3.5 Tính khả thi của BPM trong việc phát triển CPĐT
Như đã nói ở trên, BPM đề cập đến việc tự động hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc. Một hệ thống BPM có thể giúp một tổ chức hợp lý hóa các quy trình, giảm thiểu cũng như loại bỏ sự cần thiết trên các giấy tờ vật lý. Thông qua việc tự động hóa các quy trình sẽ giúp giảm thiểu khoảng cách giữa con người, hệ thống và thông tin trong một bộ phận hoặc một cơ quan. BPM làm cho mọi thứ trở lên dễ dàng hơn trên các văn phòng, địa điểm khác nhau khi có thể dễ dàng chia sẻ thông tin trên các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu.
Minh bạch, hiệu quả và tăng cường phối hợp là những điều mà BPM có thể mang tới cho một giải pháp phù hợp với các mục tiêu rộng lớn của Chính phủ điện tử. Có thể nói BPM là một sự lựa chọn đầu tiên cho Chính phủ theo đuổi một chiến lược Chính phủ điện tử tích hợp. Một hệ thống BPM và đặc biệt là hệ thống mã nguồn mở sẽ giúp Chính phủ tiến tới các tiêu chuẩn mở và tăng trách nhiệm của người dân trong việc xây dựng CPĐT.
Một hệ thống BPM có thể giúp chính phủ tiết kiệm được những khoản kinh phí cho việc phát triển một hệ thống tùy chỉnh đắt tiền bằng cách tạo ra các ứng dụng tùy chỉnh thông qua việc thiết kế quy trình làm việc. Hệ thống BPM có thể tự thích ứng với tình hình thực tế của việc phát triển thay vì tích hợp một hệ thống cứng nhắc theo khuôn khổ. Mỗi hoạt động, mỗi công việc sau đó có chức năng như một ứng dụng CNTT riêng biệt đủ mạnh mẽ, linh hoạt để đáp ứng những thay đổi liên tục.
Nếu các hoạt động hành chính được xem như một quá trình thì chúng ta cần làm chủ các thách thức sau:
Trước tiên đó là mạng lưới giữa các cơ quan hành chính. Điều này có nghĩa rằng sự tương tác giữa người dân (người sử dụng) cũng phải được tích hợp vào các quá trình trong một mức độ nhất định. Có như thế hệ thống của chúng ta mới có thể hướng đến người dân và giảm thiểu công việc cho chính quyền.
Bên cạnh đó, với sự thay đổi chóng mặt của các kỹ thuật công nghệ thì Chính phủ đang phải đối mặt với khó khăn thách thức khi phải tích hợp các hạ tầng công nghệ vào việc quản lý thông tin, quy trình. Điều này mở ra nhiều hướng đi mới nhưng cũng đặt ra nhiều thách thức lớn khi sẽ có rất nhiều sự thay đổi so với các tư duy truyền thống hiện nay.
Trong nhiều thập kỉ qua, nhiều tổ chức trên thế giới đã cố gắng để xây dựng một giải pháp thích hợp nhất để giải quyết các bài toán liên quan đến việc quản lý các quy trình thực thi. Nghiên cứu của Gartner năm 2009 đã xác định BPM là ưu tiên số một trong việc quản lý quy trình thực thi trên toàn cầu (8). Từ nghiên cứu này và các nghiên cứu khác đã được chứng minh, BPM dần trở thành một trong những xu hướng lớn nhất trong các lĩnh vực công nghệ thông tin ngày nay. Nó được xem như một ứng dụng tốt nhất và hữu hiệu nhất cho các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay trong việc quản lý và theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chính vì thế nó không chỉ được áp dụng trong cách doanh nghiệp tổ chức ngoài quốc doanh mà nó còn được ứng dụng trực tiếp vào việc xây dựng các hệ thống Chính phủ điện tử tại các nước phát triển trên thế giới như Mỹ, Hàn Quốc, Đức, Thụy Sĩ hay Áo hay các chính phủ liên bang. Mỗi quốc gia đều xây dựng những giải pháp BPM cho riêng mình như (9):
Tại Đức, chính phủ đưa ra các phương pháp tiếp cận khác nhau để hỗ trợ BPM trong các lĩnh vực hành chính công. Tuy nhiên không phải là tất cả, từ những tiêu chí được đề ra trước, họ sẽ đưa ra một cái nhìn tổng quát để từ đó đưa ra các
quyết định. Việc đưa ra quyết định này được sự đồng thuận của các ủy ban chính trị tương ứng với lĩnh vực cần giải quyết.
Tại Thụy Sĩ, chính phủ đưa ra các chuẩn đối với các quy trình và dịch vụ. Tăng cường đẩy nhanh việc thực hiện BPM tại các doanh nghiệp, tổ chức. Đặc biệt luôn luôn thúc đẩy việc áp dụng BPM vào việc cải cách quản lý trong các doanh nghiệp ngoài quốc doanh để từ đó các doanh nghiệp sẽ lồng ghép được các quy trình phù hợp để đưa ra quyết định. Dựa vào các bài học được lấy từ việc xây dựng các quy định tại các doanh nghiệp này mà tổ chức có thể đưa ra một cách tiếp cận BPM hữu hiệu nhất trong các cơ quan nhà nước.
Như vậy chúng ta đã thấy rằng BPM là một công cụ để phát triển cũng như quản lý quy trình nghiệp vụ. Tuy nhiên dựa vào từng hoàn cảnh, vị trí địa lý cũng như nền văn hóa cụ thể mà mỗi nước lại có một cách tiếp cận khác nhau. Nhưng tựu chung với cùng một mục đích là mang lại lợi ích cho người dân cũng như tăng cường cải thiện tính hiệu quả và tích hợp được các quy trình phức tạp vào thành một hệ thống lớn với đầy đủ các thông tin nhu cầu thiết yếu tới người dân như hình 3-22: