+ Sổ chi tiết công nợ TK 131 khách hàng XK.0004: Để xem sổ chi tiết TK 131, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm Visoft, kế toán chọn “Bán hàng” -> “Sổ kế toán công nợ phải thu” -> “ Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 131, mã khách hàng XK.0004, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 31/01/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
Giao diện 2.25. Giao diện sổ chi tiết khách hàng XK.0004
2.3.3. Đối chiếu công nợ khách hàng và nhà cung cấp
2.3.3.1. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp
Để làm tốt chức năng thông tin của mình kế toán công nợ phải tổ chức theo dõi chặt chẽ các khoản phải trả chi tiết theo từng đối tượng nhà cung cấp, từng khoản nợ và từng thời gian thanh toán tránh tình trạng nợ đọng gây ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của công ty. Đối với nhũng nhà cung cấp có quan hệ giao dịch mua thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu các khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn nợ thông qua Biên bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
Trong quan hệ thanh toán đối với nhà cung cấp của công ty TNHH Dệt Phú Thọ, công tác đối chiếu công nợ được thực hiện hàng tháng đối với nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên với công ty. Đối với các nhà cung cấp không thường xuyên thì đối chiếu công nợ được công ty cùng với người bán thực hiện ngay sau mỗi lần thanh lý hợp đồng. Việc đối chiếu công nợ được thực hiện bởi kế toán công nợ dựa trên cơ sở biên bản đối chiếu công nợ do nhà cung cấp gửi đến. Kế toán kiểm tra thông tin, đối chiếu với thực tế tại đơn vị để xác nhận số nợ xem có khớp với số liệu nhà cung cấp đưa ra không để có phản hồi phù hợp gửi đến người bán.
Ví dụ 14: Ngày 01/07/2019, kế toán công nợ thực hiện đối chiếu công nợ với công ty TNHH Hai Pha Việt Nam.
+ Nội dung đối chiếu công nợ như sau: Công ty TNHH Dệt Phú Thọ còn nợ tiền hàng của công ty TNHH Hai Pha Việt Nam tính đến hết ngày 30/06/2019 là 268.269.265 đồng.
+ Sau khi nhận được biên bản đối chiếu công nợ do công ty TNHH Hai Pha gửi đến, kế toán tiến hành kiểm tra thông tin, đối chiếu với thực tế tại công ty .
+ Số dư và số phát sinh được kế toán trình bày trên sổ chi tiết công nợ tài khoản 331- Công ty TNHH Hai Pha Việt Nam.
+ Sau khi kế toán tính toán được số tiền còn nợ đã khớp với biên bản đối chiếu công nợ của công ty TNHH Hai Pha Việt Nam sẽ ký xác nhận và gửi đến công ty TNHH Hai Pha Việt Nam. Biên bản đối chiếu công nợ (Phụ lục 33).
+ Để xem sổ chi tiết TK 131- Công ty TNHH Hai Pha Việt Nam, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm Visoft, kế toán chọn “Bán hàng” -> “Sổ kế toán công nợ phải thu” -> “ Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 331, mã khách hàng 00081, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 30/06/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.