Soạn thảo một văn bản cần chú trọng nhất là nội dung và hình thức. Nội dung văn bản phải rõ ràng, mạch lạc, cĩ hệ thống để người xem hiểu được nội dung mà văn bản muốn chuyển tải. Về mặt hình thức, văn bản cần tuân thủ theo ngữ pháp, chính tả, đối với văn bản dài cần phân ra nhiều chương nhiều mục và đánh số các mục, các chương để người đọc tiện theo dõi. Ví dụ (chương 1-mục 1, chương 1- mục 2,..).
Soạn thảo văn bản trên máy tính cĩ nhiều lợi thế hơn soạn thảo trên giấy, như viết sai dễ dàng điều chỉnh, sử dụng nhiều hiệu ứng màu sắc, hình ảnh,... làm cho văn bản thêm sinh động. Phần 3.2 trình bày một số nguyên tắc chung khi soạn thảo văn bản và những lưu ý khi soạn thảo văn bản tiếng Việt và tiếng Anh.
3.2.1 Nguyên tắc chung
Do soạn thảo văn bản trên máy tính nên người dùng trước hết phải phải tuân theo nguyên tắc tự xuống dịng của máy tính. Nghĩa là, khi gõ đến cuối dịng các chương trình soạn thảo sẽ tự động xuống dịng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dịng là khơng được làm ngắt đơi một từ. Do vậy nếu khơng đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đĩ xuống hàng tiếp theo. Cách ngắt dịng tự động của phần mềm hồn tồn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dịng "nhân tạo" như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nguyên tắc tự xuống dịng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Nguyên tắc này cũng làm nảy sinh những quy tắc cơ bản1
sau.
Khi gõ văn bản khơng dùng phím Enter để điều khiển xuống dịng, văn bản tự xuống dịng khi gõ đến lề phải của trang. Phím Enter là kết thúc của một đoạn văn. Khi muốn xuống dịng nhưng chưa kết thúc đoạn thì ta dùng Shift+Enter.
Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Khơng sử dụng dấu trắng đầu dịng cho việc canh chỉnh lề.
Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nĩ, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đĩ vẫn cịn nội dung.
Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đĩ ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đĩng ngoặc và đĩng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.
Khơng được gõ nhiều phím Spacebar liên tục. Muốn tạo nhiều khoảng trắng phải sử dụng phím Tab
Chú ý:Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại cơng việc hàng ngày từ cơng văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên cĩ một số lĩnh vực chuyên mơn hẹp ví dụ soạn thảo các cơng thức tốn học, lập trình máy tính thì khơng nhất thiết áp dụng các qui tắc trên.
Bản quyền thuộc Khoa Cơng nghệ thơng tin Trang 79 Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh
3.2.2 Các bƣớc soạn thảo văn bản
Nhập văn bản thơ
Cài đặt trang in
Định dạng văn bản
Trang trí văn bản
Lưu văn bản
3.2.3 Một số lƣu ý khi soạn thảo văn bản tiếng Anh
Các từ tiếng Anh được tạo nên bởi các ký tự Latinh cĩ thể gõ trực tiếp từ bàn phím. Do vậy, việc soạn thảo văn bản tiếng Anh dù đơn giản cũng phải tuân theo một số quy tắc nhất định về ngữ pháp và về chính tả.
Về ngữ pháp.
Quy tắc viết tên riêng, tên địa danh: viết hoa chữ cái đầu của từ, tên người ghi tên trước họ sau.
Khi viết thư hoặc đơn xin việc hay văn bản thì viết thơng tin người gởi (họ tên, địa chỉ) bên gĩc phải; thơng tin người nhận bên gĩc trái thấp hơn
Dấu chấm phẩy (;) dùng để ngăn cách 02 mệnh đề độc lập. Quy tắc viết ngày/giờlà tháng/ngày/năm giờ:phút:giây Quy tắc viết liệt kê: dùng etc khơng dùng ba chấm (…)
I love cat, dog, bird, etc. Quy tắc dùng liên từ “and”
Khi dùng “and” liên kết hai đại từ thì khơng cĩ dấu phẩy (,) trước “and”, nhưng khi dùng
Trong chương trình soạn thảo thường hỗ trợ lưu bài tự động khoảng 10 phút/lần.
Bạn cĩ thể thay đổi khoảng thời gian này để bảo vệ dữ liệu.
“and” để liên kết hai mệnh đề thì dùng dấu phẩy (,) trước chữ “and”. “I and you”
”I talked so long, and he‟s just slept”.
Quy tắc viết tiền tệ, thì hàng ngàn được phân cách bằng dấu phẩy (,) khác với dấu chấm (.) như của Việt Nam.
Quy tắc về viết thư thì ở đầu thư sau chữ "Dear..." là dấu phẩy (,) Về chính tả.
Tiếng Anh là ngơn ngữ thơng dụng nên các chương trình soạn thảo văn bản luơn hỗ trợ sửa lỗi chính tả đối với một số từ thơng dụng. Trong quá trình sử dụng, người dùng cũng cĩ thể thêm vào danh sách sửa lỗi các từ mà bản thân hay gõ nhầm.
Bản quyền thuộc Khoa Cơng nghệ thơng tin Trang 81 Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh
3.2.4 Một số lƣu ý khi soạn thảo văn bản tiếng Việt
Tiếng Việt là loại văn bản cĩ dấu, các ký tự tiếng Việt khơng cĩ sẵn trên bàn phím nên khi soạn thảo tiếng Việt cần cài đặt thêm phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt (Unikey, Vietkey, …). Khi soạn thảo văn bản tiếng Việt cần lưu ý.
Về chính tả
Dùng từ rõ nghĩa, khơng dùng từ lĩng, từ viết tắt (trừ trường hợp cĩ cơng bố trước bảng các từ viết tắt sẽ dùng trong tồn văn bản).
Khi gõ dấu, phải đặt ngay trên nguyên âm chính, khơng đặt trên nguyên âm phụ. VD: hịa: đúng # hồ: sai
Về hình thức văn bản
Một đoạn văn phải cĩ tối thiểu 2 câu, khơng giới hạn mức tối đa nhưng cũng khơng nên soạn thảo một đoạn văn quá dài gây mệt mỏi cho người xem. Riêng với các áng văn, khổ thơ với đặc trưng riêng cĩ thể khơng tuân theo quy tắc này.
Phải sử dụng các dấu câu đúng chỗ và vừa phải, tránh lạm dụng dấu câu khơng cần thiết. Khi dàn trang văn bản cần chú ý vào sự cân đối giữa văn bản và trang giấy. Nếu văn bản
quá ngắn so với trang giấy thì nên giãn khoảng cách giữa các dịng. Nếu trang cuối của văn bản chỉ cịn 1-2 dịng thì nên gom chung vào trang trước đĩ.
Nên dùng một hệ font duy nhất trong cùng một văn bản (Vni/Unicode/TCVN3)
Lưu ý: Quy tắc trên chỉ áp dụng cho các văn bản thơng dụng. Các văn bản hành chính sự nghiệp như: nghị định, nghị quyết, cơng văn, thơng tư, đơn từ,… thì phải tuân theo các quy tắc soạn thảo mà Nhà nước đã ban hành2.
Các bƣớc thực hiện soạn thảo tiếng Việt.
Khởi động chương trình soạn thảo.
Khởi động chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt. Chọn bảng mã, font chữ và kiểu gõ thích hợp.
2
Bắt đầu soạn thảo. Lưu văn bản.