1.1.2 .Nhiệm vụ của kế toán thanh toán trong doanh nghiệp
2.4. Đánh giá công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Dệt Phú Thọ
2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân
2.4.2.1. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm trên, việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng vẫn còn tồn tại những hạn chế cần được khắc phục như sau: - Bộ máy kế toán của công ty mới chỉ thực hiện chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của kế toán tài chính, chưa có bộ phận phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh. Trong bộ máy kế toán của công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị. Công tác kế toán trong công ty chỉ phục vụ cho công tác kiểm tra, quyết toán thuế, nên công tác xây dựng hệ thống chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán chưa được quan tâm, xây dựng để hướng tới mục tiêu tích hợp giữa kế toán tài chính với kế toán kế toán quản trị.
- Phần mềm kế toán chưa được tối ưu hóa, phần mềm kế toán hiện nay mà công ty đang sử dụng đã được sửa đổi cho phù hợp với đặc điểm kế toán tại công ty nhưng khi sử dụng phần mềm này thì sự bảo mật thông tin kế toán chưa được chú ý. Các kế toán viên trong công ty có thể vào tất cả các phần hành kế toán không chỉ phần hành mà mình phụ trách mà cả các phần hành kế toán khác. Khi đó nếu có người cố ý cung cấp thông tin tài chính của công ty ra ngoài mà chưa được sự cho phép của kế toán trưởng thì việc quy cách trách nhiệm là rất khó khăn đồng thời việc này ảnh hưởng rất xấu đến tình hình tài chính của công ty. Phần mềm đôi lúc xảy ra hiện tượng lỗi phông chữ hàng loạt. Điều này dễ dẫn đến nhầm lẫn, cản trở việc nhập thông tin dữ liệu vào máy tính.
- Công ty chưa phân tích khả năng thanh toán của khách hàng: Việc phân tích khả năng thanh toán là đánh giá tính hợp lý về sự biến động các khoản phải thu và khoản phải trả giúp ta nhận định chính xác hơn về thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Từ đó tìm ra nguyên nhân của sự ngưng trệ trong các khoản thanh toán hoặc có thể khai thác được khả năng tiềm tàng giúp doanh nghiệp làm chủ tình hình tài chính, nó có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
- Chính sách chiết khấu thanh toán chưa được công ty áp dụng: Đây là một chính sách nới lỏng thanh toán giúp đẩy nhanh thời gian thu hồi vốn đối với các khoản nợ và tiết kiệm chi phí đối với các khoản phải trả. Hiện nay công ty không áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng, khách hàng ứng trả tiền ngay hoặc trước thời hạn thanh toán trong hợp đồng cũng không được hưởng bất kỳ ưu đãi nào so với những khách hàng
thông thường, do đó khách hàng không thanh toán ngay mà thường xuyên nợ. Công ty cũng chưa tìm hiểu kỹ về các chính sách chiết khấu thanh toán nên chưa biết rõ lợi ích của các chính sách chiết khấu.
- Việc thu thập chứng từ, sổ sách liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến người bán, người mua chưa được kịp thời gây khó khăn trong việc hạch toán và ghi sổ. Các phòng ban chưa phối hợp chặt chẽ, thống nhất với nhau trong việc bảo quản là lưu trữ chứng từ kế toán.
- Việc theo dõi công nợ với người bán và người mua còn theo dõi thủ công. Vì vậy có thể xảy ra trường hợp bỏ xót nghiệp vụ...
- Việc theo dõi những khoản nợ quá hạn cũng chưa được thực hiện một cách chi tiết. Công ty chưa tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Việc trích lập dự phòng đối với những khoản nợ khó đòi giúp cho công ty chủ động trong nguồn vốn kinh doanh. Trong những trường hợp xấu có thể xảy ra như khách hàng bị phá sản, bỏ trốn,…mà không có những biện pháp giải quyết nhanh chóng phù hợp sẽ dẫn tới tình trạng mất vốn, công ty sẽ gặp khó khăn khi đó có thể buộc phải bán tài sản để chi trả cho các khoản nợ đến hạn. Việc trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi là rất cần thiết tuy nhiên công ty chưa thực hiện việc trích lập này. Đó là một thiếu sót cần được khắc phục. Là một công ty sản xuất có nhiều hợp đồng thường xuyên với số tiền lớn. Hiện nay các khoản nợ phải thu khá lớn, công ty đang bị chiếm dụng vốn nhiều nên việc tăng cường thu hồi nợ là rất cần thiết để đảm bảo sự phát triển sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra ổn định. Tuy nhiên công tác thu hồi nợ của công ty chưa có một bộ phận chuyên trách trong công việc thu nợ nên có rất nhiều khoản nợ chưa được thu hồi. Đặc biệt trong thời gian hiện nay, công ty đang đầu tư mở rộng sản xuất, đầu tư công nghệ hiện dại thì công tác thu hồi nợ, đảm bảo khả năng quay vòng vốn cần
phải được chú trọng hơn.
- Về việc hạch toán chi tiết thanh toán với khách hàng bằng ngoại tệ. Một số trường hợp kế toán quy đổi tỷ giá ngoại tệ chưa đúng quy định. Cụ thể, trong trường hợp khách hàng ứng trước tiền hàng sau đó doanh nghiệp mới xuất hàng, công ty ghi nhận doanh thu theo TGTT tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ bán hàng mà không ghi nhận theo tỷ giá ghi sổ tại thời điểm nhận tiền ứng trước đó do vậy làm phát sinh chênh lệch tỷ giá của nghiệp vụ kinh tế. Ví dụ: Ở ví dụ thứ 11, tại ngày 15/02/2019, công ty
nhận trước 125.278,78 USD tiền sợi xuất khẩu của công ty Xiamen Zhang Long Import and Export Co,Ltd theo TGTT là 23.148 đồng/USD, ngày 22/02/2019, công ty nhận trước 85.085,86 USD tiền sợi xuất khẩu của công ty Xiamen Zhang Long Import and Export Co,Ltd theo TGTT là 23.167 đồng/USD. Ngày 26/02/2019, công ty hoàn thành xuất khẩu sợi cho công ty Xiamen nhưng lại ghi nhận doanh thu theo TGTT tại ngày 26/02/2019 là chưa đúng quy định.
Theo phương thức thanh toán L/C công ty phải trả một khoản phí cho ngân hàng thanh toán, khoản phí này được ngân hàng trừ trực tiếp vào số tiền khách hàng thanh toán tiền hàng cho công ty. Khi nhận được Giấy báo Có của ngân hàng thanh toán, công ty tiến hành hoạch toán số tiền ghi theo hóa đơn mà không ghi nhận số tiền thực tế được nhận về trên Giấy báo Có đã bị trừ đi khoản phí thanh toán của ngân hàng thanh toán. Ví dụ: Ở ví dụ 13, tại ngày 23/01/2019 công ty Itochu Corporation Osari thanh toán qua L/C tiền mua sợi của công ty, khi được Giấy báo Có của ngân hàng thanh toán, công ty tiến hành hoạch toán số tiền ghi theo hóa đơn là 182.891,52 mà không ghi nhận số tiền thực tế được nhận về trên Giấy báo Có đã bị trừ đi khoản phí thanh toán của ngân hàng thanh toán là 182.708,52 USD, điều này là không đúng quy định.
2.4.2.2. Nguyên nhân
- Do trình độ của kế toán viên trong công ty vẫn còn những hạn chế nên nhiều khi họ còn chưa nhận thức sâu sắc được về tầm quan trọng của việc thực hiện các chính sách thanh toán. Mặt khác đa số khách hàng của công ty là khách hàng quen biết lâu năm cho nên việc trích lập các khoản phải thu khó đòi không được đề xem xét đề xuất. Đồng thời kế toán chưa khai thác hết tính năng ưu việt của phần mềm kế toán nên chư phát huy hết tác dụng của phần mềm kế toán công ty.
- Doanh nghiệp chưa tìm hiểu kỹ nên chưa hiểu rõ về các lợi ích mà chiết khấu thanh toán mang lại.
- Doanh nghiệp chưa nhận thức được tầm quan trọng của kế toán quản trị trong việc thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra các quyết định của nhà quản trị, nên chưa nắm bắt vận dụng và thực hiện tổ chức kế toán quản trị nói chung và kế toán thanh toán nói riêng một cách khoa học và hợp lý.
- Kế toán viên chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa, trình độ nghiệp vụ và kiến thức chưa cao dẫn đến những sai sót trong quá trình
hoạch toán vào phần mềm. Công ty cũng chưa chú trọng nâng cao trình độ của nhân viên kế toán.
- Các gian lận và sai sót có thể xảy ra do phần mềm kế toán không được phân quyền tốt và do trình độ xử lý tin học không cao của cán bộ kế toán của công ty. Phần mềm kế toán chưa được tối ưu hóa, phần mềm kế toán hiện nay mà công ty đang sử dụng đã được sửa đổi cho phù hợp với đặc điểm kế toán tại công ty nhưng khi sử dụng phần mềm này thì sự bảo mật thông tin kế toán chưa được chú ý.
- Do việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ không đầy đủ và chưa thực sự hữu hiệu đối với chu trình mua hàng, bán hàng và thanh toán.
- Trong thời đại khoa học, kĩ thuật phát triển ngày càng phát triển nhanh thì công ty phải có những bước đổi mới để bắt kịp mọi xu hướng của thời đại và tăng cường khả năng cạnh tranh của mình trong nền kinh tế bằng cách đổi mới các chiến lược, phương pháp, thiết bị cho phù hợp với điều kiện .
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DỆT PHÚ THỌ