2.3.3.2. Đối chiếu công nợ với khách hàng
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng hang tháng đối với những khách hàng thường xuyên có quan hệ với công ty và đối chiếu theo hợp đồng với những khách hàng mới.
Việc đối chiếu công nợ vợ với khách hàng được phòng tài chính kế toán chủ động thực hiện điện. Đến cuối tháng sau khi thanh lý hợp đồng với khách hàng kế toán công nợ sẽ lập biên bản đối chiếu công nợ để khách hàng xác nhận số nợ còn phải trả công ty. Khi nhận được sự phản hồi từ phía khách hàng xác nhận thông tin trong biên bản đối chiếu công nợ kế toán sẽ sử dụng để kịp thời điều chỉnh những sai sót trong quá trình theo dõi công nợ và lên báo cáo quản trị chị về tình hình công nợ với khách hàng.
Ví dụ 15: Ngày 01/07/2019, kế toán công nợ thực hiện đối chiếu công nợ với công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú. Biên bản đối chiếu công nợ (Phụ lục 34).
Trình tự đối chiếu công nợ:
Ngày 01/07/2019, kế toán tiến hành tính toán công nợ phải thu của công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú tính đến hết ngày 30/06/2019 để lập biên bản đối chiếu công nợ gửi đến cho công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú. Nội dung biên bản đối chiếu công nợ như sau:
- Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú còn nợ tiền hàng của công ty TNHH Dệt Phú Thọ đến hết ngày 30/12/2018, số tiền là: 2.325.109.321đồng.
- Phần mua hàng: Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú mua hàng của công ty TNHH Dệt Phú Thọ, số tiền là: 12.266.307.471 đồng.
- Phần thanh toán: Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú thanh toán tiền mua hàng cho công ty TNHH Dệt Phú Thọ, số tiền là: 10.847.870.187 đồng.
- Đến hết ngày 30/06/2019, Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú còn nợ tiền hàng của công ty TNHH Dệt Phú Thọ số tiền là: 3.743.546.605 đồng.
Số dư và số phát sinh được kế toán trình bày trên sổ chi tiết công nợ tài khoản 131- Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú.
+ Để xem sổ chi tiết TK 131- Công ty dệt Vĩnh Phú, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm Visoft, kế toán chọn “Bán hàng” -> “Sổ kế toán công nợ phải thu” -> “ Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 331, mã khách hàng 00066, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 30/06/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
Giao diện 2.27. Giao diện sổ chi tiết công nợ TK 131
2.4. Đánh giá công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Dệt Phú Thọ
2.4.1. Ưu điểm
- Về bộ máy kế toán :
Bộ máy kế toán của công ty được thực hiện khá hoàn chỉnh, phù hợp với điều kiện và yêu cầu của nhà quản lý. Các nhân viên kế toán đều qua các trường lớp đào tạo về chuyên ngành kế toán, có trình độ, rất nhiệt tình trong công việc, trong đó phần hành thanh toán tại công ty cũng được thực hiện khá nghiêm túc và chặt chẽ, vì vậy sai xót, nhầm lẫn đáng tiếc ít xảy ra. Trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh, công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu. Có thể thấy sản phẩm làm ra tiêu thụ tốt, chất lượng, mẫu mã đảm bảo yêu cầu gia công theo hợp đồng, đảm bảo uy tín với khách hàng.
- Đội ngũ kế toán viên: Công ty có đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ cao, nhiệt tình, năng động công tác ở công ty lâu năm nên có nhiều kinh nghiệm trong công tác kế toán. Họ luôn thực hiện tốt công việc được giao, điều đó góp phần vào việc đem
lại hiệu quả cao cho bộ máy quản lý và hiệu quả kinh tế toàn công ty. Công tác tổ chức sắp xếp cho các nhân viên kế toán tương đối hợp lý, trong đó mỗi người phụ trách những mảng công việc khác nhau dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng tạo điều kiện cho kế toán viên chuyên môn hóa trong công việc, tích lũy kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành kế toán của mình một cách nhanh chóng. Hơn nữa giữa các kế toán viên luôn có quan hệ tác nghiệp trong công việc nên cung cấp trao đổi thông tin giữa các phần hành rất nhanh chóng kịp thời tạo điều kiện cung cấp số liệu, các báo cáo cho ban lãnh đạo công ty khi cần thiết.
- Về tổ chức công tác kế toán:
Công ty nhận thấy vai trò to lớn của tổ chức công tác kế toán trong việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty sử dụng hệ thống kế toán theo đúng quy định của Bộ tài chính.
Về hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán: Mọi căn cứ ghi sổ đều được lấy từ chứng từ gốc. Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng tại công ty tương đối gọn nhẹ và đáp ứng yêu cầu công tác quản lý. Việc lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện theo đúng quy định về chế độ lưu trữ chúng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước.
Việc lựa chọn hình thức nhật ký chung là phù hợp với quy mô và chuyên môn kế toán của công ty. Các sổ tổng hợp và sổ chi tiết được ghi chép đầy đủ theo hình thức nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, sổ kế toán chi tiết các đối tượng
Quá trình hạch toán ban đầu chính xác, đầy đủ thì phần mềm sẽ đưa ra được sổ sách, báo cáo chính xác. Hầu hết các sổ kế toán đều có kết cấu đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo phản ánh đầy đủ các thông tin cần thiết cho công tác kế toán, công tác quản lý. Vì vậy việc lưu trữ, tổng hợp và đối chiếu số liệu được thuận tiện, nhanh chóng. Công ty đã lập đầy đủ các chứng từ cần thiết trong quá trình mua bán hàng như: Đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu,...Khi thực hiện việc luân chuyển chứng từ có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền.
Phương thức thanh toán: Đa số các nghiệp vụ thanh toán đều được thanh toán bằng chuyển khoản, thanh toán bù trừ công nợ nên việc thanh toán được kiểm soát dễ dàng.
Phương thức thanh toán áp dụng trong công ty đa dạng (tiền mặt, chuyển khoản, thanh toán L/C, điện chuyển tiền,...) tùy theo đối tượng khách hàng và đặc điểm của đơn đặt hàng mà công ty sẽ áp dụng các phương thức thanh toán khác nhau.
- Về hệ thống tài khoản:
Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành theo Thông tư 200/2014/TT - BTC được công ty áp dụng đầy đủ, việc mở các tài khoản chi tiết trong hệ thống tài khoản cũng rất hợp lý khoa học và danh mục từ điển thanh toán với khách hàng, người mua chi tiết cụ thể phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của công ty.
- Về công tác kế toán thanh toán :
Tại công ty kế toán thanh toán không chỉ được hoạch toán theo đúng chuẩn mực, quy định của kế toán Việt Nam, mà còn thường xuyên cập nhật thông tư, nghị định của chính phủ. Từ đó, áp dụng cho phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty. Tài khoản kế toán sử dụng trong thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp được sử dụng phù hợp và đầy đủ theo đúng quy định, đảm bảo theo dõi được tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thanh toán.
+ Đối với công tác kế toán với khách hàng : Công ty đã mở sổ chi tiết để theo dõi công nợ từng đối tượng khách hàng, phân chia khoản phải thu khách hàng ra nợ ngắn hạn và nợ dài hạn tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính.
+ Đối với kế toán thanh toán nợ phải trả nhà cung cấp: Công ty cũng mở sổ chi tiết từng nhà cung cấp, cũng phân chia khoản phải trả thành phải trả ngắn hạn và phải trả dài hạn. Công ty luôn thanh toán đúng hạn trong những lần giao dịch với nhà cung cấp. Có sự phối hợp và đối chiếu công nợ thường xuyên và liên tục, do đó công nợ của công ty được phản ánh với được phản ánh với những số liệu chính xác và đầy đủ.
- Về hình thức kế toán sử dụng:
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy vi tính ghi sổ theo hình thức Nhật kí chung. Hình thức ghi sổ nhật kí chung hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của công ty. Mặt khác kế toán trên phần mềm máy vi tính giúp giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán đưa ra các sổ sách, báo cáo nhanh chóng, chính xác chi tiết theo từng đối tượng quản lý, đúng quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành. Công ty đã tuân thủ hoạt động theo đúng quy định của pháp luật, kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký,...
2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân
2.4.2.1. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm trên, việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng vẫn còn tồn tại những hạn chế cần được khắc phục như sau: - Bộ máy kế toán của công ty mới chỉ thực hiện chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của kế toán tài chính, chưa có bộ phận phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh. Trong bộ máy kế toán của công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị. Công tác kế toán trong công ty chỉ phục vụ cho công tác kiểm tra, quyết toán thuế, nên công tác xây dựng hệ thống chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán chưa được quan tâm, xây dựng để hướng tới mục tiêu tích hợp giữa kế toán tài chính với kế toán kế toán quản trị.
- Phần mềm kế toán chưa được tối ưu hóa, phần mềm kế toán hiện nay mà công ty đang sử dụng đã được sửa đổi cho phù hợp với đặc điểm kế toán tại công ty nhưng khi sử dụng phần mềm này thì sự bảo mật thông tin kế toán chưa được chú ý. Các kế toán viên trong công ty có thể vào tất cả các phần hành kế toán không chỉ phần hành mà mình phụ trách mà cả các phần hành kế toán khác. Khi đó nếu có người cố ý cung cấp thông tin tài chính của công ty ra ngoài mà chưa được sự cho phép của kế toán trưởng thì việc quy cách trách nhiệm là rất khó khăn đồng thời việc này ảnh hưởng rất xấu đến tình hình tài chính của công ty. Phần mềm đôi lúc xảy ra hiện tượng lỗi phông chữ hàng loạt. Điều này dễ dẫn đến nhầm lẫn, cản trở việc nhập thông tin dữ liệu vào máy tính.
- Công ty chưa phân tích khả năng thanh toán của khách hàng: Việc phân tích khả năng thanh toán là đánh giá tính hợp lý về sự biến động các khoản phải thu và khoản phải trả giúp ta nhận định chính xác hơn về thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Từ đó tìm ra nguyên nhân của sự ngưng trệ trong các khoản thanh toán hoặc có thể khai thác được khả năng tiềm tàng giúp doanh nghiệp làm chủ tình hình tài chính, nó có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
- Chính sách chiết khấu thanh toán chưa được công ty áp dụng: Đây là một chính sách nới lỏng thanh toán giúp đẩy nhanh thời gian thu hồi vốn đối với các khoản nợ và tiết kiệm chi phí đối với các khoản phải trả. Hiện nay công ty không áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng, khách hàng ứng trả tiền ngay hoặc trước thời hạn thanh toán trong hợp đồng cũng không được hưởng bất kỳ ưu đãi nào so với những khách hàng
thông thường, do đó khách hàng không thanh toán ngay mà thường xuyên nợ. Công ty cũng chưa tìm hiểu kỹ về các chính sách chiết khấu thanh toán nên chưa biết rõ lợi ích của các chính sách chiết khấu.
- Việc thu thập chứng từ, sổ sách liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến người bán, người mua chưa được kịp thời gây khó khăn trong việc hạch toán và ghi sổ. Các phòng ban chưa phối hợp chặt chẽ, thống nhất với nhau trong việc bảo quản là lưu trữ chứng từ kế toán.
- Việc theo dõi công nợ với người bán và người mua còn theo dõi thủ công. Vì vậy có thể xảy ra trường hợp bỏ xót nghiệp vụ...
- Việc theo dõi những khoản nợ quá hạn cũng chưa được thực hiện một cách chi tiết. Công ty chưa tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Việc trích lập dự phòng đối với những khoản nợ khó đòi giúp cho công ty chủ động trong nguồn vốn kinh doanh. Trong những trường hợp xấu có thể xảy ra như khách hàng bị phá sản, bỏ trốn,…mà không có những biện pháp giải quyết nhanh chóng phù hợp sẽ dẫn tới tình trạng mất vốn, công ty sẽ gặp khó khăn khi đó có thể buộc phải bán tài sản để chi trả cho các khoản nợ đến hạn. Việc trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi là rất cần thiết tuy nhiên công ty chưa thực hiện việc trích lập này. Đó là một thiếu sót cần được khắc phục. Là một công ty sản xuất có nhiều hợp đồng thường xuyên với số tiền lớn. Hiện nay các khoản nợ phải thu khá lớn, công ty đang bị chiếm dụng vốn nhiều nên việc tăng cường thu hồi nợ là rất cần thiết để đảm bảo sự phát triển sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra ổn định. Tuy nhiên công tác thu hồi nợ của công ty chưa có một bộ phận chuyên trách trong công việc thu nợ nên có rất nhiều khoản nợ chưa được thu hồi. Đặc biệt trong thời gian hiện nay, công ty đang đầu tư mở rộng sản xuất, đầu tư công nghệ hiện dại thì công tác thu hồi nợ, đảm bảo khả năng quay vòng vốn cần
phải được chú trọng hơn.
- Về việc hạch toán chi tiết thanh toán với khách hàng bằng ngoại tệ. Một số trường hợp kế toán quy đổi tỷ giá ngoại tệ chưa đúng quy định. Cụ thể, trong trường hợp khách hàng ứng trước tiền hàng sau đó doanh nghiệp mới xuất hàng, công ty ghi nhận doanh thu theo TGTT tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ bán hàng mà không ghi nhận theo tỷ giá ghi sổ tại thời điểm nhận tiền ứng trước đó do vậy làm phát sinh chênh lệch tỷ giá của nghiệp vụ kinh tế. Ví dụ: Ở ví dụ thứ 11, tại ngày 15/02/2019, công ty
nhận trước 125.278,78 USD tiền sợi xuất khẩu của công ty Xiamen Zhang Long Import and Export Co,Ltd theo TGTT là 23.148 đồng/USD, ngày 22/02/2019, công ty nhận trước 85.085,86 USD tiền sợi xuất khẩu của công ty Xiamen Zhang Long Import and Export Co,Ltd theo TGTT là 23.167 đồng/USD. Ngày 26/02/2019, công ty hoàn thành xuất khẩu sợi cho công ty Xiamen nhưng lại ghi nhận doanh thu theo TGTT tại ngày 26/02/2019 là chưa đúng quy định.
Theo phương thức thanh toán L/C công ty phải trả một khoản phí cho ngân hàng thanh toán, khoản phí này được ngân hàng trừ trực tiếp vào số tiền khách hàng thanh toán tiền hàng cho công ty. Khi nhận được Giấy báo Có của ngân hàng thanh toán, công ty tiến hành hoạch toán số tiền ghi theo hóa đơn mà không ghi nhận số tiền thực tế được nhận về trên Giấy báo Có đã bị trừ đi khoản phí thanh toán của ngân hàng thanh toán. Ví dụ: Ở ví dụ 13, tại ngày 23/01/2019 công ty Itochu Corporation Osari thanh toán qua