1.1.2 .Nhiệm vụ của kế toán thanh toán trong doanh nghiệp
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Dệt Phú
3.2.3. Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng
- Thứ nhất, công ty nên trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi, cụ thể ở doanh nghiệp những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có dư Nợ lớn thì định kỳ cần phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. Phân loại nợ: nợ đúng hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi có thể trích lập dự phòng hoặc có những biện pháp đối với khoản nợ không đòi được.
Lập dự phòng phải thu khó đòi là việc doanh nghiệp tính trước vào chi phí một khoản chi để khi có một khoản nợ không đòi được thì tình hình tài chính của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng.
Lập dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ, trước khi lập BCTC. Mức lập dự phòng đối với các khoản nợ phải thu khó đòi phải thực hiện theo đúng các quy định, các điều kiện, phương pháp lập dự phòng và xử lý khoản dự phòng theo thông tư 228/2009/TT - BTC
Điều kiện: Các khoản nợ phải thu khó đòi phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ KCN Thụy Vân-Việt Trì-Phú Thọ Chênh lệch Tỷ lệ (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Ghi chú GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG
BÁO CÁO PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ
Tại ngày:
NGƯỜI LẬP
So sánh
Tỷ lệ NPThu so với NPTrả ngắn hạn (lần)=(1)/(3) Số vòng quay luân chuyển NPThu KH=(6)/(9) Tỷ lệ nợ phải trả NB/Tổng nợ phải trả(%)=(4)/(3) Tỷ lệ khoản phải thu KH so với khoản phải trả NB(lần)=(2)/(4)
Kỳ trả tiền bình quân(ngày)= 360/(14) Số vòng quay luân chuyển NPTrả NB=(5)/(8) Kỳ thu tiền bình quân( ngày)= 360 /(13) Số dư bình quân nợ phải trả NB
Tỷ lệ nợ phải thu KH/Tổng nợ phải thu(%)=(2)/(1)
STT Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV
Tổng nợ phải thu Nợ phải thu khách hàng 2600251785 Tổng nợ phải trả Nợ phải trả người bán Giá vốn hàng bán Doanh thu thuần
nhận công nợ, số tiền còn nợ, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, cam kết nợ, biên bản đói chiếu công nợ và các chứng từ khác. Các khoản không đủ căn xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
Căn cứ để ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên. Trong trường hợp đặc biệt, tuy thời hạn chưa tới 2 năm, nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có dấu hiệu khác như bỏ trốn cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi.Công ty có thể sử dụng phương pháp trích lập dự phòng như sau:
+ Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng đối tác gần như bị lâm vào tình trạng khủng hoảng, phá sản hay đang làm thủ tục giải thể… thì lúc đó doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
+ Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: 30% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm. 50% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. 70% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. 100% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
Sau khi tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi của mình, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết. Lấy đó, làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp mình.
Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi
Cuối niên độ kế toán tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay: Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 2293: dự phòng phải thu khó đòi
Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập:
+ Nếu không thay đổi thì không phải lập thêm dự phòng
+ Nếu số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng lập năm trước thì tiến hành lập thêm theo số chênh lệch.
Nợ TK 642: số chênh lệch
+ Nếu số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng lập nãm trước thì hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch
Nợ TK 2293: Số chênh lệch
Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Trường hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi được, kế toán ghi: Nợ TK 642: Chi phí quản lý DN
Có TK 131: Số thực tế mất
Trường hợp số nợ đã xóa sổ nhưng lại đòi được thì cho vào thu nhập bất thường: Nợ TK 111, 112
Có TK 711: Thu nhập bất thường
Cung cấp thông tin chính xác cho ban quản lý về tình hình số tiền phải thu của khách hàng, phát hiện kịp thời những khách hàng nợ quá hạn, tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và thông báo cho ban quản lý để có những biện pháp thích hợp để đẩy mạnh vòng quay vốn lưu động.
-Thứ hai, hoàn thiện và áp dụng thường xuyên các chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn.để kích thích khách hàng thanh toán nhanh, công ty nên áp dụng các chính sách chiết khấu thanh toán để thúc đẩy quá trình thu hồi nợ phải thu tránh bị chiếm dụng vốn.
Nên quy định rõ các chính sách chiết khấu trong thanh toán ngay từ khâu lập hợp đồng, đôn đúc khách hàng trả nợ trước và đúng hạn thanh toán nêu trong hợp đồng để được hưởng chiết khấu
Chiết khấu thanh toán là khoản mà doanh nghiệp giảm trừ cho khách hàng khi họ thanh toán trước thời hạn. Việc cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán là chính sách để khuyến khích tinh thần thanh toán của khách hàng chứ không liên quan gì đến chất lượng hàng hóa.
Qua tình hình thực tế của công ty cho thấy, hầu hết các khách hàng của công ty đều mua chịu, ít khách hàng trả tiền ngay. Do vậy, sử dụng chính sách chiết khấu trong thanh toán tại công ty là rất thiết thực. Việc áp dụng chiết khấu thanh toán giúp cải thiện được tình hình thu hồi nợ phải thu khách hàng của công ty.
Ngoài việc mở sổ sách theo dõi, công ty cần xây dựng cho mình một danh sách tín dụng thương mại phục vụ cho hoạt động giao dịch mua bán trao đổi nhằm tăng doanh số đồng thời đẩy mạnh hiệu quả của việc quản lý công nợ, công ty xác định rõ:
+ Đối tượng khách hàng được phép nợ: Tìm hiểu thông tin và tình hình tài chính của khách hàng trước khi thực hiện một hợp đồng. Khách hàng có thể thanh toán sau một thời gian nhất định sau khi đã ký kểt.
+ Chính sách thu tiền: Đối với những khoản nợ đến hạn, quá hạn công ty gọi điện thoại, gửi giấy yêu cầu thanh toán thông báo số tiền đến hạn hoặc quá hạn phải trả cho khách hàng, nếu khách hàng vẫn chưa thanh toán công ty cử nhân viên trực tiếp đến thu hồi nợ. Trong một số trường hợp công ty cũng cho phép gia hạn nợ. Trường hợp các khoản nợ lớn, trong thời gian dài khách hàng không thanh toán nợ cho công ty có thể nhờ đến sự can thiệp của pháp luật.
- Thứ tư, phân loại các khoản nợ phải thu: Công ty nên tiến hành phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian và thời hạn thanh toán. Tại công ty các khoản nợ phải thu của khách hàng được theo dõi và quản lý chi tiết cho từng đối tượng nợ, phản ánh cụ thể số còn phải thu đầu kỳ, số phát sinh tăng, số phát sinh giảm trong kỳ và số còn phải thu hay phải trả cuối kỳ của mỗi khách hàng. Dựa trên những căn cứ đó, kế toán lập kế hoạch thu nợ, nhà quản lý sẽ quyết định áp dụng chính sách thu nợ cụ thể cho từng khách hàng.
- Thứ năm, trong hoạt động thanh toán quốc tế:
+ Khi hoạch toán tỷ giá đối với phần doanh thu tương ứng với số tiền bằng ngoại tệ đã nhận trước của người mua, kế toán ghi nhận theo TGTT tại thời điểm nhận tiền trước, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (TGTT tại thời điểm nhận tiền ứng trước) Có TK 511
Ví dụ: Ở nghiệp vụ 11, tại ngày 26/02/2019, khi ghi nhận doanh thu bán hàng cho công ty Xiamen Zhang Long Import and Export Co,Ltd công ty phải tiến hành hoạch toán ghi nhận doanh thu theo TGTT tại thời điểm nhận tiền ứng trước ngày 15/02/2019 và ngày 22/02/2019 như sau:
Nợ TK 131 : 55.000 USD x tỷ giá 23.167 Có TK 511: 4.174.138.199
Đối với phần doanh thu chưa thu được tiền, kế toán ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (TGTT) Có TK 511
+ Khi nhận được Giấy báo Có của ngân hàng thanh toán, công ty cần phải tiến hành hoạch toán ghi nhận số tiền thực tế được nhận về trên Giấy báo Có đã bị trừ đi khoản phí thanh toán cho ngân hàng thanh toán. Kế toán tiến hành hoạch toán :
a) Kế toán ghi nhận số tiền thực tế nhận về:
Nợ TK 1122: Số tiền thực tế nhận về theo Giấy báo Có Có TK 131
b) Kế toán ghi nhận khoản phí thanh toán Nợ TK 642: Phí thanh toán của ngân hàng Có TK 131
Ví dụ: Ở ví dụ 13, tại ngày 23/01/2019, khi nhận được Giấy báo Có của ngân hàng thanh toán đã trừ đi số tiền phí thanh toán về số tiền hàng công ty Itochu Corporation Osari chuyển trả qua L/C, công ty tiến hành hoạch toán số tiền thực tế nhận về là 182.708,52 USD và số tiền phí của ngân hàng thanh toán là 183 USD như sau:
a) Kế toán ghi nhận số tiền thực tế nhận về:
Nợ TK 1122: 182.708,52 x TGTT 23.153 đồng/USD Có TK 131: 4.230.250.364
b) Kế toán ghi nhận khoản phí thanh toán của ngân hàng: Nợ TK 642: 183 x TGTT 23.153 đồng/USD
Có TK 131: 4.236.999
Công ty cần hết sức thận trọng trong việc lựa chọn và phân loại khách hàng theo từng loại hình kinh doanh xuất nhập khẩu để từ đó lựa chọn và áp dụng phương thức thanh toán một cách thích hợp nhất.