Đây là phần mềm kế toán khá phổ biến hiện nay. Phần mềm Visoft gồm các phân hệ kế toán: Phân hệ kế toán quỹ, ngân hàng; Phân hệ bán hàng; Phân hệ mua hàng; Phân hệ tồn kho; Phân hệ tài sản cố định; Phân hệ tổng hợp; Phân hệ quản trị; Phân hệ
chi phí, giá thành. Chức năng của từng phân hệ trong hệ thống các phân hệ nghiệp vụ của phần mềm kế toán Visoft accounting theo bản quyền số 510/2003/QTG
được công ty sử dụng như sau:
- Phân hệ kế toán quỹ, ngân hàng: Theo dõi các tài khoản của từng ngân hàng mà doanh nghiệp đang có phát sinh, dùng để hạch toán giấy báo có, giấy báo nợ, phiếu thu phiếu chi. Báo cáo tiền vay, báo cáo tiền mặt tiền gửi ngân hàng.
- Phân hệ bán hàng: Dùng để khai báo danh mục các khách hàng, nhân viên bán hàng. Hạch toán từ đơn bán hàng cho đến hóa đơn bán hàng cũng như hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và ra các báo cáo bán hàng và báo cáo công nợ hàng tháng.
- Phân hệ mua hàng: Dùng để khai báo danh mục các nhà cung cấp. Hạch toán đơn mua hàng cho đến hóa đơn mua hàng, dịch vụ, chi phí mua hàng, dịch vụ. Và ra các báo cáo tình hình mua hàng cũng như báo cáo tình hình công nợ với nhà cung cấp.
- Phân hệ tồn kho: Dùng để khai báo danh mục vật tư, danh mục kho. Hạch toán các phiếu xuất và phiếu nhập kho. Cho phép tính giá xuất kho theo giá trung bình tháng, trung bình di động theo ngày, giá nhập trước xuất trước. Và ra các báo cáo nhập, xuất, tồn kho.
- Phân hệ tài sản cố định: Phân hệ này cho phép theo dõi toàn bộ quá trình sử dụng tài sản cố định gồm: Khai báo và khai báo thay đổi TSCĐ, tính khấu hao và tự động phân bổ theo kỳ. Và ra các báo cáo kiểm kê, tăng giảm và khấu hao TSCĐ.
- Phân hệ tổng hợp: Phân hệ này cho phép người sử dụng khai báo sửa xóa hoặc thêm tài khoản ở danh mục tài khoản chuẩn theo quy định của BTC, phù hợp với nhu cầu hạch toán. Nhập số dư ban đầu và đầu năm của các tài khoản khi mới bắt đầu sử dụng chương trình. Cập nhật số liệu và các bút toán (phiếu kế toán, bút toán phân bổ tự động, kết chuyển cuối kỳ và chênh lệch tỷ giá cuối kỳ). Lập các báo cáo, cũng như các sổ kế toán.
- Phân hệ quản trị : Phân hệ này giúp doanh nghiệp quản lý công nợ từ khách hàng một cách hiệu quả, nhờ chức năng thống kê đầy đủ công nợ, chi phí công nợ của từng khách hàng, từng sản phẩm, lưu lịch sử ngày, giờ mà người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt lịch sử giao dịch của khách hàng, mức nợ, thời hạn nợ,...
- Phân hệ chi phí, giá thành: Phân hệ này có chức năng tính toán chi tiết giá thành sản phẩm, báo cáo chi phí sản xuất theo các yếu tố, báo cáo kết quả sản xuất theo
từng tổ sản xuất, từng phân xưởng, công đoạn, theo dõi quá trình sản xuất để có thể kịp thời điều chỉnh sản xuất.
2.2. Đặc điểm kế toán thanh toán tại công ty TNHH Dệt Phú Thọ 2.2.1. Đặc điểm quan hệ thanh toán tại công ty 2.2.1. Đặc điểm quan hệ thanh toán tại công ty
Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp về các khoản phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn nên nghiệp vụ thanh toán của công ty TNHH Dệt Phú Thọ cũng rất đa dạng cả về đối tượng và quy mô.
Phân theo đối tượng thanh toán thì công ty có một số loại thanh toán như: - Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán
Ngoài các quan hệ thanh toán trên thì trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty còn có mối quan hệ thanh toán với người lao động, với Nhà nước, các Ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản vay, quan hệ thế chấp, ký quỹ,... Trong tất cả các quan hệ thanh toán kể trên thì quan hệ thanh toán với người mua, người bán và người lao động có vai trò hết sức quan trọng và diễn ra thường xuyên nhất. Tình hình thanh toán toán với người mua, người bán của công ty được các nhà quản trị rất quan tâm. Báo cáo quản trị chi tiết về tình hình công nợ chính là báo cáo quan trọng không thể thiếu trong hệ thống báo cáo của công ty. Vì vậy, duy trì và củng cố mối quan hệ với người mua và người bán là phần rất quan trọng trong chiến lược kinh doanh của công ty.
2.2.2. Các phương thức thanh toán hiện đang áp dụng tại công ty TNHH Dệt Phú Thọ Thọ
Tùy thuộc vào nhóm các nhà cung cấp cũng như các loại hàng hóa, dịch vụ mua vào mà công ty có phương thức khác nhau như trả chậm hoặc trả trước, trả ngay với hình thức thanh toán khác nhau bao gồm:
- Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt khi mua hàng hóa, dịch vụ...đối với những đơn hàng có tổng giá trị thanh toán dưới 20.000.000 đồng.
- Thanh toán không dùng tiền mặt như thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi, thanh toán bù trừ (phát sinh giữa nhà cung cấp và công ty trong đó nhà cung cấp lại là khách hàng).
Công ty phân chia khách hàng theo hai nhóm: Đối với khách hàng có thể áp dụng phương thức thanh toán theo định kỳ hoặc thanh toán trả chậm, trừ những hợp đồng mua bán hàng không thường xuyên hoặc khách hàng mới thì phải thanh toán trực tiếp, thanh toán ngay.
+ Thanh toán trực tiếp: sau khi nhận hàng khách hàng thanh toán tiền ngay cho công ty bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
+ Thanh toán trước rồi mới lấy hàng.
+ Tạm ứng một phần trong tổng số tiền hàng (theo thỏa thuận của từng hợp đồng kinh tế): khi giao hàng xong thì sau số ngày thỏa thuận giữa 2 bên, bên mua sẽ thanh toán toàn bộ số tiền hàng còn lại cho người bán.
Đối với bạn hàng quốc tế thì hình thức công ty áp dụng hai phương thức thanh toán là: Chuyển tiên bằng điện và thanh toán bằng thư tín dụng L/C.
+ Chuyển tiền bằng điện (T/T): Theo yêu cầu của người mua hàng, ngân hàng của người mua sẽ trích tài khoản người mua lập điện chuyển tiền để chuyển tiền cho ngân hàng của công ty. Hầu hết các trường hợp người mua thanh toán bằng điện chuyển tiền đều được thanh toán trước khi công ty giao hàng.
+ Thanh toán bằng thư tín dụng L/C: Theo phương thức này sau khi đã kí hợp đồng ngoại thương khách hàng yêu cầu ngân hàng mở L/C với một số tiền ký quỹ nhất định, ngân hàng sẽ nhận một khoản tiền mở L/C của khách hàng để thanh toán cho người thụ hưởng khi người thụ hưởng xuất trình đủ bộ chứng từ thanh toán nêu ra trong thư tín dụng. Hình thức này sẽ đảm bảo quyền lợi cho cả bên mua và bên bán. Việc mở L/C ở ngân hàng như một lời cam kết trả tiền hàng của người mua đối với người bán, đảm bảo người mua nhận hàng hóa trước khi trả tiền còn người bán chỉ khi nào họ xuất được đầy đủ chứng từ chứng minh người mua đã nhận hàng như L/C yêu cầu mới được nhận tiền.
2.3. Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Dệt Phú Thọ
2.3.1.1. Đặc điểm quan hệ thanh toán với nhà cung cấp tại công ty
Phương thức mua hàng của công ty là mua hàng trực tiếp và mua hàng trả chậm. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, công ty cử cán bộ đơn vị mua hàng mang giấy giới thiệu nhận hàng đến đơn vị bán hàng để nhận theo quy định trong hợp đồng hay mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp. Với trường hợp trả chậm (áp dụng với những nhà cung cấp mà công ty có mối quan hệ truyền thống lâu năm) công ty sẽ thanh toán số tiền tương ứng với lượng hàng đã mua sau khoảng thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng, thường là từ 10 đến 30 ngày tùy theo nhà cung cấp.
Khi mua hàng đã nhập, đã nhận hàng nhưng cuối kỳ chưa nhận được chứng từ mua hàng thì số nợ tạm ghi theo giá tạm tính của hàng nhận. Khi nhận được chứng từ sẽ điều chỉnh theo giá thực tế thỏa thuận.
Các nhà cung cấp chính của công ty chủ yếu là các nhà sản xuất trong nước và các doanh nghiệp thương mại trên toàn quốc. Đồng thời công ty còn thường xuyên tìm hiểu các nhà cung cấp mới để tìm được các đối tác có hợp đồng chất lượng mang tính lâu dài, cùng đó có thể hưởng ưu đãi từ mong muốn thu hút khách của các nhà cung cấp mới gia nhâp thị trường. Cụ thể có các nhà cung cấp công ty thường xuyên giao dịch như: Công ty Bảo Minh Phú Thọ, Công ty TNHH Hai Pha Việt Nam, Công ty cổ phần May Vĩnh Phú,...
2.3.1.2. Tài khoản sử dụng
Trường hợp trả ngay cho nhà cung cấp công ty hoạch toán vào TK 111 nếu thanh toán bằng tiền mặt và TK 112 nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Trường hợp trả trước và trả sau kế toán sử dụng tài khoản 331 - “Phải trả cho người bán” để theo dõi các khoản nợ phải trả, tình hình thanh toán các khoản nợ của đơn vị với người bán, người cung cấp lao vụ, dịch vụ. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp. Cả các nhà cung cấp thường xuyên hay không thường xuyên có quan hệ thanh toán với công ty.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quân như: TK 111, TK 112, TK 152, TK 211,...
2.3.1.3. Chứng từ sử dụng
- Báo giá của nhà cung cấp - Hợp đồng mua hàng
- Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT - Mẫu số 01GTKT3/001 do người bán lập
- Bảng kê phiếu mua hàng - Mẫu số 06 – VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa - Mẫu số 05- VT - Phiếu nhập kho - Mẫu số 01- VT
- Biên bản giao nhận
- Biên bản đối chiếu công nợ - Biên bản bù trừ công nợ
- Các chứng từ thanh toán : Phiếu chi, giấy báo Nợ, ủy nhiệm chi, giấy thanh toán tạm ứng…. * Sổ sách kế toán - Sổ chi tiết TK 331 - Sổ Nhật ký chung - Sổ Cái TK 331 2.3.1.4. Phương pháp hạch toán
Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan: Báo giá của nhà cung cấp, Hợp đồng mua hàng, Biên bản giao nhận, Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng,... kế toán tiến hành
kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, tiến hành phân loại cứng từ cùng loại và xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có. Sau đó kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính
theo quy trình. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu vào các sổ kế toán có liên quan.
*Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt.
Ví dụ 01: Ngày 28/02/2019, Công ty TNHH Dệt Phú Thọ thanh toán tiền làm C/O sợi xuất khẩu và mua form C/O cho bà Nguyễn Thị Yến, số tiền là 2.640.000 VND. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000680 (Phụ lục 02), bảng kê chi tiết dịch vụ làm hàng tháng 2/2019 ( Phụ lục 03), Giấy đề nghị thanh toán (Phụ lục 04), Phiếu chi (Phụ lục 05) kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm.
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán tiền mặt, tiền gửi” -> “Cập nhật số liệu” ->’Phiếu chi tiền mặt”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Người nhận tiền: Nguyễn Thị Yến
- Địa chỉ: Phòng kinh doanh
- Diễn giải: Chi thanh toán tiền làm C/O sợi xuất khẩu và mua form C/O - Ngày phiếu chi: 28/02/2019
- Trong trang hàng tiền khai báo: - Tài khoản Nợ : 6418 - Ps Nợ VND : 2.400.000
- Diễn giải: Chi thanh toán tiền làm C/O sợi xuất khẩu và mua form C/O - Tài khoản Nợ : 13311
- Ps Nợ VND : 240.000
- Diễn giải: Thuế VAT được khấu trừ hóa đơn số 0000680
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem phiếu chi của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in phiếu chi.
Giao diện 2.4. Giao diện nhập liệu Phiếu chi tiền mặt *Trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt *Trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt
Ví dụ 02: Ngày 30/01/2019, công ty TNHH Dệt Phú Thọ chuyển khoản thanh toán tiền sữa theo hóa đơn 0003773 ngày 03/01/2019 cho công ty Quang Phúc, số tiền là 8.580.000 VND, phí chuyển tiền 22.000 VND; đã nhận được Giấy báo Nợ. Chứng từ liên quan: Hóa đơn số 0003773 (Phụ lục 06), Giấy đề nghị thanh toán ( Phụ lục 07), Đơn đặt hàng (Phụ lục 08), Ủy nhiệm chi (Phụ lục 09).
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán tiền mặt, tiền gửi” -> “Cập nhật số liệu” -> “Chứng từ ngân hàng - Giấy báo Nợ”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Số chứng từ: NHCT3001 - Ngày chứng từ: 30/01/2019
- Diễn giải: Chuyển tiền sữa theo hóa đơn 0003773 ngày 03/01/2019 cho công ty Quang Phúc.
- Trong trang hàng tiền khai báo: - Tài khoản Nợ : 3331 - Ps Nợ VND : 8.580.000
- Diễn giải: Chuyển tiền sữa theo hóa đơn 0003773 - Tài khoản Nợ : 6428
- Ps Nợ VND : 22.000
- Diễn giải: Phí chuyển tiền sữa theo hóa đơn 0003773
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem Ủy nhiệm chi của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in Ủy nhiệm chi.
Giao diện 2.5. Giao diện nhập liệu giấy báo Nợ
Ví dụ 03: Ngày 03/01/2019, mua hàng của công ty TNHH Hai Pha Việt Nam nhập kho theo hóa đơn số 0001618. Trị giá trên hóa đơn chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 27.025.500 VND. Chưa thanh toán cho người bán. Chứng từ liên quan: Đơn đặt hàng (Phụ lục 10), Hóa đơn GTGT số 0001618 (Phụ lục 11), Giấy đề nghị thanh toán (Phụ lục 12), Phiếu nhập kho (Phụ lục 13).
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán mua hàng” - > “Cập nhật số liệu” -> “Phiếu nhập mua hàng”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Mã khách: 00081. Máy tính sẽ tự động ghi rõ thông tin đối tượng và các