Ví dụ 08: Ngày 02/01/2019 công ty xuất bán bông gầm máy cho công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú: Bông gầm máy bông số lượng 941,6 kg; đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 9523,81 vnđ; Bông gầm máy chải số lượng 1841,7kg, Đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 19047,62 vnđ. Tiền hàng cho khách nợ. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000061 (Phụ lục 22), Hợp đồng mua bán hàng hóa (Phụ lục 23), kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm Visoft Acounting.
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán bán hàng” -> “Cập nhật số liệu” -> “Hóa đơn bán hàng”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Mã khách: 00066. Máy tính sẽ tự động ghi rõ thông tin đối tượng và các thông tin kèm theo như khai báo thông tin ban đầu: Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú
- Địa chỉ: Số 9, Đường Đại Nải. phường Nông Trang, Việt trì - Người mua: Nguyễn Xuân Trường
- Diễn giải: Ban bông gầm máy cho công ty CP Dệt Vĩnh Phú - Mã kho: 1523
- Ngày hoạch toán: 02/01/2019 - Ngày lập hóa đơn: 02/01/2019 - Mã nx (TK Nợ): 131
- Trong trang hàng tiền khai báo:
- Mã hàng: X2PHE2. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên thông tin mã hàng theo như khai báo thông tin ban đầu - Tên hàng: Bông phế(MB)- Xưởng 2; Tên hàng in trên hóa đơn: Bông gầm máy bông; Đvt: kg
- Số lượng: 941,6 - Giá bán: 9523,81
- Phát sinh Có: 1.005.465
- Diễn giải: Thuế VAT đấu ra phải nộp bán phế liệu - Tương tự nhập mã hàng X2PHE1 .
- Mã thuế: 05. Máy tính sẽ tự động ghi rõ như thông tin khai báo ban đầu: 5%
- Tk thuế : 131/33311
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem Hoá đơn bán hàng của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần
mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in Hóa đơn bán hàng.
Giao diện 2.14. Giao diện Hóa đơn bán hàng
Ví dụ 09: Ngày 14/01/2019, công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú thanh toán tiền hàng số tiền 1.105.094.612 đồng, đã nhận được Giấy báo Có. Căn cứ vào Giấy báo Có (Phụ lục 24) kế toán tiến hành hoạch toán:
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán tiền mặt tiền gửi” -> “Cập nhật số liệu” -> “Chứng từ ngân hàng- Giấy báo Có”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Diễn giải: Nhận tiền hàng của công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú - TK Nợ: 11211
- Trong trang hàng tiền khai báo: - TK Có: 131
- Mã khách: 00066
- Phát sinh Có: 1.105.094.612
- Diễn giải: Nhận tiền hàng của công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem Giấy báo Có của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in Giấy báo Có.
Giao diện 2.15. Giao diện Giấy báo Có
+ Để xem sổ chi tiết TK 131, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm Visoft, kế toán chọn “Bán hàng” -> “Sổ kế toán công nợ phải thu” -> “ Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 131, mã khách hàng 00066, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 31/01/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
Giao diện 2.16. Giao diện sổ chi tiết TK 131-Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú
+ Để xem sổ cái TK 131, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm Visoft, kế toán chọn “Tổng hợp” -> “Sổ kế toán theo hình thức NKC” -> “ Sổ cái tài khoản”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ cái tài khoản”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 131, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 31/01/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
+ Sổ nhật ký chung: Để xem sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành các bước như sau: - Bước 1: Từ phần mềm Visoft, kế toán chọn “Tổng hợp” -> “Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung” -> “ Sổ Nhật ký chung”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ Nhật ký chung”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, kế toán chọn ngày báo cáo từ ngày 31/01/2019 đến ngày 31/01/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
Giao diện 2.18. Giao diện sổ Nhật ký chung *Trường hợp thanh toán với khách hàng là người nước ngoài: *Trường hợp thanh toán với khách hàng là người nước ngoài:
Ví dụ 10: Ngày 15/2/2019, công ty nhận 125.278,78 USD số tiền trả trước bằng điện chuyển tiền mua sợi của công ty Xiammen Zhanglong import & export co.,Ltd theo hợp đồng mua bán số 24/HDXK/DPT-XS/2018, tỷ giá giao dịch thực tế là 23.148 đồng/USD, đã nhận được giấy báo Có của ngân hàng. Căn cứ vào hợp đồng mua bán (Phụ lục 25) , Giấy báo Có (Phụ lục 26) ngân hàng gửi đến kế toán tiến hành hoạch toán: Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán tiền mặt tiền gửi” -> “Cập nhật số liệu” -> “Chứng từ ngân hàng- Giấy báo Có”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
Khai báo đầy đủ các thông tin chung: - Ngày chứng từ: 15/02/2019
- Diễn giải: Nhận 125.278,78 USD tiền sợi Xk của công ty Xiamen TGTT 23.148
- Tỷ giá USD: 23,148 - TK Nợ: 11222
- Trong trang hàng tiền khai báo: - TK Có: 131
- Mã khách:XK.0008 - Phát sinh Có: 125.278,78
- Diễn giải: Nhận 125.278,78 USD tiền sợi Xk của công ty Xiamen TGTT 23.148
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem Giấy báo Có của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in Giấy báo Có.
Giao diện 2.19. Giao diện nhập liệu giấy báo Có
Ví dụ 11: Ngày 26/02/2019, công ty hoàn thành thủ tục xuất khẩu 63.318,4 kg sợi cotton CD 32/1, đơn giá 2,76 USD/kg cho công ty Xiammen Zhanglong import &
export co.,Ltd. Tỷ giá giao dịch thực tế là 23,154 đồng/USD. Thuế xuất khẩu 0%. Căn cứ vào Commercial Invoice số 06/DPT2019 (Phụ lục 27), Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (Phụ lục 28) kế toán tiến hành hoạch toán.
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán bán hàng” -> “Cập nhật số liệu” -> “Hóa đơn bán hàng”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Mã khách: XK.0008. Máy tính sẽ tự động ghi rõ thông tin đối tượng và các thông tin kèm theo như khai báo thông tin ban đầu: Xiammen Zhanglong import & export co.,Ltd
- Địa chỉ: 1-3 Unit503, No.68TAPU East Road - Người mua: Xiamen Zhanglong
- Diễn giải: Bán sợi cotton CD32/1 DK cho Xiamen Zhanglong import & export co.,Ltd
- Mã kho: 1552
- Ngày hoạch toán: 26/02/2019 - Ngày lập hóa đơn: 26/02/2019 - Tỷ giá USD: 23,154
- Mã nx (TK Nợ): 131 - Trong trang hàng tiền khai báo:
- Mã hàng: X2CD32. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên thông tin mã hàng theo như khai báo thông tin ban đầu - Tên hàng: Sợi cotton CD32/1; Tên hàng in trên hóa đơn: Bán sợi CD32/1 ; Đvt: kg
- Số lượng: 65.318,4 - Giá bán: 2,76 - Trong trang thuế khai báo:
- Mã thuế: 00. Máy tính sẽ tự động ghi rõ như thông tin khai báo ban đầu: 0%
- Tk thuế : 131/33311
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem Hoá đơn bán hàng của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in Hóa đơn bán hàng.
Giao diện 2.20. Giao diện hóa đơn bán hàng với khách hàng XK.0008
+ Sổ chi tiết công nợ TK 131 khách hàng XK.0008: Để xem sổ chi tiết TK 131, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm Visoft, kế toán chọn “Bán hàng” -> “Sổ kế toán công nợ phải thu” -> “ Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 131, mã khách hàng XK.0008, thời gian từ 01/02/2019 đến ngày 29/02/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
Giao diện 2.21. Giao diện sổ chi tiết khách hàng XK.0008
Ví dụ 12: Ngày 12/01/2019, công ty xuất khẩu 65.318 kg sợi CD32/1, đơn giá 2,8 USD/kg cho công ty Itochu Corporation Osari theo hợp đồng xuất khẩu số 14 thanh toán theo hình thức L/C. Tỷ giá giao dịch thực tế là 23.150 đồng/USD. Căn cứ vào hợp đồng mua bán (Phụ lục 29), Commercial Invoice 02/DPT2019 (Phụ lục 30), Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (Phụ lục 31) kế toán tiến hành hoạch toán.
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán bán hàng” -> “Cập nhật số liệu” -> “Hóa đơn bán hàng”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Mã khách: XK.0004. Máy tính sẽ tự động ghi rõ thông tin đối tượng và các thông tin kèm theo như khai báo thông tin ban đầu: Itochu Corporation Osari
- Địa chỉ: 1-3 Umeda 3-Chome Kita-Ku, Osaka - Người mua: Itochu Corporation Osarm
- Diễn giải: Xk sợi CD32/1 dệt thoi cho Itochu Corporation Osari - Mã kho: 1552
- Ngày lập hóa đơn: 12/01/2019 - Tỷ giá USD: 23.150
- Mã nx (TK Nợ): 131 - Trong trang hàng tiền khai báo:
- Mã hàng: X2CD32. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên thông tin mã hàng theo như khai báo thông tin ban đầu - Tên hàng: Sợi cotton CD32/1; Tên hàng in trên hóa đơn: Sợi 102% cotton; Đvt: kg
- Số lượng: 65.318,4 - Giá bán: 2,8
- Trong trang thuế khai báo:
- Mã thuế: 00. Máy tính sẽ tự động ghi rõ như thông tin khai báo ban đầu: 0%
- Tk thuế : 131/33311
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem Hoá đơn bán hàng của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in Hóa đơn bán hàng.
Ví dụ 13: Ngày 23/01/2019, công ty Itochu Corporation Osari thanh toán qua L/C số tiền mua sợi là 182.891,52 USD, tỷ giá giao dịch thực tế là 23.152 đồng/USD, phí thanh toán ngân hàng thu lại được trừ trực tiếp trên số tiền khách hàng thanh toán tiền hàng là 183 USD. Đã nhận được Giấy báo Có của ngân hàng. Căn cứ vào Giấy báo Có (Phụ lục 32) kế toán tiến hành hoạch toán.
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán tiền mặt tiền gửi” -> “Cập nhật số liệu” -> “Chứng từ ngân hàng- Giấy báo Có”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Ngày chứng từ: 23/01/2019
- Diễn giải: Nhận 182.891,52 USD tiền sợi Xk của công ty Itochu Corporation Osari TGTT 23.152
- Tỷ giá USD: 23.152 - TK Nợ: 11222
- Trong trang hàng tiền khai báo: - TK Có: 131
- Mã khách: XK.0004 - Phát sinh Có: 182.891,52
- Diễn giải: Nhận 182.891,52 USD tiền sợi Xk của công ty Itochu Corporation Osari TGTT 23.152
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem Giấy báo Có của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in Giấy báo Có.
Giao diện 2.23. Giao diện nhập liệu giấy báo Có
Sau khi ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán hoạch toán số tiền phí trả cho ngân hàng thanh toán trên phần mềm theo trình tự sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán tiền mặt, tiền gửi” -> “Cập nhật số liệu” -> “Chứng từ ngân hàng - Giấy báo Nợ”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Số chứng từ: NHCT1701 - Ngày chứng từ: 17/01/2019 - Tỷ giá: 23.153
- Tk Có: 11222
- Diễn giải: Ngân hành nước ngoài thu phí nhận 182.819,52 tiền sợi xuất khẩu của hợp đồng 20 và invoice 02.
- Trong trang hàng tiền khai báo: - Tài khoản Nợ: 6418 - Ps Nợ VND: 183
- Diễn giải: Ngân hành nước ngoài thu phí nhận 182.819,52 tiền sợi xuất khẩu của hợp đồng 20 và invoice 02.
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
Giao diện 2.24. Giao diện Giấy báo Nợ
+ Sổ chi tiết công nợ TK 131 khách hàng XK.0004: Để xem sổ chi tiết TK 131, kế toán