Chương 1 : Giới thiệu
3.3 Khái niệm và sự ra đời của BPM
3.3.3 Sự khác biệt của BPM với các ứng dụng khác
Hệ thống BPM là tập hợp các công cụ tích hợp để thiết kế, xây dựng và quản lý hoạt động doanh nghiệp dựa trên các quy trình kinh doanh tối ưu. Các ứng dụng doanh nghiệp khác như hệ thống quản lý bán hàng trực tuyến, quản lý kho hay quản lý nhân sự thường bao gồm các chức năng dựng sẵn, cố định với một số khả năng thay đổi cơ bản thông qua một số ít ỏi các tùy chọn. Điều này có nghĩa là một doanh nghiệp, tổ chức muốn triển khai một ứng dụng phải lựa chọn giữa việc chấp nhận quy trình kinh doanh dựng sẵn của nhà cung cấp hoặc phải trả thêm chi phí tốn kém cho các nhà cung cấp để thực hiện những thay đổi cho phù hợp với doanh nghiệp mình. Sự khác biệt cơ bản là, BPM cho phép một công ty có thể tự mô hình hóa và thay đổi một cách hiệu quả và nhanh chóng các quy trình kinh doanh nhằm đáp ứng các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, tổ chức.
BPM thường được sử dụng để tích hợp nhiều ứng dụng doanh nghiệp và nhiều loại người dùng nội bộ và bên ngoài thành một quy trình mới. Các sản phẩm tích hợp ứng dụng doanh nghiệp cho phép di chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng, còn BPM bổ sung sự
tương tác với con người và khả năng để hỗ trợ các quy trình, vốn là công việc yêu cầu nhiều thời gian.
Nhiều hệ thống BPM cung cấp thông tin thời gian thực (real-time) vào hoạt động của quy trình. Mô hình dòng chảy (flow-process) của BPM cho phép việc quản lý khả năng dễ dàng xác định tắc nghẽn và không hiệu quả trong quá trình, và còn cho phép dễ dàng sửa đổi các quy trình để nâng cao năng suất. (6)
Như vậy ta có thể thấy rằng BPM dựa trên phương pháp luận về định hướng nghiệp vụ. Nó đề cập đến các phương pháp và công cụ để các tổ chức, doanh nghiệp có thể sử dụng nhằm chuẩn hóa, tối ưu hóa, tự động quá các quy trình nghiệp vụ nhằm đạt được những ưu điểm cao nhất từ sự hài lòng của khách hàng cũng như đáp ứng được nhu cầu về sản xuất cũng như lợi nhuận mang lại cho doanh nghiệp, tổ chức. BPM không chỉ chú trọng vào quá trình thống kê, kiểm soát, thử nghiệm mà còn chú trọng vào tập trung, giải quyết các vấn đề cơ bản và cải thiện thay đổi quy trình nghiệp vụ theo nhu cầu thực tiễn. Nó xem xét tất cả các quy trình nghiệp vụ hiện có và kết hợp với các thành tựu, ứng dụng CNTT hiện thời để giúp các tổ chức, doanh nghiệp có được một cái nhìn rõ hơn về lợi ích cũng như thay đổi mà nó mang lại để đáp ứng được những thay đổi nhanh chóng trong môi trường xã hội hiện nay.