CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1. Tổng quan về Công ty cổ phần Thƣơng mại và Đầu tƣ MaiAnh
3.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Là công ty hoạt động theo cơ cấu trực tuyến chức năng, cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo chức năng.
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự) GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÕNG DỰ ÁN – KINH DOANH PHÕNG KỸ THUẬT – VẬT TƢ PHÕNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN PHÕNG BẢO HÀNH – BẢO TRÌ
ĐỘI THI CÔNG HỆ THỐNG
ĐIỀU HÕA KHÔNG KHÍ VÀ
THÔNG GIÓ
ĐỘI THI CÔNG LẮP ĐẶT HỆ THỐNG ĐIỆN ĐỘI THI CÔNG LẮP ĐẶT HỆ THỐNG THANG MÁY
ĐỘI THI CÔNG LẮP ĐẶT HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÕA NHÀ THÔNG MINH PHÕNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
* Giám đốc: Là ngƣời trực tiếp điều hành DN, là đại diện pháp nhân của công ty,
là ngƣời trực tiếp quyết định các chủ trƣơng chính sách, mục tiêu, chiến lƣợc của công ty, nắm giữ sự trực tiếp thành bại của công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm trƣớc chủ sở hữu và pháp luật về mọi mặt hoạt động kinh doanh của công ty trong phạm vi và trách nhiệm quyền hạn của mình. Giám đốc trực tiếp quản lý phòng kế toán đồng thời ủy quyền cho phó giám đốc một số quyền hạn nhất định và nhiệm vụ thƣờng xuyên hoặc đột xuất trong công ty.
* Phó giám đốc: Là ngƣời thừa lệnh giám đốc trực tiếp điều hành và quản lý
phòng kỹ thuật, phòng dự án – kinh doanh. Ngoài ra, còn theo dõi hoạt động sản xuất của các đội thi công và các phòng ban khác trong công ty.
* Phòng Tài chính – Kế toán: Là đơn vị tham mƣu, giúp việc cho giám đốc
trong quản lý, điều hành công tác tài chính trong công ty, phản ánh mọi hoạt động kinh tế thông qua việc tổng hợp, phân tích hiệu quả kinh doanh. Tổ chức các nghiệp vụ quản lý, thu chi tiền, đảm bảo thúc đẩy hoạt động của đồng tiền đạt hiệu quả và phù hợp với quy định hiện hành của nhà nƣớc. Nhiệm vụ - quyền hạn: Tổ chức, hƣớng dẫn, theo dõi hạch toán, kế toán về hoạt động kinh doanh của các đơn vị và của công ty theo đúng pháp lệnh thống kê của nhà nƣớc. Tổng hợp phân tích kết quả kinh doanh, lập báo cáo tổng hợp phục vụ cho công tác kiểm tra thực hiện kế hoạch kinh doanh, ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống diễn biến các nguồn vốn, dải ngân các loại vốn phục vụ cho việc cung cấp vật tƣ, nguyên vật liêu cho hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, hƣớng dẫn và bồi dƣỡng nghiệp vụ kế toán thống kê cho nhân viên thống kê các đội thi công.
* Phòng Hành chính – Nhân sự: Là đơn vị tham mƣu giúp giám đốc trong quản
lý và điều hành những công việc nhƣ: Xây dựng và tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, thực hiện chế độ chính sách của nhà nƣớc đối với cán bộ công nhân viên, công tác lao động tiền lƣơng - nhân sự - tuyển dụng - đào tạo, thực hiện mọi hoạt động về pháp chế, văn thƣ lƣu trữ, hành chính quản trụ, y tế, xây dựng cơ bản. Căn cứ vào nhiệm vụ kinh doanh, nghiên cứu, đề xuất mô hình, tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của các đơn vị và bố trí nhân sự trên cơ sở gọn nhẹ có hiệu quả, phù
hợp với yêu cầu phát triển của công ty...Nghiên cứu đề xuất kiến nghị với giám đốc biện pháp giúp các đơn vị thực hiện đúng các chế độ, nguyên tắc, thủ tục hành chính, lý lƣu trữ các văn bản, tài liệu, con dấu của công ty.
Theo dõi sức khoẻ và quản lý hồ sơ sức khoẻ của cán bộ công nhân, xác lập hồ sơ theo dõi ngày nghỉ ốm của cán bộ công nhân viên, khám và cấp thuốc những bệnh thông thƣờng, theo dõi thực hiện mua BHYT cho cán bộ công nhân viên trong công ty đúng đối tƣợng và đúng thời hạn.
* Phòng dự án – Kinh doanh: Là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho giám đốc
trong công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh và điều hành kinh doanh của công ty. Phối hợp với các phòng liên quan xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, năm và dài hạn. Xây dựng kế hoạch giá thành hàng năm và giá thành cho từng sản phẩm. Nghiên cứu đề xuất điều chỉnh giá bán sản phẩm phù hợp với thị trƣờng trong từng thời điểm...Chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc đối với các chỉ tiêu, kế hoạch đƣợc giao về doanh thu bán các sản phẩm của công ty. Lập kế hoạch điều tra nghiên cứu thị trƣờng, đề xuất các hình thức khuyến mại và quảng cáo... nghiên cứu tổ chức mạng lƣới tiêu thụ sản phẩm (đại lý, đại diện,...) và các hình thức tiếp thị, phản ánh kịp thời nhu cầu thị trƣờng để ban giám đốc và các phòng ban chức năng điều chỉnh sản xuất cho phù hợp và hiệu quả. Giao dịch với khách hàng trong và ngoài nƣớc, theo sự uỷ quyền của giám đốc đƣợc phép đàm phán, ký tắt các văn bản thoả thuận với khách hàng trong giao dịch kinh doanh. Thực hiện các hợp đồng tiêu thụ, đƣợc phép mở rộng kinh doanh các mặt hàng, sản phẩm sau khi có phƣơng án trình giám đốc phê duyệt, quản lý cửa hàng dịch vụ và kho thành phẩm, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị hàng tháng, quí, năm theo quy định chung của nhà nƣớc.
* Phòng kỹ thuật – Vật tư: Là bộ phận tham mƣu giúp việc cho giám đốc quản
lý và điều hành công tác kỹ thuật và vật tƣ (công nghệ, chất lƣợng sản phẩm, thiết bị…). Thực hiện các quy phạm quản lý kỹ thuật của ngành và nhà nƣớc, xây dựng quản lý quy trình công nghệ, tiêu chuẩn chất lƣợng sản phẩm, quản lý các trang thiết bị về đo lƣờng. Kiểm tra hƣớng dẫn các đội thi công đúng tiêu chuẩn, mẫu mã,
quy trình kỹ thuật của công ty hoặc hợp đồng với khách hàng, giải quyết kịp thời các phát sinh về kỹ thuật...Phân tích các thông tin về khoa học kỹ thuật, thị trƣờng, nghiên cứu đề xuất sử dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến, tƣ vấn giúp giám đốc trong lĩnh vực đầu tƣ, đổi mới công nghệ, thiết bị, liên doanh liên kết đối với các đối tƣợng trong và ngoài nƣớc.
* Phòng bảo trì – bảo hành: Là bộ phận giúp giám đốc lên kế hoạch bảo hành,
phƣơng án sửa chữa, bảo trì sau khi hết hạn bao hành và tổ chức thực hiện theo kế hoạch. Hỗ trợ phòng Dự án – Kinh doanh trong hoạt động chăm sóc khách hàng, cụ thể: Lập và quản lý hồ sơ các đơn vị, tổ chức, cá nhân đã thực hiện giao dịch với công ty nhằm có những chính sách dịch vụ sau bán hàng tốt nhất.
* Đội thi công: Là đội ngũ công nhân có đầy đủ ký năng và kinh nghiệm trực tiếp phụ trách lắp đặt các dòng sản phẩm điều hòa không khí và sản phẩm thông gió, hệ thống điện, hệ thống thang máy, hệ thống quản lý tòa nhà thông minh, chuyên thực hiện bảo trì bảo dƣỡng các dòng sản phẩm trên
3.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh tại công ty cổ phần Thương mại và Đầu tư Mai Anh