1.1.2 .Nhiệm vụ của kế toán thanh toán trong doanh nghiệp
3.1. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Hiện nay, nền kinh tế nước ta đang có xu hướng ngày càng phát triển điều nay đã tạo ra nhiều cơ hội cho tất cả các doanh nghiệp cùng phát triển, bên cạnh đó là sự cạnh tranh ngày một gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau. Vì vậy, các doanh nghiệp muốn đạt được thành công để có thể phát triển lâu dài thì cần đề ra những phương hướng chiến lược hoạt động cụ thể làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Hiện nay công ty TNHH Dệt Phú Thọ cần đề ra phương hướng, mục tiêu phát triển cụ thể như sau:
* Mục tiêu phát triển của công ty:
Công ty phấn đấu kinh doanh đạt tỷ trọng cao hơn những năm trước, thay đổi được những thiết bị máy móc hiện đại phù hợp với công việc sản xuất kinh doanh của công ty. Mức thu nhập nhân viên được tăng lên so với những năm trước, nhằm ổn định đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động, nghiên cứu tạo ra sản phẩm mới có chất lượng tốt hơn so với các doanh nghiệp khác trong và ngoài tỉnh.
* Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới:
- Mở rộng thị trường tiêu thụ: Trong thời gian tới công ty mở rộng ký kết thêm nhiều đơn đặt hàng mới trong và ngoài nước, góp phần tăng doanh thu và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Đầu tư mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh: như cải tiến cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị để nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lượng sản phẩm thì điều không thể thiếu là đầu tư đổi mới công nghệ.
- Tích cực công tác thu hồi, huy động vốn để tăng vòng quay, đảm bảo nhu cầu vốn cho hoạt động kinh doanh.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp, cải tiến các khâu của quá trình bán hàng nhằm tạo điều kiện mua hàng thuận lợi cho khách hàng.
- Doanh nghiệp cần có biện pháp tăng nhanh khối lượng hàng hóa tiêu thụ, tăng doanh thu bán hàng và góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Nâng cao trình độ của kế toán viên công ty trong công việc kế toán và trong cả công tác tham mưu tư vấn cho lãnh đạo. Như vậy các kế toán trong công ty không chỉ thành thạo về mặt nghiệp vụ kế toán mà còn có khả năng dự báo được tình hình kinh tế, nhu cầu thị trường, lãi suất, giá cả…từ đó cung cấp đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan trong quá trình kinh doanh và giúp ban giám đốc đưa ra các quyết định đúng đắn trong việc tăng cường công tác thanh toán của công ty.
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
3.2.1. Nhóm giải pháp về hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
Kế toán trưởng của công ty nên phân quyền sử dụng cho mỗi kế toán phần hành. Theo đó mỗi kế toán viên phụ trách các phần hành sẽ được kế toán trưởng phân quyền theo như phần mềm sẵn có trong đó tên chính tên nhân viên phụ trách phần hành và password, password này chỉ có kế toán trưởng và kế toán phần hành biết. Với việc giao quyền như vậy sẽ giúp kế toán trưởng quản lý được thông tin kế toán của doanh nghiệp không để lọt thông tin tài chính ra bên ngoài mà không có sự cho phép của kế toán trưởng, đồng thời có thể dễ dàng quy trách nhiệm nếu có gian lận hay sai sót xảy ra.
Công ty nên bổ sung thêm nguồn nhân lực, nhất là đội ngũ kế toán trẻ những người hăng hái tiếp cận với khoa học hiện đại sẽ tạo ra một phong cách làm việc mới góp phần đẩy mạnh và nâng cao trình độ của nhân viên kế toán để phù hợp với sự phát triển của công ty.
Trong bộ máy kế toán của công ty cần có sự kết hợp nhuần nhuyễn hài hòa giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, theo hình thức này hệ thống báo cáo gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, không chỉ cho thấy tình hình tài chính mà còn cho thấy phương hướng hoạt động xu thế phát triển của công ty dựa trên những số liệu được cung cấp trên hệ thống báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh,... kế toán có thể phân tích tình hình hoạt động ảnh của công ty đang diễn ra thuận lợi hay không từ đó giúp giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong tương lai.
Công ty cần có một bộ phận kế toán quản trị các loại nợ, đảm bảo cung cấp được các thông tin về: chủ nợ, loại nợ theo kỳ hạn, thời hạn thanh toán và chất lượng của khoản nợ và bất cứ lúc nào khi nhà quản lý cần. Căn cứ vào tình hình thực tế của công
ty để thiết kế các tài khoản phản ánh các khoản nợ theo chủ nợ, khách nợ đồng thời phân tích theo chủ nợ, chất lượng của khoản nợ.
Kế toán quản trị không chỉ cung cấp những thông tin chi tiết, cụ thể theo yêu cầu nhà quản lý mà qua đó phát hiện các khả năng tiềm ẩn của công ty chưa khai thác hết và có thể cung cấp thông tin chi tiết có độ tin cậy phù hợp với yêu cầu, ý tưởng của nhà quản lý. Những thông tin mà kế toán quản trị cung cấp phục vụ cho việc ra quyết định các phương án kinh doanh, lập dự toán vì vậy những thông thông tin này rất có ý nghĩa với yêu cầu nội bộ của công ty.
Ngoài việc dựa vào hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán, kế toán quản trị còn phải kết hợp với nhiều ngành khác như thống kê, kinh tế học, quản lý tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin thành dạng có thể sử dụng được. Và số sách, báo cáo của kế toán quản trị chị được lập giúp các nhà quản trị đưa ra được những quyết định kinh doanh đúng đắn.
Việc kết hợp kế toán quản trị và kế toán tài chính trong bộ máy kế toán toán là công cụ cho nhà quản lý các công ty, doanh nghiệp sử dụng để điều hành quá trình quản lý sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất một phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp trong cơ chế quản lý kinh tế mới.
3.2.2. Hoàn thiện kế toán thanh toán với nhà cung cấp
Việc cập nhật chứng từ phải được thực hiện hàng ngày không chỉ với những chứng từ có giá trị lớn mà còn với cả những chứng từ có giá trị nhỏ.
Cần giải quyết các công việc liên quan đến các nghiệp thanh toán nhanh chóng và kịp thời để đảm bảo cho việc hạch toán với nhà cung cấp và khách hàng không bị gián đoạn. Tăng uy tín của công ty đối với các nhà cung cấp cũng như với khách hàng truyền thống, từ đó giúp công ty tìm thêm được những khách hàng mới trên thị trường.
Đối với những khoản phải trả nhà cung cấp kế toán thanh toán cần chú ý đến thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng để thanh toán đúng thời hạn và được hưởng mức chiết khấu có lợi nhất cho công ty.
Nâng cao trình độ về chuyên môn cho nhân viên kế toán: Hằng năm, công ty tạo điều kiện cho kế toán tham gia các lớp tập huấn về công tác kế toán để giao lưu học hỏi, cập nhật và tìm hiểu những quy định, quyết định bổ sung hay các thông tư và
*Tiến hành kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty. Quá trình mua hàng, kế toán thanh toán cần tiến hành:
+ Lập “Yêu cầu mua hàng”
- Các phòng ban khi có nhu cầu mua hàng hóa, dụng cụ, tài sản, nguyên vật liệu… sẽ làm yêu cầu gửi cho phòng mua hàng để tiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, các phiếu yêu cầu này do trưởng phòng hay người có trách nhiệm đã duyệt.
- Khi có “Yêu cầu mua hàng”, phòng mua hàng tiến hành phân công cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá các mặt hàng.
+ Lập “Đề nghị báo giá”
- Từ “Yêu cầu mua hàng”, kế toán tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi các nhà cung cấp truyền thống hoặc các nhà cung cấp mới, đã tìm kiếm được theo các điều kiện các phòng ban đã yêu cầu.
+ Theo dõi “Báo giá của NCC”
- Nhận các báo giá từ các nhà cung cấp
- Đánh giá nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện đã xây dựng của công ty. Các báo giá của NCC sẽ được ban lãnh đạo xét duyệt dựa trên các thông tin sau:
+) So sánh báo giá và các điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau.
+) So sánh báo giá mới với báo giá cũ cho cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau.
- Lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng
- Căn cứ vào báo giá và yêu cầu được phê duyệt, kế toán tiến hành lập và theo dõi “Hợp đồng / Đơn đặt hàng mua”.
+ Lập “Hợp đồng/ Đơn hàng mua”
- Khi chọn được nhà cung cấp sẽ tiến hành lập hợp đồng, trên hợp đồng ghi nhận thông tin của báo giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng. Gửi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp và thực hiện ký kết đơn đặt hàng hoặc hợp đồng giữa hai bên.
- Trường hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, thì sẽ lập đơn hàng cho từng lần thực hiện. Thông tin trên đơn hàng cũng tương tự các điều khoản trên hợp đồng. - Chuyển “Hợp đồng/ Đơn hàng mua” cho các bộ phận liên quan theo dõi: Kế toán căn cứ thanh toán, theo dõi công nợ, bộ phận kho theo dõi quá trình nhập hàng về kho.
+ Thanh toán
- Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ biên bản liên quan, kế toán thanh toán kiểm tra lại, nếu hợp lệ thì tiến hành lập bộ hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp và tiến hành ghi sổ, nếu không phản hồi lại ngay với cấp trên và nhà cung cấp để xử lý kịp thời.
Việc ghi nhận nợ phải trả và trả tiền vào sổ sách kế toán được thực hiện khi kế toán nhận được hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp. Trọng tâm của việc kiểm soát nợ phải trả tập trung vào việc đảm bảo sự phê duyệt thích hợp cho các khoản phải trả, chi trả đúng hạn cho số lượng hàng hóa thực nhận, theo đúng đơn giá đã thỏa thuận, tránh trả tiền trùng lặp,... Các thủ tục kiểm soát cơ bản là:
+ Tổ chức công tác trong quy trình mua hàng và thanh toán tiền của công ty phải cụ thể, rõ ràng, áp dụng các nguyên tắc phân chia trách nhiệm tức là phân công, giao nhiệm vụ cho từng người, từng bộ phận giúp công việc đạt hiệu quả cao hơn.
+ Quy định về luân chuyển chứng từ để đảm bảo hóa đơn của nhà cung cấp đươc chuyển tiền ngay đến phòng kế toán. Khi nhận được hóa đơn, kế toán công nợ sẽ kiểm tra, đối chiếu giữa hóa đơn với chứng từ khác như đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu nhập kho,.. để đảm bảo nghiệp vụ mua hàng đã được xét duyệt đầy đủ, hàng nhận đúng số lượng, chất lượng, giá cả theo thỏa thuận giữa hai bên.
+ Đối với các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng cần được đóng dấu ngày nhận và đánh số liên tục để kiểm soát.
+ Tất cả các thông tin hồ sơ, tài liệu của quy trình mua hàng và thanh toán tiền đều phải được lưu và cất giữ cẩn thận, bảo mật không để các chứng từ bị mất hay thất lạc. Đối với các thông tin trên máy tính bảo mật bằng cách cài password vào máy tính của mỗi nhân viên, có nghĩa là phải nhập đúng mã số và mật mã của nhân viên thì máy mới chạy. Điều này sẽ không cho phép bất cứ ai không thuộc hệ thống được xem hay lấy dữ liệu trên máy.
+ So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên báo cáo nhận hàng mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng đặt hàng hoặc số lượng thực nhận.
+ So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn để đảm bảo không thanh toán vượt số nợ phải trả người bán.
+ Quy trình mua hàng và thanh toán tiền luôn phải đảm bảo được sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận các phòng ban. Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho đến lúc hoàn thành sẽ không tập trung váo một người hay một bộ phận chức năng quản lý nào. Điều này sẽ giảm thiểu được các gian lận và sai sót phát sinh.
+ Nếu có sai sót trên hóa đơn cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý kịp thời.
+ Nên thực hiện việc thanh toán qua ngân hàng để hạn chế tối đa việc xảy ra gian lận.
+ Chú ý theo dõi hàng bị trả lại hoặc đựơc giảm giá, đối với những hóa đơn của nhà cung cấp mà kế toán nhận được nhưng không có đơn đặt hàng, hợp đồng cần phải theo dõi riêng và xử lý phù hợp.
+ Tiến hành lưu riêng hồ sơ để theo dõi những hóa đơn chưa trả tiền và những hóa đơn đã trả tiền để tránh tình trạng trả tiền trùng lặp. Các hóa đơn chưa trả tiền cần được sắp xếp theo thứ tự ngày đến hạn thanh toán để đảm bảo việc chi trả theo đúng thỏa thuận, đối với các hóa đơn đã trả tiền cần được đóng dấu “ Đã thanh toán“ ngay để tránh trả tiền hai lần cho cùng một hóa đơn. Định kỳ, khi nhận được giấy đối chiếu công nợ của nhà cung cấp, kế toán cần kiểm tra kỹ và thông báo cho nhà cung cấp ngay nếu có sai sót. Ngoài ra kế toán công nợ cần chú ý đến các nghiệp vụ quanh này khóa sổ để đảm bảo các nghiệp vụ ghi đúng niên độ. Để đảm bảo hiệu quả của các thủ tục kiểm soát trên, doanh nghiệp nên tăng cường hoạt động giám sát trong quá trình thực hiện đồng thời nhà quản lý tiến hành so sánh kết quả của hoạt động mua hàng và trả tiền thực tế với dự toán, với kỳ trước hay với các đối thủ khác nhằm có biện pháp giải quyết kịp thời nếu bộ phận mua hàng không đạt được mục tiêu đề ra.
*Tiến hành phân tích khả năng thanh toán, tình hình công nợ.
Việc phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán có vai trò rất quan trọng đối với nhà quản lí doanh nghiệp cũng như các đối tượng quan tâm.
+ Đối với nhà quản lí: Việc phân tích giúp cho nhà quản lí thấy được xu thế vận động của các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Từ đó xem xét các nguyên nhân vì sao các khoản nợ tăng cao để có biện pháp hữu hiệu trong công tác thu hồi nợ, cũng như kế hoạch trả nợ và điều chỉnh cơ cấu vốn hợp lí tránh nguy cơ mất khả năng thanh toán.
+ Đối với chủ sở hữu: Qua việc phân tích này thì họ có thể rút ra nhận xét về doanh nghiệp có làm ăn hiệu quả hay không, cố nên tiếp tục đầu tư mở rộng sản xuất hay thu hẹp.
+ Đối với chủ nợ: Họ có thể đánh giá tình hình tài chính cũng như năng lực trả nợ của doanh nghiệp hiện tại và tương lai. Nếu doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, cơ cấu vốn hợp lí, ảnh hưởng việc quyết định cho vay vốn thêm với doanh nghiệp.
Vì vậy việc nâng cao trình độ cán bộ của doanh nghiệp để đánh giá tình hình công nợ và khả năng thanh toán hàng quý, hàng năm, định kỳ… là vô cùng cần thiết và hiệu quả.
3.2.3. Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng