Phiếu nhập mua hàng của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in Phiếu nhập mua hàng.
Giao diện 2.6. Giao diện nhập liệu phiếu nhập mua hàng
Ví dụ 04: Ngày 08/01/2020, công ty mua 44.613 kg bông thiên nhiên của công ty cổ phần thương mại Mai Hương với đơn giá 43.390 đồng/kg về nhập kho, chưa thanh toán. Căn cứ vào hợp đồng mua bán ( Phụ lục 14), hóa đơn GTGT số 0002137 (Phụ lục 15) , phiếu nhập kho (Phụ lục 16) kế toán tiến hành hoạch toán:
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán mua hàng” - > “Cập nhật số liệu” -> “Phiếu nhập mua hàng”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Mã khách: 00029. Máy tính sẽ tự động ghi rõ thông tin đối tượng và các thông tin kèm theo như khai báo thông tin ban đầu - Công ty cổ phần thương mại Mai Hương.
- Địa chỉ: Châu Sơn, Phủ Lý, Hà Nam
- Diễn giải: Nhập kho bông mua của công ty TM Mai Hương - Mã kho nhập: 1522
- Số pn: 002137
- Ngày chứng từ: 08/01/2019 - Số hóa đơn: 0002137 - Ngày hóa đơn: 08/01/2019 - Tài khoản Có: 331
- Trong trang hàng tiền khai báo:
- Mã hàng: X2NLC. Máy tính sẽ tự động ghi rõ thông tin đối tượng và các thông tin kèm theo như khai báo thông tin ban đầu: Bông nguyên liệu chính X2, đơn vị tính: kg.
- Giá VND: 43.390. Sau khi nhập số lượng và đơn giá thì máy tính sẽ tự tính thành tiền
- TK Nợ: 1522
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem Phiếu nhập mua hàng của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in Phiếu nhập mua hàng.
Ví dụ 05: Ngày 28/02/2019, công ty TNHH Dệt Phú Thọ thanh toán tiền hàng tháng 1/2019 cho công ty TNHH Hai Pha số tiền là 328.669.726 đồng. Căn cứ vào Ủy nhiệm chi (Phụ lục 17), hợp đồng nguyên tắc (Phụ lục 18) kế toán tiến hành hoạch toán. Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán tổng hợp” -> “Cập nhật số liệu” -> “Phiếu kế toán”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Số chứng từ: GNN2802 - Ngày ctừ: 28/02/2019
Khai báo thông tin trong trang hàng tiền khai báo: - TK: 331
- Mã khách: 00066. Máy tính sẽ tự động ghi rõ thông tin đối tượng và các thông tin kèm theo như khai báo thông tin ban đầu: Công ty TNHH Hai Pha Việt Nam.
- Ps Nợ VND: 328.669.726
- Diễn giải: Chuyển tiền vật tư tháng 01 cho công ty TNHH Hai Pha Việt Nam + Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu và lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem Phiếu kế toán mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in Phiếu kế toán.
Giao diện 2.8. Giao diện phiếu kế toán
Sau khi cập nhật số liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động lên các sổ sách liên quan đến phần hành, bao gồm các sổ sách như:Sổ chi tiết tài khoản 331, sổ cái tài khoản 331,...Kế toán có thể xem hoặc kết xuất ra các báo cáo, sổ sách liên quan tới bất kỳ thời điểm nào. Việc xem và in ra các báo cáo sổ sách được thực hiện như sau:
+ Để xem sổ chi tiết TK 331, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm Visoft, kế toán chọn “Mua hàng” -> “Sổ kế toán công nợ phải trả” -> “ Sổ chi tiết của một khách hàng”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ chi tiết của một khách hàng”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 331, mã khách hàng 00081, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 31/03/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
Giao diện 2.9.Giao diện sổ chi tiết tài khoản 331-Công ty TNHH Hai Pha Việt Nam
+ Để xem sổ cái TK 331, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm Visoft, kế toán chọn “Tổng hợp” -> “Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung” -> “ Sổ cái tài khoản”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ cái tài khoản”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 331, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 31/03/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
Giao diện 2.10. Giao diện sổ cái tài khoản 331
2.3.2. Kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty
2.3.2.1. Đặc điểm quan hệ thanh toán với khách hàng tại công ty
Tại công ty, các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi công ty bán sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng, khách hàng chấp nhận thanh toán nhưng chưa thanh toán hoặc khách hàng đã trả trước tiền hàng. Tùy từng đối tượng khách hàng mà công ty có thể bán hàng theo phương thức: trả ngay hoặc trả chậm, khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, qua chuyển khoản, thực hiện bù trừ công nợ,...
Thị trường tiêu thụ hàng hóa của công ty diễn ra cả trong nước và ngoài nước, khách hàng của công ty là các doanh nghiệp, nhà máy sản xuất, nhà tiêu dùng trực tiếp... Một số khách hàng thường xuyên như : Công ty TNHH bông vải sợi Đại Thắng; Công ty TNHH Dệt may Oanh Lợi; Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú...
Giao diện 2.11 . Giao diện mã khách hàng
2.3.2.2. Chứng từ sử dụng * Chứng từ
- Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT3/001) - Hóa đơn bán hàng
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT)
- Bảng kê đối chiếu công nợ phải thu khách hàng - Bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra
- Các chứng từ thanh toán : Phiếu thu, giấy báo Có,…. * Sổ sách kế toán
- Sổ cái TK 131 - Sổ chi tiết TK 131 - Sổ nhật ký chung 2.3.2.3. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng
Các khoản phải thu của khách hàng kế toán thanh toán của doanh nghiệp theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng, theo khoản nợ và từng lần thanh toán.
112, TK 511,...
2.3.2.4. Phương pháp hạch toán
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan tiến hành vào sổ chi tiết tài khoản 131 được mở riêng cho từng khách hàng. Cuối kỳ kế toán so sánh số liệu giữa sổ chi tiết và nhật ký chung để vào sổ cái.
Sổ chi tiết được mở cho tất cả khách hàng (cả khách hàng thường xuyên và không thường xuyên).
Trường hợp bán hàng thu tiền ngay vẫn hoạch toán vào tài khoản 131 khi lập hóa đơn và sẽ hoạch toán vào tài khoản 111, 112 khi có chứng từ thanh toán.
Công ty thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng khi khách hàng mua hàng của công ty. Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với khách hàng, kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng.
Kế toán thực hiện mã hóa khách hàng để hoạch toán chi tiết như sau:
*Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt
Ví dụ 06: Ngày 10/01/2019, bán phế liệu cho Công ty TNHH bông vải sợi Đại Thắng với giá trị 11.060.111 đồng (Giá đã bao gồm thuế GTGT 10%). Ông Trần Công Huấn đã thanh toán luôn bằng tiền mặt. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000078 (Phụ lục 19) và phiếu thu (Phụ lục 20), kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm Visoft Acounting. Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán bán hàng” -> “Cập nhật số liệu” -> “Phiếu thu tiền mặt”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Người nộp tiền: Trần Công Huấn
- Địa chỉ: Công ty TNHH bông vải sợi Đại Thắng
- Diễn giải: Thu tiền bán phế liệu HĐ0000078-10/01/2019-5530kg của Trân Công Huấn
- Ngày phiếu thu: 10/01/2019 - Trong trang hàng tiền khai báo:
- TK Có: 5514. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên tài khoản theo như khai báo thông tin ban đầu - Doanh thu phế liệu - Xưởng
- Phát sinh Có: 10.054.646
- Diễn giải: Thu tiền bán phế liệu HD0000078
- TK Có: 13311. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên tài khoản theo như khai báo thông tin ban đầu -Thuế GTGT đầu ra phải nộp
- Phát sinh Có: 1.005.465
- Diễn giải: Thuế VAT đấu ra phải nộp bán phế liệu
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem Phiếu thu tiền mặt của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in Phiếu thu tiền mặt.
Giao diện 2.12. Giao diện phiếu thu tiền mặt *Trường hợp khách hàng ứng trước tiền hàng *Trường hợp khách hàng ứng trước tiền hàng
Ví dụ 07: Ngày 02/01/2019, nhận được Giấy báo Có của ngân hàng về việc công ty TNHH Dệt may Oanh Lợi ứng trước tiền mua hàng số tiền là 150.000.000 VND theo hợp đông kinh tế. Căn cứ vào giấy báo Có (Phụ lục 21) kế toán tiến hành hoạch toán. Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán tiền mặt tiền gửi” -> “Cập nhật số liệu” -> “Chứng từ ngân hàng- Giấy báo Có”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Ngày chứng từ: 02/01/2019
- Diễn giải: Nhận tiền hàng của công ty TNHH Dệt may Oanh Lợi - TK Nợ: 11211
- Trong trang hàng tiền khai báo: - TK Có: 131
- Mã khách:00193
- Phát sinh Có: 150.000.000
- Diễn giải: Nhận tiền hàng của công ty TNHH Dệt may Oanh Lợi
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem Giấy báo Có của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in Giấy báo Có.
Giao diện 2.13. Giao diện Giấy báo Có *Trường hợp khách hàng chịu nợ: *Trường hợp khách hàng chịu nợ:
Ví dụ 08: Ngày 02/01/2019 công ty xuất bán bông gầm máy cho công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú: Bông gầm máy bông số lượng 941,6 kg; đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 9523,81 vnđ; Bông gầm máy chải số lượng 1841,7kg, Đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 19047,62 vnđ. Tiền hàng cho khách nợ. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000061 (Phụ lục 22), Hợp đồng mua bán hàng hóa (Phụ lục 23), kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm Visoft Acounting.
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán bán hàng” -> “Cập nhật số liệu” -> “Hóa đơn bán hàng”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Mã khách: 00066. Máy tính sẽ tự động ghi rõ thông tin đối tượng và các thông tin kèm theo như khai báo thông tin ban đầu: Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú
- Địa chỉ: Số 9, Đường Đại Nải. phường Nông Trang, Việt trì - Người mua: Nguyễn Xuân Trường
- Diễn giải: Ban bông gầm máy cho công ty CP Dệt Vĩnh Phú - Mã kho: 1523
- Ngày hoạch toán: 02/01/2019 - Ngày lập hóa đơn: 02/01/2019 - Mã nx (TK Nợ): 131
- Trong trang hàng tiền khai báo:
- Mã hàng: X2PHE2. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên thông tin mã hàng theo như khai báo thông tin ban đầu - Tên hàng: Bông phế(MB)- Xưởng 2; Tên hàng in trên hóa đơn: Bông gầm máy bông; Đvt: kg
- Số lượng: 941,6 - Giá bán: 9523,81
- Phát sinh Có: 1.005.465
- Diễn giải: Thuế VAT đấu ra phải nộp bán phế liệu - Tương tự nhập mã hàng X2PHE1 .
- Mã thuế: 05. Máy tính sẽ tự động ghi rõ như thông tin khai báo ban đầu: 5%
- Tk thuế : 131/33311
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và lên các sổ kế toán.