1.4. Hoạt động phát triển nguồn nhân lực
1.4.2. Lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực
Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực: đƣợc hiểu là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc hiện tại và
tƣơng lai của tổ chức, từ đó xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu đó.
* Yêu cầu lập kế hoạch:
- Tính phù hợp: Lập kế hoạch phù hợp mục tiêu của tổ chức, kế hoạch chiến lƣợc hoạt động của tổ chức.
- Tính hiệu quả: Lập kế hoạch đảm bảo chi phí thấp nhất nhƣng thu đƣợc kết quả cao nhất.
- Tính thực tiễn: Lập kế hoạch dựa trên đánh giá phân tích tình hình thực tế nguồn nhân lực, kết quả thực hiện công việc.
- Tính linh hoạt: Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực có khả năng điều chỉnh linh hoạt và cũng rất khác nhau giữa các tổ chức trong từng thời kỳ nhất định.
- Tính kế thừa: Lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực trên cơ sở thành tựu đã đạt đƣợc trong quá khứ về đào tạo và tạo động lực lao động, tuy nhiên chỉ giữ lại và phát huy các yếu tố tích cực, loại bỏ các yếu tố tiêu cực hoặc không còn phù hợp với hiện tại.
* Cơ sở lập kế hoạch:
Lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực trên cơ sở phân tích tổ chức, phân tích công việc và phân tích cá nhân.
Phân tích tổ chức: xác định mức độ phù hợp của nhân lực so với mục tiêu, chiến lƣợc phát triển của đơn vị. Tổ chức có đủ nguồn nhân lực để phát triển không? Cán bộ lãnh đạo có ủng hộ cho các hoạt động phát triển nguồn nhân lực không?...
Phân tích công việc: xác định những nhiệm vụ quan trọng, kiến thức, kỹ năng và hành vi cần phát triển để ngƣời lao động có thể hoàn thành nhiệm vụ. Phân tích công việc bao gồm việc xem xét những yếu tố cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả; xác định những nhiệm vụ cần đƣợc thực hiện, mức độ công việc cần hoàn thành và những kiến thức, kỹ năng và thái
độ cần thiết để thực hiện công việc. Đồng thời, dự đoán đƣợc những khó khăn mà ngƣời lao động gặp phải khi thực hiện công việc.
Phân tích cá nhân: phân tích khả năng thực hiện công việc để xác định: mức độ yếu kém về kết quả thực hiện do thiếu kiến thức, kỹ năng, khả năng hay do thiếu động lực, hay do thiết kế công việc chƣa hợp lý; ai cần đào tạo, phát triển và xác định mức độ sẵn sàng đào tạo, phát triển của ngƣời lao động.
Khi các tiêu chuẩn cho nghề nghiệp (phân tích công việc) rất khác so với kết quả thực hiện của ngƣời lao động (phân tích cá nhân) thì có nghĩa là đang tồn tại khoảng cách về kết quả thực hiện công việc. Trong trƣờng hợp này cần trả lời một số câu hỏi: có phải do ngƣời lao động thiếu kiến thức, kỹ năng, thái độ lao động hay do chế độ lƣơng thƣởng chƣa hợp lý…Cần phân tích rõ nguyên nhân để lập kế hoạch phát triển.
Lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực trên cơ sở xác định phù hợp giai đoạn phát triển của tổ chức. Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực có quan hệ chặt chẽ với kế hoạch chiến lƣợc hoạt động của tổ chức. Trên thực tế, kế hoạch hoạt động của tổ chức đƣợc xây dựng ở ba mức: dài hạn, trung hạn, ngắn hạn và tƣơng ứng với nó cần phải có kế hoạch phát triển nguồn nhân lực dài hạn, trung hạn, ngắn hạn. Vì vậy, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực phải xuất phát từ kế hoạch của tổ chức, gắn với kế hoạch hoạt động của tổ chức và phục vụ kế hoạch hoạt động của tổ chức.
*Quy trình lập kế hoạch:
Nghiên cứu quy trình lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực trong tổ chức cho thấy về cơ bản gồm sáu bƣớc sau:
Bước 1: Nghiên cứu và dự báo: Đây là bƣớc đầu tiên của việc lập kế
hoạch, chủ yếu phân tích điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức liên quan hoạt động phát triển nguồn nhân lực và tìm hiểu các nhân tố ảnh hƣởng đến phát triển nguồn nhân lực để dự báo cơ hội cũng nhƣ thách thức có thể xảy ra ảnh
hƣởng tích cực, tiêu cực đến phát triển nguồn nhân lực trong tổ chức. Nhƣ vậy chúng ta có thể vận dụng ma trận SWOT (Strengths, weaknesses, opportunities, threats) để phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức đối với hoạt động phát triển NNL của tổ chức, kết quả nghiên cứu nhằm đƣa ra giải pháp phát triển nguồn nhân lực: phát huy điểm mạnh để tận dụng cơ hội (SO), phát huy điểm mạnh để ngăn chặn các mối đe dọa (ST) hay biết đƣợc các điểm yếu có thể hạn chế trong việc nắm bắt cơ hội (WO), biết đƣợc điểm yếu có thể hạn chế và tìm cách đối phó với mối đe dọa (WT). Việc lập kế hoạch đòi hỏi phải có những dự báo, dự đoán thực tế về cơ hội.
Bước 2: Thiết lập các mục tiêu: Các mục tiêu đƣa ra cần phải xác định rõ
thời hạn thực hiện và đƣợc lƣợc hóa đến mức cao nhất có thể. Có hai loại mục tiêu: mục tiêu định tính và mục tiêu định lƣợng, trong đó mục tiêu định lƣợng có thể đo lƣờng đƣợc nên rõ ràng hơn và dễ thực hiện hơn. Khi xác định mục tiêu phát triển nguồn nhân lực cần xem xét mối tƣơng quan với mục tiêu chung của tổ chức, mục tiêu phát triển nguồn nhân lực hƣớng đến thực hiện thắng lợi mục tiêu chung của tổ chức. Đặc biệt xác định mục tiêu phải có tính khả thi, quy định rõ trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu và thời gian hoàn thành.
Bước 3: Phát triển các tiền đề: Tiền đề lập kế hoạch là các dự báo, các
chính sách cơ bản có thể áp dụng. Chúng là giả thiết cho việc thực hiện kế hoạch. Chẳng hạn, khi lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của tổ chức dựa trên một tiền đề về số lƣợng, cơ cấu nguồn nhân lực, trình độ chuyên môn, kỹ năng lao động…sẽ phải định hình ra sao trong 5 năm tới. Các tiền đề đƣợc giới hạn theo các giả thiết có tính chiến lƣợc hoặc cấp thiết để có đƣợc một kế hoạch có tính khả thi.
Bước 4: Xây dựng các phương án: Nghiên cứu các phƣơng án thực
hiện phát triển nguồn nhân lực và chọn lọc những phƣơng án có triển vọng nhất để đƣa ra phân tích.
Bước 5: Đánh giá các phương án: Đánh giá các phƣơng án theo tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu, tiền đề phát triển nguồn nhân lực đã xác định.
Bước 6: Lựa chọn phương án và ra quyết định: Sau quá trình đánh giá
các phƣơng án, lựa chọn một vài phƣơng án. Ra quyết định để phân bổ nguồn lực cho việc thực hiện kế hoạch phát triển nguồn nhân lực.
*Các loại kế hoạch phát triển nguồn nhân lực:
Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của tổ chức thông thƣờng gồm 3 loại: Kế hoạch phát triển dài hạn: là kế hoạch cho thời kỳ trên 5 năm. Ngƣời quản lý cấp cao trong tổ chức phải xác định lý do tồn tại của tổ chức? những việc gì cần đƣợc làm?...Nghĩa là, họ phải xác định đƣợc chiến lƣợc và kế hoạch hoạt động của tổ chức. Phân tích những điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức, đứng vị trí thứ mấy trong khu vực…Trong đó điểm yếu nào có thể ảnh hƣởng nghiêm trọng tới hình ảnh của tổ chức cũng nhƣ phá hoại tổ chức. Một tổ chức không thể đạt mục tiêu chiến lƣợc dài hạn nếu thiếu nguồn nhân lực cần thiết. Tuy nhiên, nếu kế hoạch phát triển nguồn nhân lực dài hạn chỉ rõ rằng lực lƣợng lao động cần thiết trong tƣơng lai đạt đƣợc trình độ và kỹ năng cũng không thể hoàn thành mục tiêu, chiến lƣợc hoạt động của tổ chức thì tổ chức bắt buộc phải điều chỉnh lại chiến lƣợc hoạt động của tổ chức theo lộ trình phát triển hay từng bƣớc phát triển cho từng giai đoạn nhất định.
Kế hoạch phát triển trung hạn: là kế hoạch cho thời kỳ từ 2- 5 năm. Hầu hết các tổ chức đều có kế hoạch phát triển nguồn nhân lực trung hạn vì cơ sở lập kế hoạch sát thực tế nên có tính khả thi cao bởi các kế hoạch hoạt động của tổ chức cụ thể, rõ ràng và khả năng thực hiện trong tƣơng lai gần; căn cứ tình hình nguồn nhân lực của tổ chức hiện có; chính sách khuyến khích của tổ chức đang thực hiện.
Kế hoạch phát triển ngắn hạn: là kế hoạch trong một năm. Kế hoạch này rất quan trọng ảnh hƣởng mạnh mẽ đến các hoạt động hiện tại của tổ
chức. Mặc dù kế hoạch dài hạn chỉ rõ định hƣớng của tổ chức nhƣng chúng chỉ ảnh hƣởng đến hoạt động của tổ chức khi chúng đƣợc chuyển thành kế hoạch ngắn hạn. Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực ngắn hạn xác định nhu cầu nguồn nhân lực cho kế hoạch tác nghiệp của một năm: số lƣợng lao động cần thiết theo trình độ lành nghề, kỹ năng, loại đào tạo cần thiết, điều chỉnh cơ cấu theo bộ phận hợp lý, phân bổ ngân sách cho đào tạo, tạo động lực…