Ví dụ 11: Ngày 26/02/2019, công ty hoàn thành thủ tục xuất khẩu 63.318,4 kg sợi cotton CD 32/1, đơn giá 2,76 USD/kg cho công ty Xiammen Zhanglong import &
export co.,Ltd. Tỷ giá giao dịch thực tế là 23,154 đồng/USD. Thuế xuất khẩu 0%. Căn cứ vào Commercial Invoice số 06/DPT2019 (Phụ lục 27), Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (Phụ lục 28) kế toán tiến hành hoạch toán.
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán bán hàng” -> “Cập nhật số liệu” -> “Hóa đơn bán hàng”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Mã khách: XK.0008. Máy tính sẽ tự động ghi rõ thông tin đối tượng và các thông tin kèm theo như khai báo thông tin ban đầu: Xiammen Zhanglong import & export co.,Ltd
- Địa chỉ: 1-3 Unit503, No.68TAPU East Road - Người mua: Xiamen Zhanglong
- Diễn giải: Bán sợi cotton CD32/1 DK cho Xiamen Zhanglong import & export co.,Ltd
- Mã kho: 1552
- Ngày hoạch toán: 26/02/2019 - Ngày lập hóa đơn: 26/02/2019 - Tỷ giá USD: 23,154
- Mã nx (TK Nợ): 131 - Trong trang hàng tiền khai báo:
- Mã hàng: X2CD32. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên thông tin mã hàng theo như khai báo thông tin ban đầu - Tên hàng: Sợi cotton CD32/1; Tên hàng in trên hóa đơn: Bán sợi CD32/1 ; Đvt: kg
- Số lượng: 65.318,4 - Giá bán: 2,76 - Trong trang thuế khai báo:
- Mã thuế: 00. Máy tính sẽ tự động ghi rõ như thông tin khai báo ban đầu: 0%
- Tk thuế : 131/33311
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem Hoá đơn bán hàng của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in Hóa đơn bán hàng.
Giao diện 2.20. Giao diện hóa đơn bán hàng với khách hàng XK.0008
+ Sổ chi tiết công nợ TK 131 khách hàng XK.0008: Để xem sổ chi tiết TK 131, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm Visoft, kế toán chọn “Bán hàng” -> “Sổ kế toán công nợ phải thu” -> “ Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 131, mã khách hàng XK.0008, thời gian từ 01/02/2019 đến ngày 29/02/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
Giao diện 2.21. Giao diện sổ chi tiết khách hàng XK.0008
Ví dụ 12: Ngày 12/01/2019, công ty xuất khẩu 65.318 kg sợi CD32/1, đơn giá 2,8 USD/kg cho công ty Itochu Corporation Osari theo hợp đồng xuất khẩu số 14 thanh toán theo hình thức L/C. Tỷ giá giao dịch thực tế là 23.150 đồng/USD. Căn cứ vào hợp đồng mua bán (Phụ lục 29), Commercial Invoice 02/DPT2019 (Phụ lục 30), Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (Phụ lục 31) kế toán tiến hành hoạch toán.
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán bán hàng” -> “Cập nhật số liệu” -> “Hóa đơn bán hàng”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Mã khách: XK.0004. Máy tính sẽ tự động ghi rõ thông tin đối tượng và các thông tin kèm theo như khai báo thông tin ban đầu: Itochu Corporation Osari
- Địa chỉ: 1-3 Umeda 3-Chome Kita-Ku, Osaka - Người mua: Itochu Corporation Osarm
- Diễn giải: Xk sợi CD32/1 dệt thoi cho Itochu Corporation Osari - Mã kho: 1552
- Ngày lập hóa đơn: 12/01/2019 - Tỷ giá USD: 23.150
- Mã nx (TK Nợ): 131 - Trong trang hàng tiền khai báo:
- Mã hàng: X2CD32. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên thông tin mã hàng theo như khai báo thông tin ban đầu - Tên hàng: Sợi cotton CD32/1; Tên hàng in trên hóa đơn: Sợi 102% cotton; Đvt: kg
- Số lượng: 65.318,4 - Giá bán: 2,8
- Trong trang thuế khai báo:
- Mã thuế: 00. Máy tính sẽ tự động ghi rõ như thông tin khai báo ban đầu: 0%
- Tk thuế : 131/33311
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem Hoá đơn bán hàng của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in Hóa đơn bán hàng.
Ví dụ 13: Ngày 23/01/2019, công ty Itochu Corporation Osari thanh toán qua L/C số tiền mua sợi là 182.891,52 USD, tỷ giá giao dịch thực tế là 23.152 đồng/USD, phí thanh toán ngân hàng thu lại được trừ trực tiếp trên số tiền khách hàng thanh toán tiền hàng là 183 USD. Đã nhận được Giấy báo Có của ngân hàng. Căn cứ vào Giấy báo Có (Phụ lục 32) kế toán tiến hành hoạch toán.
Trình tự hoạch toán vào phần mềm như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán tiền mặt tiền gửi” -> “Cập nhật số liệu” -> “Chứng từ ngân hàng- Giấy báo Có”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Ngày chứng từ: 23/01/2019
- Diễn giải: Nhận 182.891,52 USD tiền sợi Xk của công ty Itochu Corporation Osari TGTT 23.152
- Tỷ giá USD: 23.152 - TK Nợ: 11222
- Trong trang hàng tiền khai báo: - TK Có: 131
- Mã khách: XK.0004 - Phát sinh Có: 182.891,52
- Diễn giải: Nhận 182.891,52 USD tiền sợi Xk của công ty Itochu Corporation Osari TGTT 23.152
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
+ Bước 4: Để xem Giấy báo Có của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In ctừ” trên thanh công cụ để xem và in Giấy báo Có.
Giao diện 2.23. Giao diện nhập liệu giấy báo Có
Sau khi ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán hoạch toán số tiền phí trả cho ngân hàng thanh toán trên phần mềm theo trình tự sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm Visoft Accounting, từ giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Kế toán tiền mặt, tiền gửi” -> “Cập nhật số liệu” -> “Chứng từ ngân hàng - Giấy báo Nợ”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
- Số chứng từ: NHCT1701 - Ngày chứng từ: 17/01/2019 - Tỷ giá: 23.153
- Tk Có: 11222
- Diễn giải: Ngân hành nước ngoài thu phí nhận 182.819,52 tiền sợi xuất khẩu của hợp đồng 20 và invoice 02.
- Trong trang hàng tiền khai báo: - Tài khoản Nợ: 6418 - Ps Nợ VND: 183
- Diễn giải: Ngân hành nước ngoài thu phí nhận 182.819,52 tiền sợi xuất khẩu của hợp đồng 20 và invoice 02.
+ Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
Giao diện 2.24. Giao diện Giấy báo Nợ
+ Sổ chi tiết công nợ TK 131 khách hàng XK.0004: Để xem sổ chi tiết TK 131, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm Visoft, kế toán chọn “Bán hàng” -> “Sổ kế toán công nợ phải thu” -> “ Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 131, mã khách hàng XK.0004, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 31/01/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
Giao diện 2.25. Giao diện sổ chi tiết khách hàng XK.0004
2.3.3. Đối chiếu công nợ khách hàng và nhà cung cấp
2.3.3.1. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp
Để làm tốt chức năng thông tin của mình kế toán công nợ phải tổ chức theo dõi chặt chẽ các khoản phải trả chi tiết theo từng đối tượng nhà cung cấp, từng khoản nợ và từng thời gian thanh toán tránh tình trạng nợ đọng gây ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của công ty. Đối với nhũng nhà cung cấp có quan hệ giao dịch mua thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu các khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn nợ thông qua Biên bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
Trong quan hệ thanh toán đối với nhà cung cấp của công ty TNHH Dệt Phú Thọ, công tác đối chiếu công nợ được thực hiện hàng tháng đối với nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên với công ty. Đối với các nhà cung cấp không thường xuyên thì đối chiếu công nợ được công ty cùng với người bán thực hiện ngay sau mỗi lần thanh lý hợp đồng. Việc đối chiếu công nợ được thực hiện bởi kế toán công nợ dựa trên cơ sở biên bản đối chiếu công nợ do nhà cung cấp gửi đến. Kế toán kiểm tra thông tin, đối chiếu với thực tế tại đơn vị để xác nhận số nợ xem có khớp với số liệu nhà cung cấp đưa ra không để có phản hồi phù hợp gửi đến người bán.
Ví dụ 14: Ngày 01/07/2019, kế toán công nợ thực hiện đối chiếu công nợ với công ty TNHH Hai Pha Việt Nam.
+ Nội dung đối chiếu công nợ như sau: Công ty TNHH Dệt Phú Thọ còn nợ tiền hàng của công ty TNHH Hai Pha Việt Nam tính đến hết ngày 30/06/2019 là 268.269.265 đồng.
+ Sau khi nhận được biên bản đối chiếu công nợ do công ty TNHH Hai Pha gửi đến, kế toán tiến hành kiểm tra thông tin, đối chiếu với thực tế tại công ty .
+ Số dư và số phát sinh được kế toán trình bày trên sổ chi tiết công nợ tài khoản 331- Công ty TNHH Hai Pha Việt Nam.
+ Sau khi kế toán tính toán được số tiền còn nợ đã khớp với biên bản đối chiếu công nợ của công ty TNHH Hai Pha Việt Nam sẽ ký xác nhận và gửi đến công ty TNHH Hai Pha Việt Nam. Biên bản đối chiếu công nợ (Phụ lục 33).
+ Để xem sổ chi tiết TK 131- Công ty TNHH Hai Pha Việt Nam, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm Visoft, kế toán chọn “Bán hàng” -> “Sổ kế toán công nợ phải thu” -> “ Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 331, mã khách hàng 00081, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 30/06/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
2.3.3.2. Đối chiếu công nợ với khách hàng
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng hang tháng đối với những khách hàng thường xuyên có quan hệ với công ty và đối chiếu theo hợp đồng với những khách hàng mới.
Việc đối chiếu công nợ vợ với khách hàng được phòng tài chính kế toán chủ động thực hiện điện. Đến cuối tháng sau khi thanh lý hợp đồng với khách hàng kế toán công nợ sẽ lập biên bản đối chiếu công nợ để khách hàng xác nhận số nợ còn phải trả công ty. Khi nhận được sự phản hồi từ phía khách hàng xác nhận thông tin trong biên bản đối chiếu công nợ kế toán sẽ sử dụng để kịp thời điều chỉnh những sai sót trong quá trình theo dõi công nợ và lên báo cáo quản trị chị về tình hình công nợ với khách hàng.
Ví dụ 15: Ngày 01/07/2019, kế toán công nợ thực hiện đối chiếu công nợ với công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú. Biên bản đối chiếu công nợ (Phụ lục 34).
Trình tự đối chiếu công nợ:
Ngày 01/07/2019, kế toán tiến hành tính toán công nợ phải thu của công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú tính đến hết ngày 30/06/2019 để lập biên bản đối chiếu công nợ gửi đến cho công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú. Nội dung biên bản đối chiếu công nợ như sau:
- Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú còn nợ tiền hàng của công ty TNHH Dệt Phú Thọ đến hết ngày 30/12/2018, số tiền là: 2.325.109.321đồng.
- Phần mua hàng: Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú mua hàng của công ty TNHH Dệt Phú Thọ, số tiền là: 12.266.307.471 đồng.
- Phần thanh toán: Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú thanh toán tiền mua hàng cho công ty TNHH Dệt Phú Thọ, số tiền là: 10.847.870.187 đồng.
- Đến hết ngày 30/06/2019, Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú còn nợ tiền hàng của công ty TNHH Dệt Phú Thọ số tiền là: 3.743.546.605 đồng.
Số dư và số phát sinh được kế toán trình bày trên sổ chi tiết công nợ tài khoản 131- Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú.
+ Để xem sổ chi tiết TK 131- Công ty dệt Vĩnh Phú, kế toán tiến hành các bước như sau:
- Bước 1: Từ phần mềm Visoft, kế toán chọn “Bán hàng” -> “Sổ kế toán công nợ phải thu” -> “ Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”
- Bước 2: Sau khi chọn “Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 331, mã khách hàng 00066, thời gian từ 01/01/2019 đến ngày 30/06/2019. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu.
Giao diện 2.27. Giao diện sổ chi tiết công nợ TK 131
2.4. Đánh giá công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Dệt Phú Thọ
2.4.1. Ưu điểm
- Về bộ máy kế toán :
Bộ máy kế toán của công ty được thực hiện khá hoàn chỉnh, phù hợp với điều kiện và yêu cầu của nhà quản lý. Các nhân viên kế toán đều qua các trường lớp đào tạo về chuyên ngành kế toán, có trình độ, rất nhiệt tình trong công việc, trong đó phần hành thanh toán tại công ty cũng được thực hiện khá nghiêm túc và chặt chẽ, vì vậy sai xót, nhầm lẫn đáng tiếc ít xảy ra. Trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh, công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu. Có thể thấy sản phẩm làm ra tiêu thụ tốt, chất lượng, mẫu mã đảm bảo yêu cầu gia công theo hợp đồng, đảm bảo uy tín với khách hàng.
- Đội ngũ kế toán viên: Công ty có đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ cao, nhiệt tình, năng động công tác ở công ty lâu năm nên có nhiều kinh nghiệm trong công tác kế toán. Họ luôn thực hiện tốt công việc được giao, điều đó góp phần vào việc đem