3.3.2 Khái niệm
BPM (Business Process Management) là một cách tiếp cận quản lý tập trung vào việc sắp xếp tất cả các khía cạnh của một tổ chức, một doanh nghiệp để đáp ứng những mong muốn và nhu cầu của người dùng. Nó tập trung vào việc cải tiến hiệu suất của doanh nghiệp, tổ chức bằng cách quản lý và tối ưu hóa quy trình hoạt động của doanh nghiêp, tổ chức. Nó là một phương pháp quản lý toàn diện nhằm thúc đẩy sự hiệu quả thông qua các phương thức đổi mới linh hoạt và cải thiện liên tục các quy trình hoạt động. Chính vì thế nó có thể được mô tả như là một “quá trình tối ưu hóa quá trình”. Bên cạnh đó cũng có ý kiến cho rằng BPM cho phép các tổ chức làm việc hiệu quả hơn, có nhiều khả năng thay đổi hơn là một chức năng tập trung, tiếp cận phân cấp theo phương pháp quản lý truyền thống. Các quá trình này có thể ảnh hưởng đến chi phí và doanh thu của doanh nghiệp, tổ chức.
Hình 3-5: Hệ thống Quản lý cho vay BlueBus của Unit Corp sử dụng giải pháp BPM
(6)
Ví dụ với hệ thống quản lý theo mô hình 3-5, BPM có thể theo dõi chặt chẽ các hệ thống xử lý đơn hàng, đơn vay hoặc hệ thống quản lý khách hàng, tiếp nhận các phản hồi, phát hiện các vấn đề xảy ra đối với các dữ liệu còn thiếu, hướng dẫn từng bước để khắc phục sự cố xảy ra với luồng thông tin. Với những hệ thống BPM gần đây, người sử dụng làm việc trên một mô hình chia sẻ, các thay đổi của quy trình trong quá trình thiết kế có thể được đưa vào thực tế rất nhanh. Những nền tảng này được gọi là bộ BPM (BPM Suite) bởi vì chúng cung cấp mô hình hóa quy trình tích hợp, theo dõi thời gian thực, các ứng dụng trên nền Web và quản lý báo cáo. Tất cả những chức năng này làm việc cùng nhau để hỗ trợ sự đổi mới quy trình một cách nhanh chóng. (6)
Trên cơ sở thực tiễn nêu trên, chúng ta có thể thấy rằng BPM được thể hiện trên 2 khía cạnh:
- Quản lý BPM là cách tiếp cận có hệ thống nhằm giúp tổ chức doanh nghiệp chuẩn hóa, tối ưu hóa quy trình hoạt động với mục đích giảm chi phí, tăng chất lượng nhằm đạt được những mục tiêu đề ra.
- BPM là một công cụ giúp tổ chức, doanh nghiệp thiết kế, mô hình hóa, triển khai, giám sát, vận hành và cải tiến quy trình nghiệp vụ một cách linh hoạt.
Thông qua BPM, các tổ chức doanh nghiệp có thể tìm ra những giải pháp thích hợp nhất nhằm giảm chi phí, xây dựng, phát triển sản phẩm dịch vụ trong thời gian nhanh nhất với chi phí hợp lý nhất nhằm cải thiện sự hài lòng của khách hàng, người dùng đối với doanh nghiệp, tổ chức.
Một hệ quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management System – BPMS)
là một hệ thống phần mềm có chứa các chức năng phân tích, xây dựng, quản lý các quy trình nghiệp vụ cũng như các công cụ khai thác và sử dụng chúng.
Thiết kế và mô phỏng quy trình Mô hình hóa và mô
phỏng
Kiểm tra hiệu suất và điều hành hoạt động trong quy trình Giám sát các hoạt động kinh doanh nghiệp vụ Thực thi quy trình, kết nối các ứng dụng, hệ thống và con người Thực thi và tối ưu
hóa quy trình Quản lý các nguyên tắc về thiết kế và thực thi Các quy tắc và khung dựng sẵn Quản lý các nhóm, hoạt động, tài liệu, và các thành phần khác của quy trình Quản lý nội dung và cộng tác
Hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ
20% 20%
20%20% 20%