Nguyên tắc chung

Do soạn thảo văn bản trên máy tính nên người dùng trước hết phải phải tuân theo nguyên tắc tự xuống dịng của máy tính. Nghĩa là, khi gõ đến cuối dịng các chương trình soạn thảo sẽ tự động xuống dịng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dịng là khơng được làm ngắt đơi một từ. Do vậy nếu khơng đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đĩ xuống hàng tiếp theo. Cách ngắt dịng tự động của phần mềm hồn tồn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dịng "nhân tạo" như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nguyên tắc tự xuống dịng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Nguyên tắc này cũng làm nảy sinh những quy tắc cơ bản1

sau.

 Khi gõ văn bản khơng dùng phím Enter để điều khiển xuống dịng, văn bản tự xuống dịng khi gõ đến lề phải của trang. Phím Enter là kết thúc của một đoạn văn. Khi muốn xuống dịng nhưng chưa kết thúc đoạn thì ta dùng Shift+Enter.

 Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Khơng sử dụng dấu trắng đầu dịng cho việc canh chỉnh lề.

 Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nĩ, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đĩ vẫn cịn nội dung.

 Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đĩ ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đĩng ngoặc và đĩng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.

 Khơng được gõ nhiều phím Spacebar liên tục. Muốn tạo nhiều khoảng trắng phải sử dụng phím Tab

Chú ý:Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại cơng việc hàng ngày từ cơng văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên cĩ một số lĩnh vực chuyên mơn hẹp ví dụ soạn thảo các cơng thức tốn học, lập trình máy tính thì khơng nhất thiết áp dụng các qui tắc trên.

3.2.2 Các bƣớc soạn thảo văn bản

 Nhập văn bản thơ

 Cài đặt trang in

 Định dạng văn bản

 Trang trí văn bản

 Lưu văn bản

3.2.3 Một số lƣu ý khi soạn thảo văn bản tiếng Anh

Các từ tiếng Anh được tạo nên bởi các ký tự Latinh cĩ thể gõ trực tiếp từ bàn phím. Do vậy, việc soạn thảo văn bản tiếng Anh dù đơn giản cũng phải tuân theo một số quy tắc nhất định về ngữ pháp và về chính tả.

 Về ngữ pháp.

 Quy tắc viết tên riêng, tên địa danh: viết hoa chữ cái đầu của từ, tên người ghi tên trước họ sau.

 Khi viết thư hoặc đơn xin việc hay văn bản thì viết thơng tin người gởi (họ tên, địa chỉ) bên gĩc phải; thơng tin người nhận bên gĩc trái thấp hơn

 Dấu chấm phẩy (;) dùng để ngăn cách 02 mệnh đề độc lập.  Quy tắc viết ngày/giờlà tháng/ngày/năm giờ:phút:giây  Quy tắc viết liệt kê: dùng etc khơng dùng ba chấm (…)

I love cat, dog, bird, etc.  Quy tắc dùng liên từ “and”

Khi dùng “and” liên kết hai đại từ thì khơng cĩ dấu phẩy (,) trước “and”, nhưng khi dùng

Trong chương trình soạn thảo thường hỗ trợ lưu bài tự động khoảng 10 phút/lần.

 Bạn cĩ thể thay đổi khoảng thời gian này để bảo vệ dữ liệu.

“and” để liên kết hai mệnh đề thì dùng dấu phẩy (,) trước chữ “and”. “I and you”

”I talked so long, and he‟s just slept”.

 Quy tắc viết tiền tệ, thì hàng ngàn được phân cách bằng dấu phẩy (,) khác với dấu chấm (.) như của Việt Nam.

 Quy tắc về viết thư thì ở đầu thư sau chữ "Dear..." là dấu phẩy (,)  Về chính tả.

Tiếng Anh là ngơn ngữ thơng dụng nên các chương trình soạn thảo văn bản luơn hỗ trợ sửa lỗi chính tả đối với một số từ thơng dụng. Trong quá trình sử dụng, người dùng cũng cĩ thể thêm vào danh sách sửa lỗi các từ mà bản thân hay gõ nhầm.

3.2.4 Một số lƣu ý khi soạn thảo văn bản tiếng Việt

Tiếng Việt là loại văn bản cĩ dấu, các ký tự tiếng Việt khơng cĩ sẵn trên bàn phím nên khi soạn thảo tiếng Việt cần cài đặt thêm phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt (Unikey, Vietkey, …). Khi soạn thảo văn bản tiếng Việt cần lưu ý.

 Về chính tả

 Dùng từ rõ nghĩa, khơng dùng từ lĩng, từ viết tắt (trừ trường hợp cĩ cơng bố trước bảng các từ viết tắt sẽ dùng trong tồn văn bản).

 Khi gõ dấu, phải đặt ngay trên nguyên âm chính, khơng đặt trên nguyên âm phụ. VD: hịa: đúng # hồ: sai

 Về hình thức văn bản

 Một đoạn văn phải cĩ tối thiểu 2 câu, khơng giới hạn mức tối đa nhưng cũng khơng nên soạn thảo một đoạn văn quá dài gây mệt mỏi cho người xem. Riêng với các áng văn, khổ thơ với đặc trưng riêng cĩ thể khơng tuân theo quy tắc này.

 Phải sử dụng các dấu câu đúng chỗ và vừa phải, tránh lạm dụng dấu câu khơng cần thiết.  Khi dàn trang văn bản cần chú ý vào sự cân đối giữa văn bản và trang giấy. Nếu văn bản

quá ngắn so với trang giấy thì nên giãn khoảng cách giữa các dịng. Nếu trang cuối của văn bản chỉ cịn 1-2 dịng thì nên gom chung vào trang trước đĩ.

 Nên dùng một hệ font duy nhất trong cùng một văn bản (Vni/Unicode/TCVN3)

Lưu ý: Quy tắc trên chỉ áp dụng cho các văn bản thơng dụng. Các văn bản hành chính sự nghiệp như: nghị định, nghị quyết, cơng văn, thơng tư, đơn từ,… thì phải tuân theo các quy tắc soạn thảo mà Nhà nước đã ban hành2.

Các bƣớc thực hiện soạn thảo tiếng Việt.

 Khởi động chương trình soạn thảo.

 Khởi động chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt.  Chọn bảng mã, font chữ và kiểu gõ thích hợp.

 Bắt đầu soạn thảo.  Lưu văn bản.

3.3 Các kỹ thuật định dạng cơ bản

Các chương trình soạn thảo thường hỗ trợ các kỹ thuật định dạng văn bản như: định dạng trang in, định dạng ký tự,định dạng đoạn, bảng biểu, chia cột, trang trí văn bản bằng các đối tượng đồ họa,.. Tuy nhiên, hỗ trợ nhiều/ít hay khơng hỗ trợ tùy thuộc từng phần mềm cụ thể. Phần 3.3 trình bày các kỹ thuật định dạng cơ bản như: định dạng ký tự, đoạn văn, trang in, chia cột, tạo bảng biểu, chèn hình,...

Hình 3.8So sánh văn bản thơ và văn bản đã định dạng

Bảng mơ tả chi tiết phần mềm và các kỹ thuật định dạng hỗ trợ

Chƣơng trình soạn

thảo NotePad WordPad Ms.Word Open Office Libre Office Googledoc

Định dạng đoạn (Format Paragraph) -     - Định dạng trang in (Page Setup)     -  Bảng biểu (Table) - -     Định dạng cột (Column) - -     Các đối tƣợng đồ họa (Picture, WordArt, Autoshape) - -  Hỗ trợ Picture Hỗ trợ Picture Hỗ trợ Picture Đồ thị (Chart) - - Từ version 2007 cĩ hỗ trợ - - -

Bảng 3.2Bảng mơ tả chi tiết phần mềm và các kỹ thuật định dạng hỗ trợ

Chú thích

 cĩ hỗ trợ

3.3.1 Định dạng trang in

3.3.1.1 Giới thiệu

Định dạng trang in (Page Setup) là việc thiết lập các giá trị nhằm bố cục văn bản của bạn sẽ thể hiện ra trang giấy in như thế nào. Cơng việc này là bắt buộc trước khi bạn tiến hành in văn bản.

Hình 3.9 Ms Word 2003- PageSetup

Các giá trị chính cần thiết lập cho trang in gồm:

-Khổ giấy: loại giấy bạn sẽ dùng để in như: A0, A1, A2, A3, A4, ...

-Hướng giấy: in theo hướng giấy đứng hay hướng ngang (vì mỗi máy in chỉ cĩ duy nhất một cách đặt giấy vào khay ).

-Lề giấy (gồm cĩ 4 lề: trên, dưới, trái, phải): quy định khoảng cách sẽ để trống từ các mép giấy đến vùng văn bản.

Vị trí gáy: trên hoặc trái.

Độ rộng gáy: bao nhiêu inch/cm/...? -In trên một mặt hay cả hai mặt.

-Header và Footer như thế nào ?

Different odd and even: trang chẳn và lẻ khác nhau Different first page: trang đầu khơng cĩ

Hình 3.10 MsWord 2007-PageSetup

3.3.1.2 Lệnh sử dụng.

Trong word 2003: [File]/Page Setup

Trong word 2007: [Page Layout]/Page Setup Trong Open Office 3.3: [Format]/Page/Page Trong Googledoc: [File]/Page Setup

3.3.1.3 Minh họa với Word 2007

Hình 3.11Ms Word 2007 – Page Setup

3.3.1.4 Header và Footer

Một quyển sách hay tập lài liệu nhiều trang thì thường cĩ một nhĩm ký tự cố định lặp lại đầu và cuối mỗi trang. Để tạo được nhĩm ký tự cố định lặp lại nhiều trang, bạn khai báo trong Header & Footer.

Các bƣớc thực hiện tạo header với Ms.Word 2007 Bƣớc 1: Đặt con trỏ trong một trang bất kỳ.

Bƣớc 2: [Insert]/Header

Hình 3.12 MsWord 2007-Header & Footer

Các bƣớc thực hiện tạo Footer với Ms.Word 2007: Bƣớc 1: Đặt con trỏ trong một trang bất kỳ.

Bƣớc 2: [Insert]/Footer

Bƣớc 3: Footer cung cấp sẵn 3 tab trong vùng header, đặt con trỏ tại từng vị trí và nhập văn bản.

Hình 3.13MsWord2007 – Footer

3.3.1.5 Đánh số trang

Đánh số trang là kỹ thuật đánh số tự động cho tập văn bản nhiều trang. Kỹ thuật này bao gồm: chọn kiểu số như: 1, 2, 3 hay I, II, III ....

Lệnh sử dụng [Insert]/Page Number, hộp thoại hiện ra cho phép khai báo vị trí đặt số trang và định dạng số trang

Hình 3.14 MsWord 2007 – Page number

Vị trí:

-Top of Page: đầu trang -Bottom of Page: cuối trang -Page Margins: lề trái/phải -Current Position: vị trí con trỏ

Định dạng:

-Number format: chọn kiểu số

3.3.2 Định dạng ký tự

3.3.2.1 Giới thiệu

Định dạng ký tự là kỹ thuật định dạng trên từng ký tự nhằm mục đích làm cho văn bản đẹp hơn và dễ đọc hơn. Các kỹ thuật này bao gồm: chọn kiểu chữ, kích thước chữ, màu chữ, khoảng cách ký tự và các kiểu viết hoa,…

3.3.2.2 Lệnh sử dụng.

 Trong MsWord2003: [Format]Font  Trong MsWord2007: [Home]/Font

 Trên GoogleDoc [Format] hoặc [Định dạng]  Trong OpenOffice [Format] Character

Ví dụ

Ai ơi giữ chí cho bền Dù ai xoay hướng đổi nền mặc ai

H2SO4, cm3,…



ột Bông Hồng Cho Anh, một bông

hồngchoem và một bông hồng cho những

ai, c h o n h ư õ n g a i đ a n g c o ø n

M e ï , đang còn Mẹ để đời vui sướng hơn.



3.3.2.3 Minh họa với Word 2003

Các bƣớc định dạng ký tự trong Ms Word 2003.

Hình 3.16 MsWord2003-Format Font

Bƣớc 1: Quét khối một ký tự (hoặc nhĩm ký tự) cần định dạng. Bƣớc 2: Vào [Format]/Font, hộp thoại Font hiện ra

Bƣớc 3: Chọn lớp lệnh cần sử dụng. Font/Character Spacing/Text Effects

Chi tiết thẻ Font

Hình 3.17Ms Word 2003-Font

Vùng 1:

Font: chọn font chữ

Font Style: regular: chữ thường-Italic: chữ nghiêng-Bold: chữ đậm-Bold Italic: chữ đậm nghiêng. Size: kích thước chữ: trong các văn bản thơng thường dùng 12pt hoặc 13pt.

Vùng 2:

Font color: chọn màu chữ

Underline style: chọn kiểu gạch chân Underline color: chọn màu nét gạch chân

Vùng 3:

Strikethrough: gạch ngang thân chữ nét đơn (THĐC)

Double strikethrough: gạch ngang thân chữ nét đơi (THĐC)

Super Script: tạo chỉ số trên (cm2) Sub Script: tạo chỉ số dưới (H2SO4) Shadow: tạo bĩng mờ (TTHHĐĐC) C

Outline: chữ cĩ viền nét đơi ( ) Emboss: tạo bĩng mờ dưới (TTTHHHĐĐĐCCC) Engrave: tạo bĩng mờ trên ( TTTHHHĐĐĐCCC) Small caps: chữ hoa nhỏ (THĐC) All caps: chữ hoa (THĐC)

Giáo trình Tin học đại cương

Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh

Vùng 4:

Xem sự thay đổi mỗi khi lựa chọn trong các vùng 1,2,3

Vùng 5:

Nút Default: Cập nhật tất cả các tùy chọn trong hộp thoại Font thành mặc định. Nút OK: áp dụng các tùy chọn trong hộp thoại Font cho nhĩm ký tự ở bước 1.

Nút Cancel: khơng áp dụng các tùy chọn trong hộp thoại Font cho nhĩm ký tự ở bước 1.

3.3.2.4 Tạo chữ rớt dịng (drop cap)

Là kỹ thuật tạo ấn tượng cho một/nhĩm ký tự đầu đoạn phĩng to và cho ký tự rớt xuống nhiều dịng, gây ấn tượng cho đoạn văn đĩ (thường gặp trong các tờ báo).

Hình 3.18dropcap

Các bƣớc thực hiện tạo dropcap với MsWord2007

Giáo trình Tin học đại cương

Hình 3.19 MsWord 2007

Bƣớc 1: Quét khối một/nhĩm ký tự

Bƣớc 2: [Insert]/Drop cap/Drop cap option, hộp thoại hiện ra Bƣớc 3: khai báo các giá trị

Bƣớc 4: Nhấn OK

3.3.3 Định dạng đoạn văn

3.3.3.1 Giới thiệu

Định dạng đoạn văn bản là kỹ thuật tạo ấn tượng cho đoạn văn, làm đoạn văn nổi bật lên so với tồn văn bản, thường được sử dụng nhằm mục đích nhấn mạnh đoạn văn đĩ, gây sự chú ý cho người xem. Các kỹ thuật định dạng đoạn gồm: giĩng hàng (alignment), chỉnh lề (indentation), khoảng cách giữa các dịng trong đoạn, khoảng cách giữa đoạn văn với đoạn liền trước và liền sau nĩ, đĩng khung và tơ nền cho đoạn văn, đánh dấu và đánh số đoạn văn,...

3.3.3.2 Lệnh sử dụng.

Trong word 2003: [Format]/Paragraph Trong word 2007: [Home]/Paragraph Trong Open Office 3.3: [Format]/Paragraph

Giáo trình Tin học đại cương

Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh

Hình 3.20 Giao diện hộp thoại Paragraph

3.3.3.3 Minh họa với Word 2003

 Các bƣớc định dạng đoạn trong Ms Word 2003.

Hình 3.21 MSWord 2003- Paragraph

Bƣớc 1: Quét khối một/nhiều đoạn cần định dạng. Trường hợp chỉ định một đoạn bạn cĩ thể đặt

con trỏ vào vị trí bất kỳ trong đoạn khơng cần quét khối.

Bƣớc 2: Vào [Format]/Paragraph, hộp thoại Paragraph hiện ra

Giáo trình Tin học đại cương

Bƣớc 4: Khai báo giá trị cụ thể cho lớp lệnh. Bƣớc 5: Nhấn OK.

 Các yếu tố trong định dạng đoạn.

Indentation: lề đoạn văn gồm cĩ lề trái và lề phải (Left, Right). Lề quy định khoảng cách mà

đoạn văn sẽ thụt vào so với lề chuẩn.

Hình 3.22 MsWord2003-Indentation

Alignment: giĩng hàng trong đoạn văn, gồm Left, Center, Right, Justify.

Left: giĩng thẳng hàng bên trái Center: giĩng thẳng ngay trung điểm Right: giĩng thẳng hàng bên phải Justify: giĩng thẳng bên trái và phải

Giáo trình Tin học đại cương

Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh

Hình 3.23 Alignment Paragraph

 Line Spacing: khoảng cách giữa các dịng trong một đoạn văn

Hình 3.24 Line Spacing

Paragraph Spacing: khoảng cách giữa các đoạn văn với nhau.

Giáo trình Tin học đại cương

3.3.4 Định dạng cột

3.3.4.1 Giới thiệu

Định dạng cột là kỹ thuật chia văn bản thành một hoặc nhiều cột chữ, thường gặp trong các tờ báo, tạp chí hoặc các sách song ngữ, từ điển.

Ví dụ:

Nàng cĩ ba người anh đi bộ đội. Những em nàng cĩ em chưa biết nĩi. Khi tĩc nàng đang xanh. Tơi người vệ quốc quân xa gia đình yêu nàng như tình yêu em gái. Ngày hợp hơn

nàng khơng địi may áo cưới tơi mặc đồ quân nhân. Đơi giày đinh bết bùn đất hành quân. Nàng cười xinh xinh bên anh chồng độc đáo.

3.3.4.2 Lệnh sử dụng.

Trong MsWord2003: [Format]/Column

Trong MsWord2007: [Page Layout] / Columns / More Columns… Trong Open Office 3.3: [Format]/columns

Giáo trình Tin học đại cương

Các thao tác cơ bản trên máy tính:

Sử dụng phần mềm ứng dụng: