Phịng kế tốn cơng ty cổ phần Việt Mỹ đang sử dụng phần mềm kế toán
Easy Accounting 2.5. Đây là phần mềm kế tốn đóng gói đầy đủ các phân hệ của
nghiệp vụ kế toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, giao diện thân thiện, các máy tính trong phịng kế tốn đƣợc cài đặt phần mềm và đƣợc kết nối với nhau. Phần mềm có các đặc điểm nổi bật nhƣ sau:
- Cập nhật: Phần mềm thƣờng xuyên đƣợc nâng cấp và cập nhật các thơng tin mới của Bộ tài chính.
- Tiện lợi:
+ Ngƣời dụng có thể tìm kiếm chứng từ theo từng dịng hóa đơn. Cho phép tìm kiếm mọi thơng tin đã nhập vào hệ thống.
+ Cho phép mở nhiều phần hành kế toán để theo dõi
+ Khi đăng nhập nếu danh mục thiếu, ngƣời dung có thể thêm và sửa + Cung cấp đầy đủ các chứng từ, sổ sách, báo cáo tuân thủ theo đúng quy định của Bộ tài chính.
64
2.2. Thực trạng kế tốn tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành cơng trình xây tại Cơng ty cổ phần Việt Mỹ
2.2.1. Đặc điểm chi phí sản xuất tại cơng ty
Với tính chất phức tạp của cơng nghệ và sản phẩm sản xuất mang tính đơn chiếc, có cấu tạo vật chất riêng, mỗi cơng trình, hạng mục cơng trình có dự tốn thiết kế thi công riêng nên đối tƣợng hạch tốn chi phí sản xuất có thể là cơng trình, hạng mục cơng trình, hoặc có thể là đơn đặt hàng, bộ phận thi công hay từng giai đoạn công việc. Tuy nhiên trên thực tế cơng ty thƣờng hạch tốn chi phí theo cơng trình, hạng mục cơng trình.
Hạch tốn chi phí sản xuất xây lắp theo đúng đối tƣợng đã đƣợc quy định hợp lý có tác dụng phục vụ tốt cho việc tăng cƣờng quản lý chi phí sản xuất và phục vụ cho cơng tác tính giá thành sản phẩm đƣợc kịp thời.
- Phƣơng pháp hạch tốn chi phí sản xuất theo cơng trình, hạng mục cơng trình: chi phí sản xuất liên quan đến cơng trình, hạng mục cơng trình nào thì tập hợp cho cơng trình, hạng mục cơng trình đó.
Mỗi cơng trình từ khi khởi cơng đến khi hồn thành đều đƣợc mở sổ chi tiết để theo dõi tập hợp các khoản mục chi phí.
- Chi phí nguyên vật liệu - Chi phí nhân cơng trực tiếp - Chi phí sử dụng máy thi cơng - Chi phí sản xuất chung
Cuối mỗi tháng căn cứ vào các chứng từ gốc chi phí sản xuất của tất cả các cơng trình hạng mục cơng trình trong tháng kế tốn vào sổ theo từng mã sản phẩm để theo dõi chi phí sản xuất riêng từng cơng trình.
2.2.2. Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất tại cơng ty CP Việt Mỹ
65
2.2.2.1. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất trực tiếp đƣợc tính toán và quản lý chặt chẽ, cụ thể cho từng cơng trình xây dựng. Các chi phí trực tiếp nhƣ chi phí vật liệu, chi phí nhân cơng phát sinh ở cơng trình đƣợc hạch tốn trực tiếp vào cơng trình.
Việc tập hợp chi phí sản xuất theo phƣơng pháp trực tiếp tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính tổng chi phí dễ dàng. Các chi phí đƣợc tập hợp hàng tháng theo từng khoản mục và chi phí theo cơng trình sử dụng. Vì vậy, khi cơng trình hồn thành, kế tốn chỉ cần tổng cộng chi phí sản xuất ở các tháng từ lúc khởi cơng cho tới khi hồn thành sẽ đƣợc giá thành thực tế của sản phẩm theo từng khoản mục chi phí.
Ví dụ: Đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất Cơng trình cải tạo xây dựng bệnh viện Lâm Thao là cơng trình.
2.2.2.2 Đối tượng tính giá thành sản phẩm
Tại Công ty cổ phần Việt Mỹ, đối tƣợng tính giá thành cũng chính là đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất.
2.2.2.3 Kỳ tính giá thành
Kỳ tính giá thành của cơng ty là kỳ kế tốn đó là q.
2.2.2.4 Phương pháp tính giá thành
Phƣơng pháp tính giá thành là phƣơng pháp trực tiếp giản đơn. Tức là khi cơng trình hồn thành thì kế tốn tập hợp tất cả các chi phí trực tiếp phát sinh khi thi cơng cơng trình vào giá thành theo các khoản mục chi phí. Cơng ty hạch tốn theo QĐ 48 nhƣng mƣợn TK đầu 6 nhƣ TK 621, TK 622, TK 623, TK 627 để tập hợp chi phí cho dễ quản lý và theo dõi. Trong mỗi TK chi phí có hạch tốn chi tiết theo từng cơng trình.
- Chi phí ngun vật liệu trực tiếp (TK621) - Chi phí nhân cơng trực tiếp (TK622) - Chi phí sản xuất chung (TK627) - Chi phí máy thi cơng (TK 623)
66
2.2.3 Kế tốn tập hợp chi phí sản xuất tại Cơng ty
Do đặc điểm của ngành xây dựng, tập hợp chi phí theo từng hạng mục cơng trình nên để làm rõ đƣợc q trình tập hợp chi phí cũng nhƣ tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Cơng ty. Em xin đƣợc lấy số liệu của Cơng Trình xây dựng cải tạo khu khám bệnh - Bệnh viện đa khoa huyện Lâm Thao (thời gian khởi công 01/11/2015 và thời gian hồn thành 31/03/2016) để có thể phân tích chi tiết q trình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Cơng ty.
2.2.3.1 Kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp a) Đặc điểm NLV của công ty cổ phần Việt Mỹ
- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài). Đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu chính là đối tƣợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nhƣ sắt, thép chế tạo nên máy cơ khí, xây dựng cơ bản... Đối với nửa thành phẩm mua ngồi với mục đích tiếp tục quá trinh sản xuất sản phẩm ví dụ nhƣ sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt còng đƣợc gọi là nguyên vật liệu chính nhƣ: Gạch xây, xi măng, cát, sỏi, sắt, thép, gạch lát nền,...
Nguyên vật liệu phụ: Cũng là đối tƣợng lao động nhƣng chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất đƣợc sử dụng cùng với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi một số tính chất lí hố của ngun vật liệu chính (hình dáng, màu sắc, mựi vị...) hoặc phục vụ hoạt động của các tƣ liệu lao động, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức, phục vụ cho cơng tác quản lý nhƣ: Tơn sóng, đinh, gỗ, sơn, dung môi,…
- Nguyên vật liệu khác: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nhƣ gỗ, sắt, thép vụn hay phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định nhƣ: Phế liệu, vật liệu đặc chủng (loại ra trong quá trình chế tạo sản xuất sản phẩm thu nhặt đƣợc)
b. Chứng từ sử dụng
67
Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố
(Mẫu số 03-VT) Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04-VT) Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05-VT)
Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06-VT)
Hoá đơn Giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT-3LL)
c. Sổ sách kế toán
Sổ chi tiết kho nguyên vật liệu
Sổ tổng hợp chi tiết chi phí ngun vật liệu trực tiếp theo cơng trình Sổ cái chi phí trực tiếp
Sổ nhật ký chung
d. Trình tự hạch tốn
B1: Sau khi nhận hóa đơn, phiếu xuất nhập kho do kế tốn đội gửi lên kế toán tại văn phịng cơng ty sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ đúng và đủ chƣa. Sau đó trình lên giám đốc và kế tốn trƣởng. Cuối cùng kế toán tiền hành nhập liệu vào phần mềm.
B2: Kế toán mở phần mềm kế toán Easy Accounting 2.5 để nhập liệu. Kế toán sẽ chọn phân hệ phù hơp với nội dung kinh tế của nghiệp vụ.
B3: Kế tốn tiến hành nhập liệu những thơng tin cần thiết theo yêu cầu. B4: Sau đó nhấn “Ghi” để lƣu dữ liệu và lên các sổ kế toán liên quan đến nghiệp vụ phát sinh.
Ví dụ 2.1: Vật tư mua về nhập kho xong xuất luôn cùng ngày tại công trường cơng trình Bệnh viện Lâm Thao. Thực chất đây là nghiệp vụ mua nguyên vật liệu xuất thẳng cho nơi sản xuất nhưng kế toán vẫn tiến hành viết phiếu nhập và xuất kho trong cùng 1 ngày.
- Chứng từ sử dụng:
+ Giấy đề nghị xuất vật tƣ số 39 của ông Đinh Quang Hà đội trƣởng đội thi công số 3 (Phụ lục 01)
68
+ Hóa đơn GTGT số 0001220 mua cát và đá của công ty Tùng Ngọc ngày 10/01/2016 (Phụ lục 02)
+ Phiếu nhập kho và xuất kho do công trƣờng lập ngày 10/01/2016 (Phụ lục
03)
- Căn cứ các chứng từ kế toán tiến hành nhập liệu vào máy hạch tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp cơng trình Bệnh viện Lâm Thao.
Giao diện 2.2: Giao diện hạch tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
- Cách nhập liệu vào phần mềm phiếu xuất kho: B1:Mở phần mềm
B2: Chọn “chứng từ vật tƣ” -> “mới” B3: Nhập số liệu vào các ô:
Số chứng từ: XVT15/01
69 Họ tên: Vũ Văn Hân
Địa chỉ: Công ty
Diễn giải: Xuất VT thi công CT BV Lâm Thao
TK nợ: TK 621:195 424 000 (Nhập chi tiết theo cơng trình)
TK có: TK 152: 195 424 000 (Nhập chi tiết theo mã nguyên vật liệu)
70
Giao diện 2.4 : Giao diện chi tiết TK 6211
71
Hình ảnh 01 : Phiếu xuất kho phần mềm lập
- Sau khi hạch toán phiếu xuất kho, phần mềm sẽ tự động ghi các sổ có liên quan:
72
Hình ảnh 02 : Hình ảnh sổ tổng hợp chi tiết TK 621 theo cơng trình
Sổ nhật ký chung (Phụ lục 04) Sổ chi tiết TK 6211 (Phụ lục 06) Sổ cái TK 6211 (Phụ lục 08)
Ví dụ 2.2: Mua vật tƣ xuất thẳng cho cơng trình khơng nhập kho
Nhiều trƣờng hợp nguyên vật liệu đi mua không đƣợc chuyển về nhập kho Công ty mà chuyển thẳng tới chân cơng trình để đảm bảo phục vụ cho cơng tác thi công kịp tiến độ. Nhƣng dù trƣờng hợp mua nguyên vật liệu nhập kho hay chuyển trực tiếp cơng trình thì Cơng ty cũng vẫn phải làm hợp đồng mua bán với nhà cung cấp. Trong trƣờng hợp này, khi nguyên vật liệu về cán bộ kỹ thuật cơng trình sẽ tiến hành kiểm tra, lập biên bản kiểm nghiệm vật tƣ và chuyển vật tƣ vào lán bảo quản vật tƣ tại chân cơng trình hoặc dùng ngay vào thi công nếu cần thiết. Nhân viên bộ phận vật tƣ sẽ đem biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, kèm Hóa đơn GTGT nộp về phịng kế tốn.
Các chứng từ gốc sử dụng:
Hóa đơn GTGT số 0000103 của cơng ty Việt Hồng ngày 30/03/2016 mua vật tƣ nƣớc (Phụ lục 05)
73
Giao diện 2.5: Giao diện nhập hóa đơn mua vật tƣ xuất thẳng khơng nhập kho
Cách nhập liệu vào phần mềm: B1: Vào mục chứng từ “tổng hợp” B2: Chọn “mới”
B3: Nhập liệu vào các ô:
Số chứng từ HT01/01 Ngày chứng từ 30/03/2016 Ngày ghi sổ 30/03/2016
Họ tên Vũ Văn Hân
Địa chỉ Công ty
Diễn giải Tiền vật tƣ nƣớc CT BV Lâm Thao Nợ TK 6211 236 400 000
74
Có TK 331 260 040 000 B4: Sau đó nhấn “ghi” để ghi dữ liệu vừa nhập.
Phần mềm sẽ tự động hạch toán dữ liệu vào sổ chi tiết và sổ cái TK 6211 Sổ chi tiết TK 6211 (Phụ lục 06)
Sổ nhật ký chung (Phụ lục 07) Sổ cái TK 6211 (Phụ lục 08)
2.2.3.2 Kế tốn chi phí nhân cơng trực tiếp a. Đặc điểm chi phí nhân cơng trực tiếp
Chi phí nhân cơng trực tiếp bao gồm tiền lƣơng, tiền công phải trả cho số ngày công lao động của công nhân trực tiếp thực hiện khối lƣợng công tác xây dựng, công nhân phục vụ xây dựng kể cả công nhân vận chuyển, bốc dỡ vật liệu trong phạm vi mặt bằng thi công và công nhân chuẩn bị, kết thúc thu dọn công trƣờng thi công, không phân biệt cơng nhân trong danh sách hay th ngồi.
b. Chứng từ sử dụng
Cơng ty sử dụng hình thức trả lƣơng thời gian theo tháng cho từng đội thi công. Chứng từ sử dụng bao gồm:
- Hợp đồng lao động
- Bảng chấm công (Mẫu số 01/TĐTL)
- Bảng thanh toán tiền lƣơng (Mẫu số 02/TĐTL)
c. Sổ sách sử dụng
Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 344
Sổ chi tiết TK 334 theo cơng trình
d. Trình tự hạch tốn
Đối với tiền lƣơng khốn phải trả của cơng nhân Đội thi cơng kế toán lao động tiến lƣơng nhận Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng giao khốn từ Phịng kinh tế kỹ thuật, phản ánh lƣơng phải trả cho công nhân thi công xây lắp vào sổ nhật ký chung. Cơng ty khơng đóng bảo hiểm cho công nhân trực tiếp xây dựng.
75
B1: Sau khi nhận hóa đơn, phiếu xuất nhập kho do kế toán đội gửi lên kế tốn tại văn phịng công ty sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ đúng và đủ chƣa. Sau đó trình lên giám đốc và kế tốn trƣởng. Cuối cùng kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm.
B2: Kế toán mở phần mềm kế toán Easy Accounting 2.5 để nhập liệu. Kế toán chọn phân hệ phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
B3: Kế tốn tiến hành nhập liệu những thơng tin cần thiết.
B4: Sau đó nhấn “Ghi” để lƣu dữ liệu và lên các sổ kế toán liên quan đến nghiệp vụ phát sinh.
Ví dụ 2.3: Ngày 31/01/2016, căn cứ bảng chấm cơng và bảng tính lƣơng,
kế tốn phản ánh số tiền phải trả cho Đội thi công số 3 do anh Đinh Quang Hà làm đội trƣởng nhƣ sau:
Nợ TK 6221 (CT Bệnh viện huyện Lâm Thao): 443.970.000 Có TK 334: : 443.970.000
Căn cứ hạch tốn lƣơng là bảng chấm cơng 3 tổ thợ tháng 01 (Phụ lục 10) Bảng thanh toán lƣơng 3 tổ thợ tháng 01/2016 (Phụ lục 11)
Cách tính lƣơng cho anh Nguyễn Văn Dũng thuộc tổ 3- đội xây dựng số 3 thi cơng cơng trình Bệnh viện Lâm Thao.
Lƣơng của anh Dũng trả theo lƣơng ghi trong hợp đồng lao động (Phụ lục
09)
Mức lƣơng khoán ngày là 250 000 đồng/ngày.
Trong tháng 01 anh Dũng làm đƣợc 28 công theo bảng chấm cơng của kế tốn đội gửi lên.
Tiền lƣơng tháng 01 = 250 000 x 28 = 7 000 000 đồng
Phụ cấp ăn ca khơng tính vào chi phí nhân cơng trực tiếp mà tính vào chi phí chung TK 6271.
Anh Dũng khơng đóng bảo hiểm xã hội nên thực lĩnh cuối tháng 01 sẽ là: = 7 000 000 + 616 000 (tiền ăn ca) = 7 616 000 đồng.
76
Nhƣng khi hạch toán TK 6221 chỉ hạch tốn lƣơng tháng khơng hạch tốn lƣơng thực lĩnh nên số lƣơng của anh Dũng hạch tốn vào chi phí nhân cơng trực tiếp là 7 000 000 đồng.
Từ bảng tổng hợp thanh toán lƣơng 3 tổ đội 1, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm.
Giao diện 2.6: Giao diện hạch toán lƣơng tháng 01/2016
Để hạch toán lƣơng vào phần mềm ta thực hiện nhƣ sau: B1: Vào “chứng từ tổng hợp”
B2: Chọn “mới”
B3: Nhập dữ liệu vào các ô: Số chứng từ: CTL
Ngày chứng từ, ngày ghi sổ: 31/01/2016
Diễn giải: XĐ lƣơng phải trả CTBV Lâm Thao Nợ TK 6221: 443 970 000 (chi tiết theo cơng trình) Có TK 334: 443 970 000
77
Giao diện 2.7 : Giao diện nhập chi tiết TK 6221
B4: Sau đó nhấn “ghi” để ghi dữ liệu vừa nhập Sau khi nhập dữ liệu vào, phần mềm sẽ tự động ghi sổ.
Sổ cái TK 6221(Phụ lục 13) Sổ chi tiết TK 6221 (Phụ lục 14) Sổ nhật ký chung (Phụ lục 15) Sổ cái TK 334 (Phụ lục 16)
2.2.3.3 Kế tốn chi phí sử dụng máy thi cơng a. Đặc điểm chi phí máy thi cơng
Hiện nay cơng ty cổ phần Việt Mỹ có khá đầy đủ các thiết bị xây dựng và máy thi công hiện đại, đáp ứng tốt nhất mọi u cầu kỹ thuật của các cơng trình mà cơng ty thi công xây lắp nhƣ các loại: Máy ủi, máy xúc, máy lu, ô tô tự đổ, xe vận tải chuyên dùng, máy trộn Bê tông, máy cao độ,... Tại các đội đều có
78
máy thi công riêng, công ty trực tiếp quản lý một số loại máy có giá trị lớn và điều động đến các cơng trình khi cần, cịn các máy móc có giá trị nhỏ các đội trƣởng có trách nhiệm quản lý. Tuy nhiên do phần lớn các cơng trình mà Cơng ty thi cơng lại phân bố rải rác nhiều nơi ở các tỉnh khác nhau nên việc vận