Chương 4 : Khảo sát và áp dụng vào bài toán thực tiễn
4.3 Khảo sát và áp dụng vào bài toán thực tế về thông tư liên tịch 3 thủ tục đăng ký
4.3.2 Khảo sát và mô hình hóa bài toán thực tế
Như đã nêu trong chương trước, dựa vào yêu cầu của bài toán thực tế được đề ra, chúng ta sẽ vận dụng các bước (6 bước) cũng như các nội dung đã được đề xuất để áp dụng vào bài toán hiện tại.
4.3.2.1 Bài toán cấp giấy khai sinh, thẻ bảo hiểm y tế, thường trú: A. Cấp Giấy khai sinh
Bước 1, 2: Tìm hiểu và đơn giản hóa, nắm bắt và tài liệu hóa quy trình cấp giấy khai sinh
Trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày bé được sinh ra, cha, mẹ hoặc người giám hộ có trách nhiệm đi khai sinh cho trẻ. Quá thời hạn 60 ngày là thuộc diện
đăng ký khai sinh quá hạn. Người đăng ký giấy khai sinh phải đi đến UBND cấp xã, phường để thực hiện trình tự các bước nhỏ như sau:
Bước 1: Người đi đăng ký khai sinh chuẩn bị các giấy tờ: - Giấy chứng sinh
- Sộ hộ khẩu
- Giấy chứng nhận kết hôn của cha, mẹ trẻ (nếu có đăng ký kết hôn)
- CMND/Hộ chiếu Việt Nam của cha mẹ hoặc người đi làm thay
- Điền mẫu đơn đăng ký
Bước 2: Nộp các giấy tờ tại UBND cấp xã, quận nơi người mẹ (hoặc cha)
đăng ký thường trú hoặc tạm trú hoặc nơi UBND cấp xã, nơi trẻ đang sống thực tế.
Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai sinh và cấp giấy khai sinh
- Cán bộ Tư pháp – hộ tịch ghi nhận, kiểm tra giấy tờ và ghi vào sổ khai sinh.
- Trình UBND cấp xã ký.
- Trả kết quả (bản sao và bản chính giấy khai sinh). Trường hợp cần xác minh không quá 5 ngày làm việc.
- Lưu kết quả vào sổ hộ tịch, hộ khẩu.
Bước 3: Tạo một kênh giao tiếp hiệu quả
Dựa vào các bước thực hiện đã được liệt kê trong bước 1, 2 ta có thể nhìn thấy rõ ràng được trình tự cũng như các tài liệu, biểu mẫu liên quan đến quy trình cấp giấy khai sinh thông qua hình 4-2:
Hình 4-2: Quy trình cấp đăng ký khai sinh
Bước 4: Thiết kế và cải tiến
Trong phần này, chúng ta sẽ dùng Bonita để mô hình hóa quy trình cấp giấy khai sinh theo chuẩn BPMN 2.0.
Hình 4-3: Mô hình đăng ký giấy khai sinh
Quy trình đăng ký giấy khai sinh bắt đầu với tác vụ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra xử lý hồ sơ và sau đó là phê duyệt và trả lại kết quả cho người đăng ký. Mô hình này sẽ phân cấp quyền hạn riêng rẽ được định nghĩa cho từng cá nhân, từng bộ phận cụ thể nhằm tăng trách nhiệm của mỗi bên trong quy trình xử lý.
Bước 5, 6: Quản lý, Mô phỏng, thực thi và tối ưu
Dựa vào công cụ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ Bonita, ta có thể dễ dàng tích hợp cài đặt quy trình tổ chức thực thi dựa theo các bước đã được đề với mô hình lấy BPM làm trung tâm
Với các bước đã được mô hình hóa ở trên, chúng ta có thể thấy rằng quy trình cấp giấy khai sinh thông qua một ứng dụng web đơn giản gồm 3 bước, tiếp nhận- xử lý thông tin - phê duyệt - trả hồ sơ. 3 bước này hiện tại khá gần gũi đối với người dân và chỉ phải thực hiện tại UBND cấp xã, phường thị trấn nên cũng tránh được sự phiền hà cũng như gây lãng phí về mặt thời gian, thủ tục giấy tờ.
B. Cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi
Bước 1, 2: Tìm hiểu và đơn giản hóa, nắm bắt và tài liệu hóa quy trình cấp giấy khai sinh.
Người đăng ký cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ nhỏ phải đi đến trụ sở BHXH tỉnh, BHXH huyện, thành phố để thực hiện trình tự các bước nhỏ như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định:
- Bản sao giấy chứng sinh hoặc giấy khai sinh hoặc giấy xác nhận của UBND xã, phường, thị trấn nơi cu trú của cha mẹ hoặc người giám hộ.
- Đơn xin cấp Bảo hiểm y tế (theo mẫu có sẵn).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính
tại trụ sở BHXH quận, huyện hoặc tỉnh.
Bước 3: Cán bộ thụ lý kiểm tra hồ sơ.
Bước 4: Lãnh đạo Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội huyện, quận,
thành phố duyệt thông qua và gửi cho Bảo hiểm xã hội huyện, quận, thành phố.
Bước 5: Nhận kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ tại trụ sở
BHXH tỉnh hoặc quận huyện, nơi mà đăng ký bảo hiểm y tế.
Bước 4: Thiết kế và cải tiến
Hình 4-5: Mô hình đăng ký cấp thẻ bảo hiểm y tế
Bước 5, 6: Thực thi, quản lý và cải tiến:
Hiện nay do không có cán bộ chuyên trách đến từng thôn xã để rà soát hết trẻ dưới 6 tuổi, không cập nhật được danh sách trực tiếp từ những người đến đăng ký giấy khai sinh nên vẫn xảy ra tình trạng trùng thẻ, trùng tên, chậm phát thẻ, sai thông tin trên thẻ…con số lên đến hàng ngàn, hàng chục ngàn ở mỗi địa phương và hàng triệu trong cả nước. Nguyên nhân chính được đưa ra ở đây đó là các cơ quan chức năng thiếu trách nhiệm, quy trình quản lý thiếu đồng bộ, thiếu hướng dẫn, thiếu quy trình chuẩn từ các cấp có thẩm quyền.
Yêu cầu đặt ra đối với thủ tục trên đó là sự thống nhất về mặt quy trình cũng như chuẩn hóa về mặt thông tin từ Trung ương đến địa phương để tránh tình trạng bỏ sót cũng như để xảy ra các tình trạng nhầm lẫn cũng như liên tục rà soát được những thay đổi tại từng địa phương để từ đó đề ra được giải pháp thích hợp nhất để tránh gây phiền hà cho người dân. Chính vì thế, một cơ chế cho phép người dân thực hiện các thủ tục hành chính ngay tại các cơ quan cấp xã, phường thay vì phải lên các cơ quan cấp huyện tỉnh sẽ giảm tải được những khó khăn nhất định về mặt thời gian cũng như kinh phí cho người dân.
C. Đăng ký thường trú đối với trẻ em
Bước 1, 2: Tìm hiểu và đơn giản hóa, nắm bắt và tài liệu hóa quy trình cấp giấy đăng ký thường trú
Trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày trẻ em được đăng ký khai sinh, cha, mẹ hoặc đại diện hộ gia đình, người nuôi dưỡng, chăm sóc trẻ em có trách nhiệm làm thủ tục đăng ký thường trú cho trẻ em đó.
Với điều kiện có đăng kí thường trú hoặc có chỗ ở hợp pháp tại nơi đang ở, trong thời gian này, cha, mẹ hoặc người giám hộ phải đến tại Công an cấp quận, huyện, hoặc tỉnh để làm thủ tục đăng ký thường trú đối với trẻ em đó và thực hiện các bước nhỏ sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định:
- Giấy khai sinh của trẻ em (bản chính hoặc bản sao có công chứng hoặc chứng thực).
- Giấy tờ đăng ký thường trú hoặc sổ hộ khẩu của cha hoặc mẹ tại nơi cư trú.
- Phiếu báo thay đôi nhân khẩu, hộ khẩu (theo mẫu có sẵn)
- Giấy chuyển hộ khẩu (đối với các trường hợp chuyển đi ngoài phạm vi xã, thị trấn thuộc tỉnh; thị xã, thành phố thuộc tỉnh, quận, huyện, thị xã của thành phố trực thuộc Trung ương).
- Giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp thuộc quyền sở hữu của công dân (cha hoặc mẹ - cần ghi rõ nhà ở là do thuê, mượn và ý kiến đồng ý của người cho thuê, cho mượn).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại công an quận, huyện
- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ: Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy biên nhận trao cho người nộp. Nếu thiếu, hoặc không hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn làm lại.
Bước 3: Ký và phê duyệt
- Cán bộ tiếp nhận , kiểm tra hồ sơ và trình lãnh đạo ký và phê duyệt
Bước 4: Lưu hồ sơ và trả kết quả
- Cán bộ có trách nhiệm lưu hồ sơ và trả kết quả cho người đăng ký.
- Người đăng ký nhận Sổ hộ khẩu hoặc giấy đăng ký thường trú tại trụ sở công an quận, huyện.
- Người nhận đưa giấy biên nhận, cán bộ trả kết quả viết phiếu nộp lệ phí (trừ trường hợp được miễn lệ phí)
Bước 3: Tạo kênh giao tiếp hiệu quả
Về các bước thực hiện quy trình cấp giấy đăng ký thường trú đối với trẻ em dưới 6 tuổi cũng tương tự như quy trình cấp thẻ bảo hiểm y tế. Tuy nhiên có khác nhau về mặt thủ tục giấy tờ như hình 4-5:
Hình 4-6: Quy trình đăng ký thường trú
Bước 4: Thiết kế và cải tiến.
Cũng giống như bước 3, mô hình hóa quy trình đăng ký thường trú cũng giống với việc việc mô hình hóa quy trình cấp thẻ bảo hiểm y tế như hình 4-6:
Hình 4-7: Mô hình đăng ký thường trú
Bước 5, 6: Thực thi, quản lý và cải tiến:
Cũng giống như các đề xuất trong bài toán về quy trình cấp thẻ bảo hiểm Y tế, chúng ta cũng nên có một hạ tầng ứng dụng sẵn có với những quy chuẩn thống nhất nhằm chuẩn hóa về mặt thông tin từ Trung ương đến địa phương để tránh tình trạng bỏ sót cũng như gây phiền hà, khó khăn cho người dân trong quá trình đi lại.để xảy ra các tình trạng nhầm lẫn cũng như liên tục rà soát được những thay đổi tại từng địa phương để từ đó đề ra ược giải pháp thích hợp nhất để tránh gây phiền hà cho người dân.
D. Khó khăn gặp phải đối với 3 quy trình
Với 3 quy trình trên, ta có thể thấy rằng chưa có sự gắn kết giữa các quy trình nghiệp vụ, giữa các Dịch vụ hành chính công khi quy trình cấp thẻ bảo hiểm và đăng ký thường trú phụ thuộc vào việc đăng ký giấy khai sinh. Người dân phải đi lại cả 3 cơ quan để làm thủ tục cũng như 3 bộ hồ sơ riêng rẽ tại từng cơ quan bộ phận, nhiều giấy tờ phải khai đi khai lại như những thông tin của cha mẹ, của người giám hộ cũng như phải đợi thủ tục đăng ký khai sinh được hoàn thiện. Bên cạnh đó, với các thủ tục giấy tờ riêng rẽ như trên, người dân cũng phải mất ít nhất từ 5 đến 10 lần để đến xã phường và các cơ quan công an để làm các thủ tục cần thiết.Việc thực hiện này đôi lúc cũng không nêu bật được tinh thần cũng như trách nhiệm của các cơ quan với nhau gây ra những sai sót không đáng có về mặt
thông tin như đã nêu pháp luật ra văn bản ở các văn bản khác nhau do không có sự liên kết, không có một quy trình chuẩn thống nhất.
4.3.2.2 Quy trình liên thông 3 trong 1 – đăng ký giấy khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi.
Với mục đích giảm bớt cơ chế xin cho, ban phép mà thay vào là phục vụ cũng như giảm các công đoạn cho người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính, để khắc phục những vấn đề còn tồn đọng trong bài toán đã nêu trong mục 4.2.2.1, Chính phủ đã đưa ra thông tư liên tịch quy định quy trình liên thông 3 trong 1 đối với các giấy tờ, thủ tục cho trẻ em dưới 6 tuổi.
Với bài toán quy trình liên thông 3 trong 1 này, người dân sẽ chỉ phải chuẩn bị 1 bộ hồ sơ cũng như khai báo các thông tin cá nhân 1 lần duy nhất. Bên cạnh đó cũng tăng trách nhiệm và sự gắn kết giữa các cơ quan thông qua những văn bản pháp luật.
Trong phần này, chúng tôi cũng sẽ thực hiện theo các bước đã được đề ra trong chương trước như sau:
Bước 1, 2: Tìm hiểu và đơn giản hóa, nắm bắt và tài liệu hóa quy trình.
Người dân sẽ chỉ phải đến UBND cấp xã phường và thực hiện 1 lần duy nhất các thủ tục theo các bước:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định
- Tờ khai đăng ký giấy khai sinh theo mẫu quy định.
- Giấy chứng sinh do cơ sở y tế nơi trẻ em sinh ra cấp, văn bản xác nhận của người làm chứng hoặc giấy cam đoan về việc sinh là có thực.
- Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (theo mẫu quy định).
- Sổ hộ khẩu.
- Tờ khai tham gia bảo hiểm y tế theo mẫu quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại UBND xã phường nơi cư trú
- Công chức tư pháp - hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã khi tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ và thông báo tới người dân khi giấy tờ còn thiếu hoặc không hợp lệ.
- Công chức tư pháp- hộ tịch tạm thu lệ phí và hẹn thời gian trả kết quả.
- Giải thích cho người dân nếu thủ tục không thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của cơ quan.
Bước 3: Thực hiện đăng ký khai sinh, lập và chuyển hồ sơ giải quyết đăng
ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế tại Ủy ban nhân dân cấp xã
- Cán bộ tư pháp – hộ tịch tại UBND cấp xã thực hiện đăng ký khai sinh ngay trong ngày hoặc trong ngày tiếp theo nếu sau 15 giờ tiếp nhận mà chưa giải quyết.
định) và bản sao Giấy khai sinh.
- Lập hồ sơ cấp thẻ bảo hiểm y tế (tờ khai tham gia, danh sách đề nghị cấp thẻ của UBND cấp xã).
- Sau khi lập hồ sơ, UBND xã chuyển hồ sơ và lệ phí cho cơ quan có thẩm quyền
o Đăng ký thường trú cho công an huyện.
o Đăng ký bảo hiểm y tế cho Bảo hiểm xã hội huyện
Bước 4: Giải quyết đăng ký thường trú tại Công an huyện:
- Giải quyết, thẩm định lại tính hợp pháp của hồ sơ trong vòng 15 ngày và trả về cho UBND cấp xã.
- Trường hợp chưa đầy đủ hồ sơ hoặc không đủ điều kiện đăng ký thì cơ quan sẽ có văn bản hoặc thông báo về UBND cấp xã để thông báo lại cho người dân.
Bước 5: Giải quyết đăng ký bảo hiểm y tế tại Bảo hiểm xã hội huyện: - Kiểm tra tính hợp lệ và thực hiện đăng ký bảo hiểm y tế cho trẻ
trong vòng 10 ngày để chuyển lại cho UBND cấp xã.
- Trường hợp chưa đầy đủ hồ sơ thì phải có văn bản hoặc thông báo về UBND cấp xã để thông báo lại cho người dân cập nhật. Nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ chiều thì thực hiện thông báo trong ngày tiếp theo.
Bước 6: Hoàn thiện hồ sơ tại UBND cấp xã
- Cập nhật lại hồ sơ, chậm nhất 2 ngày làm việc sau khi có thông báo thiếu hồ sơ tại cơ quan cấp đăng ký thường trú hay sổ bảo hiểm và gửi lại cho Công an huyện hoặc Bảo hiểm xã hội huyện.
Bước 7: Trả kết quả
- Công an huyện và bảo hiểm xã hội huyện trả về kết quả cho UBND xã. Sau đó cán bộ UBND xã có trách nhiệm trả kết quả lại cho người dân
Bước 3: Tạo một kênh giao tiếp hiệu quả
Bước 4: Thiết kế và cải tiến.
Hình 4-9: Mô hình liên thông 3 dịch vụ công
Bước 5, 6: Thực thi, quản lý và cải tiến:
Thông qua quy trình liên thông tổng thể này, chúng ta đã thấy được sự phối hợp nhịp nhàng giữa 3 bên là Ủy ban nhân dân xã-phường, Công an quận-huyện, Bảo hiểm xã hội quận-huyện. Qua đó cũng thấy rõ được trách nhiệm của từng cơ quan có thẩm quyền trong việc thống nhất quy trình chung tổng thể, sự phối hợp chặt chẽ từ Trung ương tới địa phương thay vì riêng lẻ với từng cơ quan nhà nước như trước đây. Với việc