Mỗi bước trên đây sẽ tập trung làm rõ một vấn đề (như đề cập ở bảng 3-4). Chúng cung cấp 1 trình tự logic về việc xây dựng quy trình nghiệp vụ mà hiện nay các doanh nghiệp, tổ chức đang cố gắng để tìm kiếm. Bên cạnh đó ở từng bước, chúng ta cũng sẽ thấy được những ưu nhược điểm của BPM để chỉ ra những yếu tố và lý do tại sao BPM không cung cấp được tất cả những gì mà chúng ta mong đợi.
Bước Nội dung tập trung
Bước 1 Loại bỏ những nội dung không cần thiết
Bước 2 Nắm bắt được thông tin
Bước 3 Giao tiếp hiệu quả
Bước 4 Cải tiến hiệu quả quy trình
Bước 5 Mô phỏng, thực thi
Bước 6 Tiếp tục cải tiến
Bảng 3-4: Nội dung tập trung tại mỗi bước
Bước 1: Tìm hiểu và tinh giản hóa quy trình
Trong bước này, chúng ta sẽ phải tìm hiểu và làm rõ các yêu cầu nghiệp vụ. Các thông tin cần thiết trong từng tiến trình cụ thể. Trong bước đầu tiên, chúng ta phải tham gia một cách tích cực nhất để tìm hiểu và làm rõ các yêu cầu được đặt ra để có thể có thể dễ dàng xử lý cũng như đối phó với những thay đổi tiềm năng sau này mà ta có thể thực hiện. Việc sử dụng các đoạn ghi chú, các lược đồ đơn giản để miêu tả hoặc những
gợi ý nhỏ trong các cuộc họp hoặc các buổi thảo luận đôi lúc bị bỏ qua nhưng nó lại rất hữu ích trong việc theo dõi những thay đổi, biến đổi về mặt phạm vi trong quy trình để tìm ra những vấn đề phù hợp nhất hoặc xác định được các hoạt động trùng lặp hoặc các hoạt động khác mà không còn yêu cầu.
Mục đích của bước này chỉ để làm rõ sự hiểu biết của người tham gia đối với những gì đang xảy ra và xác định những cách nhanh chóng và dễ dàng để đơn giản hóa quy trình. Chúng ta cũng có thể xác định các quy tắc, các điểm nhấn trong quy trình và các nhân tố tương tác trong từng tiến trình khi chúng ta có 1 sự chuẩn bị tốt cho giai đoạn này.